Vincero Collective conçoit des montres, des bijoux et des lunettes gravables destinés à commémorer les grands moments de la vie, avec une garantie à vie et une clientèle de plus de 500 000 personnes dans le monde. Vendant principalement en direct aux consommateurs par Shopify, cette marque de commerce électronique aux revenus de plusieurs millions de dollars est devenue une véritable exploitation multiétatique en matière de taxe de vente, qui produit des déclarations dans 39 États. Mais pendant des années, cette croissance a dépassé les outils que Vincero utilisait pour la gérer. Depuis son passage à Kintsugi en mai 2025, Vincero est passée de 15-20 avis de retard par mois à zéro. Avec Kintsugi, elle a obtenu 100 % d’exactitude et de ponctualité dans ses déclarations pendant 16 mois consécutifs.
Quand les chiffriers et les fournisseurs traditionnels ne fonctionnent pas
Avant Kintsugi, Vincero a passé environ quatre à cinq ans chez Avalara avant de confier sa conformité en matière de taxe de vente au service de taxe de vente de son cabinet comptable, le même cabinet qui s’occupait de sa comptabilité de fin d’année. Sur papier, cela semblait une consolidation naturelle, mais en pratique, cela voulait dire aucune technologie du tout.
« Ils nous envoyaient un chiffrier à la fin de chaque mois », a dit Aaron Hallerman, co-founder de Vincero. L’agence extrayait les données de Shopify, calculait ce qui était dû dans environ 40 États et produisait les déclarations manuellement dans le portail de chaque État. Il n’y avait aucun tableau de bord, aucune visibilité en temps réel et aucun moyen simple de confirmer qu’une déclaration avait réellement été produite.
Les lacunes se sont manifestées de deux façons coûteuses. D’abord, l’agence n’était pas pleinement alignée avec Vincero sur ce qui était réellement perçu par rapport à ce qui était dû, ce qui a mené à une perception insuffisante dans certains États et à une perte de marge discrète. Ensuite, les déclarations étaient systématiquement en retard. « Nous recevions de quinze à vingt avis presque chaque mois », a dit Aaron, en parlant des avis des États signalant des déclarations manquantes ou en retard. Reconstituer ce qui s’était passé obligeait à fouiller dans des fils de courriels au lieu de consulter un système en direct.
Trouver une solution de rechange moderne
La recherche d’un nouveau fournisseur par Vincero a commencé près de chez elle. Aaron a consulté d’autres fondateurs de son réseau avant d’évaluer Kintsugi aux côtés de Numeral et d’un autre concurrent.
« Quand on assiste à une démo, c’est difficile de savoir si les gens sont vraiment dignes de confiance », a dit Aaron. Ce qui a fait pencher la décision, ce sont les recommandations directes de Kintsugi par d’autres marques qui étaient déjà clientes, des gens qui pouvaient parler concrètement de l’exactitude, de la production des déclarations à temps et de la qualité du service, des éléments qu’une démo de vente ne peut à elle seule prouver. Kintsugi l’a emporté par la confiance et l’expérience, et Vincero a même fait des économies en prime.
Les critères d’évaluation de Vincero étaient simples : un vrai tableau de bord était non négociable, la ponctualité et l’exactitude devaient être démontrables plutôt que promises, et le niveau de service devait se maintenir une fois devenue cliente.
Intégration et inscription
L’intégration Shopify s’est faite sans heurts, et l’inscription dans de nouveaux États s’est déroulée simplement, Kintsugi s’occupant de tout le travail préparatoire et évitant les pièges. Le tableau de bord de Kintsugi signalait quand l’entreprise approchait d’un nouveau seuil de nexus ou l’avait franchi. Ensuite, Aaron examinait l’alerte, confirmait les renseignements de l’entreprise, et Kintsugi s’occupait du reste. « C’était extrêmement fluide », a-t-il dit.
De 60 % d’exactitude à 100 %
Le résultat le plus net est la disparition des avis des États. En 16 mois avec Kintsugi, Vincero n’a eu aucune déclaration manquée ou en retard. Les avis qui arrivent encore remontent à des périodes antérieures à mai 2025, et Kintsugi a pris en charge le règlement de ces arriérés de taxes du passé dans le cadre de la relation, même s’ils précèdent le partenariat.
Selon l’estimation d’Aaron, l’ancienne agence produisait des déclarations exactes environ 60 % du temps au cours d’un mois donné. Kintsugi se maintient à 100 %.
Les économies de temps se sont ensuite accumulées. Au début, Aaron examinait et approuvait manuellement les déclarations dans Kintsugi chaque mois, ce qui était simple et ne prenait que 10-15 minutes. Puis, une fois la confiance établie envers les chiffres, Vincero est rapidement passée à l’approbation automatique, et Aaron ne vérifie maintenant que lorsque Kintsugi signale quelque chose, ou environ une fois par trimestre pour confirmer les totaux.
Mission accomplie → Aider nos clients à consacrer très peu de temps et d’énergie mentale à la taxe de vente! Nous nous en occupons pour vous.
Les résultats en bref :
🔷 Aucune déclaration manquée ou en retard en 16 mois, comparativement à un taux d’exactitude mensuel estimé à 60 % avec l’ancien fournisseur
🔷 15-20 avis des États par mois, éliminés complètement
🔷 L’inscription et la surveillance des seuils de nexus sont maintenant gérées de façon proactive grâce aux alertes du tableau de bord
🔷 Examen mensuel manuel réduit à de simples vérifications ponctuelles trimestrielles
« Kintsugi a rendu la gestion de la taxe de vente beaucoup plus facile », a dit Aaron. « Kintsugi est l’approche moderne de la taxe de vente, et le soutien est lui aussi formidable. »