SmartLabels fabrique des étiquettes à code QR qui transforment des bacs de rangement, des boîtes de déménagement et des garde-robes en un inventaire numérique consultable grâce à son application mobile gratuite. Pendant que l’entreprise prenait de l’ampleur sur Shopify, Amazon et Walmart, David Hewlett, Founder et CEO, s’est heurté à un problème qu’aucun code QR ne pouvait résoudre : la taxe de vente.
Un pic des ventes des Fêtes aux effets marquants sur la taxe de vente
La période la plus occupée de SmartLabels va de décembre à février, quand les résolutions de début d’année sur l’organisation envoient une vague de clients vers l’entreprise. Ce pic saisonnier a contribué à déclencher ses premières obligations liées au nexus économique.
« On m’a avisé que nous avions un nexus au Michigan et que nous devions commencer à percevoir la taxe de vente. »
David a inscrit l’entreprise au Michigan, puis a reçu peu après un autre avis, cette fois pour l’Illinois. Il est vite devenu évident qu’il serait difficile de suivre le rythme, État par État, sans aide.
L’inscription au Michigan à elle seule a pris des heures, en plus d’un appel avec un comptable pour éviter de choisir la mauvaise option dans le portail de l’État. Une réponse donnée au début a causé une erreur coûteuse : David a saisi la date de la première vente de SmartLabels au Michigan plutôt que la date à laquelle l’entreprise avait franchi le seuil d’imposition. Cette réponse a créé une exposition fiscale d’environ deux ans d’arriérés de taxes, a obligé David à annuler le compte et a forcé à recommencer l’inscription depuis le début.
« Il y a tellement de façons de se tromper qui me donnent bien plus de travail. »
À la recherche d’une solution
Devant un deuxième État et la probabilité d’en voir beaucoup d’autres, David a évalué à la fois des cabinets comptables et d’autres logiciels de taxe de vente.
Certaines options semblaient exiger encore trop de travail manuel pour rester utiles au quotidien. Kintsugi s’est démarquée parce qu’elle promettait une automatisation de bout en bout :
« Kintsugi inscrit l’entreprise à tous les États où nous devons nous inscrire, puis traite tout automatiquement. C’est assez incroyable. »
Le coût comptait aussi. Après avoir cherché combien coûterait une aide comptable externe, David a conclu que Kintsugi coûtait moins cher, à un prix raisonnable pour le temps qu’elle ferait économiser.
Une configuration simplifiée
David a connecté les comptes Shopify, QuickBooks, Amazon et Walmart de SmartLabels en grande partie par lui-même.
« Je suis assez à l’aise avec la technologie, mais malgré tout, ce n’était pas difficile. »
Quand des questions se sont posées, ou quand une intégration s’est brièvement déconnectée, l’équipe de soutien de Kintsugi a répondu rapidement et a fait avancer le dossier :
« Le service à la clientèle que vous offrez est aussi formidable. Votre équipe me répond rapidement. Votre équipe a une solution. Si elle n’a pas la solution tout de suite, elle continue de me tenir au courant et me dit : “on y travaille toujours, ne vous inquiétez pas, on ne vous a pas oublié”, ce qui me donne la tranquillité d’esprit de ne pas avoir à m’en préoccuper. »
Des économies de temps immédiates avec Kintsugi
Le contraste avec le travail d’inscription manuel d’avant était considérable. Inscrire un seul État demandait quelques heures de recherche, de coordination avec le comptable et de suivi auprès de l’État. Aujourd’hui, David passe environ dix minutes par mois dans Kintsugi.
« Pour approuver une déclaration, corriger une adresse qui n’a pas été saisie ou approuver un nouvel État, on clique sur le bouton dans le courriel, on regarde et on clique sur “approuver”. C’est aussi simple que ça. »
SmartLabels est maintenant inscrite et produit ses déclarations dans plusieurs États américains, avec une exposition fiscale supplémentaire au Canada et au Royaume-Uni.
Une conformité en matière de taxe de vente qui évolue avec l’entreprise
Voici ce que David retient de ce changement, et qu’il partage maintenant avec d’autres fondateurs et teneurs de livres :
« Chaque fois que je parle à des teneurs de livres ou à d’autres fondateurs, je leur demande : “Avez-vous entendu parler de Kintsugi? Vous devez absolument jeter un coup d’œil. C’est le système le plus simple.” Il y a tellement d’erreurs possibles avec la taxe de vente à l’échelle du pays, et du monde, et Kintsugi gère tout exactement comme il faut. Elle connaît les pièges, alors vous n’avez pas à les connaître. »