Vincero Collective diseña relojes, joyería y lentes grabables pensados para conmemorar los momentos que marcan la vida, con garantía de por vida y una base de más de 500,000 clientes en todo el mundo. Con ventas principalmente directas al consumidor a través de Shopify, esta marca de comercio electrónico con ingresos de varios millones de dólares ha crecido hasta convertirse en una verdadera operación multiestatal del impuesto sobre las ventas, con declaraciones en 39 estados. Pero durante años, esa escala superó las herramientas que Vincero usaba para gestionarla. Desde que se pasó a Kintsugi en mayo de 2025, Vincero pasó de recibir 15-20 avisos de presentación tardía al mes a cero. Con Kintsugi, ha tenido 100% de exactitud y puntualidad en las presentaciones durante 16 meses seguidos.
Cuando las hojas de cálculo y los proveedores heredados no funcionan
Antes de Kintsugi, Vincero pasó unos cuatro o cinco años con Avalara antes de llevar el cumplimiento del impuesto sobre las ventas a la división de impuestos sobre las ventas de su firma contable, la misma firma que se encargaba de su contabilidad de fin de año. En el papel parecía una consolidación natural, pero en la práctica significó no tener tecnología alguna.
“Nos enviaban una hoja de cálculo al final de cada mes”, dijo Aaron Hallerman, co-founder de Vincero. La agencia extraía datos de Shopify, calculaba lo que se debía en unos 40 estados y presentaba las declaraciones manualmente en el portal de cada estado. No había panel, ni visibilidad en tiempo real, ni una forma sencilla de confirmar que una presentación realmente se había hecho.
Las fallas se manifestaron de dos maneras costosas. Primero, la agencia no estaba plenamente alineada con Vincero sobre lo que realmente se cobraba frente a lo que se debía, lo que provocó un cobro insuficiente en algunos estados y una pérdida silenciosa de margen. Segundo, las presentaciones se hacían sistemáticamente tarde. “Recibíamos de quince a veinte avisos casi todos los meses”, dijo Aaron, al describir los avisos de los estados que señalaban presentaciones faltantes o vencidas. Reconstruir lo ocurrido implicaba revisar hilos de correo en lugar de consultar un sistema en vivo.
Encontrar una alternativa moderna
La búsqueda de un nuevo proveedor por parte de Vincero empezó cerca de casa. Aaron consultó a otros fundadores de su red antes de evaluar Kintsugi junto con Numeral y otro competidor.
“Cuando uno ve una demo, es difícil saber si las personas realmente son de confianza”, dijo Aaron. Lo que inclinó la decisión fueron las recomendaciones directas de Kintsugi de otras marcas que ya eran clientes, personas que podían hablar en concreto de la exactitud, la puntualidad en las presentaciones y la calidad del servicio, cosas que una demo de ventas por sí sola no puede demostrar. Kintsugi ganó por confianza y experiencia, y Vincero además terminó ahorrando dinero.
Los criterios de evaluación de Vincero eran claros: un panel de verdad era innegociable, la puntualidad y la exactitud debían poder demostrarse y no solo prometerse, y el nivel de servicio tenía que sostenerse una vez que fueran clientes.
Incorporación y registro
La integración con Shopify fue fluida, y el proceso de registrarse en nuevos estados fue sencillo, con Kintsugi encargándose de todo el trabajo previo y evitando cualquier tropiezo. El panel de Kintsugi avisaba cuando la empresa se acercaba a un nuevo umbral de nexo o lo había superado. A partir de ahí, Aaron revisaba la alerta, confirmaba la información de la empresa y Kintsugi se encargaba del resto. “Fue extremadamente fluido”, dijo.
De 60% de exactitud a 100%
El resultado más claro es la desaparición de los avisos de los estados. En 16 meses con Kintsugi, Vincero no ha tenido ninguna presentación omitida ni tardía. Los avisos que aún llegan se remontan a periodos anteriores a mayo de 2025, y Kintsugi se ha encargado de resolver esa limpieza de impuestos atrasados heredada como parte de la relación, aunque sea anterior a la alianza.
Según la estimación de Aaron, la agencia anterior presentaba con exactitud aproximadamente 60% de las veces en un mes cualquiera. Kintsugi se ha mantenido en 100%.
El ahorro de tiempo se fue acumulando. Al principio, Aaron revisaba y aprobaba manualmente las presentaciones en Kintsugi cada mes, lo cual era sencillo y solo tomaba 10-15 minutos. Y luego, tras ganar confianza en las cifras, Vincero pasó rápidamente a la aprobación automática, y Aaron ahora solo revisa cuando Kintsugi señala algo, o más o menos una vez por trimestre para confirmar los totales.
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Resultados de un vistazo:
🔷 Cero presentaciones omitidas o tardías en 16 meses, frente a una exactitud mensual estimada de 60% con el proveedor anterior
🔷 15-20 avisos de los estados al mes, eliminados por completo
🔷 El registro y el monitoreo de los umbrales de nexo ahora se gestionan de forma proactiva con alertas del panel
🔷 La revisión manual mensual se redujo a solo verificaciones trimestrales por muestreo
“Kintsugi ha hecho que manejar el impuesto sobre las ventas sea mucho más fácil”, dijo Aaron. “Kintsugi es el enfoque moderno del impuesto sobre las ventas, y el soporte también ha sido excelente”.