SmartLabels fabrica etiquetas con código QR que convierten cajas de almacenamiento, cajas de mudanza y armarios en un inventario digital con búsqueda, mediante su aplicación móvil gratuita. Mientras la empresa crecía en Shopify, Amazon y Walmart, David Hewlett, Founder y CEO, se topó con un problema que ningún código QR podía resolver: el impuesto sobre las ventas.
Un pico de ventas navideñas con impacto en el impuesto sobre las ventas
El período de mayor actividad de SmartLabels va de diciembre a febrero, cuando los propósitos de orden de Año Nuevo traen una oleada de clientes. Ese pico estacional ayudó a desencadenar las primeras obligaciones por nexus económico de la empresa.
"Me avisaron que teníamos nexus en Michigan y que debíamos empezar a cobrar el impuesto sobre las ventas."
David registró la empresa en Michigan y pronto recibió otro aviso, esta vez por Illinois. Enseguida quedó claro que mantenerse al día estado por estado sería difícil de sostener sin ayuda.
Solo el registro en Michigan tomó horas, además de una llamada con un contador para no elegir la opción equivocada en el portal del estado. Una respuesta inicial causó un error costoso: David ingresó la fecha de la primera venta de SmartLabels en Michigan en lugar de la fecha en que el negocio superó el umbral de tributación. Esa respuesta generó una exposición fiscal de unos dos años de impuestos atrasados, obligó a David a cancelar la cuenta y exigió empezar el registro de nuevo desde cero.
"Hay tantas maneras de equivocarse que me generan mucho más trabajo."
En busca de una solución
Ante un segundo estado y la probabilidad de que vinieran muchos más, David evaluó tanto firmas contables como otro software del impuesto sobre las ventas.
Algunas opciones parecían seguir requiriendo demasiado trabajo manual para ser útiles en el día a día. Kintsugi destacó porque prometía automatización de principio a fin:
"Kintsugi nos registra en todos los estados donde debemos hacerlo y luego procesa todo automáticamente. Es bastante increíble."
El costo también importaba. Después de investigar cuánto costaría una ayuda contable externa, David concluyó que Kintsugi costaba menos, a un precio justo por el tiempo que ahorraría.
Una configuración ágil
David conectó las cuentas de Shopify, QuickBooks, Amazon y Walmart de SmartLabels en gran parte por su cuenta.
"Soy bastante hábil con la tecnología, pero aun así no fue difícil."
Cuando surgieron dudas, o cuando una integración se desconectó por un momento, el equipo de soporte de Kintsugi respondió con rapidez y mantuvo el asunto en marcha:
"El servicio al cliente que ustedes ofrecen también es increíble. Su equipo me responde rápido. Su equipo tiene una solución. Si no la tienen de inmediato, siguen actualizándome y me dicen: 'seguimos trabajando en esto, no se preocupe, no nos hemos olvidado de usted', y eso me da la tranquilidad de saber que no tengo que preocuparme."
Ahorro de tiempo inmediato con Kintsugi
El contraste con el trabajo de registro manual anterior fue enorme. Registrar un estado tomaba un par de horas de investigación, coordinación con el contador y seguimiento ante el estado. Hoy, David dedica unos diez minutos al mes a Kintsugi.
"Para aprobar una declaración, corregir una dirección que no se capturó o aprobar un nuevo estado, hace clic en el botón del correo, lo revisa y presiona 'aprobar'. Así de simple."
SmartLabels ya está registrada y declara en varios estados de EE. UU., con exposición fiscal adicional en Canadá y el Reino Unido.
Cumplimiento del impuesto sobre las ventas que escala
La conclusión de David tras el cambio es algo que ahora comparte con otros fundadores y contadores:
"Siempre que hablo con contadores o con otros fundadores, les digo: '¿han oído hablar de Kintsugi? Tienen que conocerlo. Es el sistema más fácil'. Hay tantos errores que se pueden cometer con el impuesto sobre las ventas en todo el país, y en el mundo, y Kintsugi lo maneja todo exactamente como debe manejarse. Conocen las trampas, así que ustedes no tienen que conocerlas."