A SmartLabels faz etiquetas com QR code que transformam caixas de armazenamento, caixas de mudança e armários em um inventário digital pesquisável, por meio de um app móvel gratuito. Enquanto a empresa crescia na Shopify, na Amazon e no Walmart, David Hewlett, Founder e CEO, se deparou com um problema que nenhum QR code resolvia: o imposto sobre vendas.
Um pico de vendas de fim de ano com impacto no imposto sobre vendas
O período mais movimentado da SmartLabels vai de dezembro a fevereiro, quando as metas de organização de Ano-Novo trazem uma onda de clientes. Esse pico sazonal ajudou a desencadear as primeiras obrigações de nexo econômico da empresa.
"Fui avisado de que tínhamos nexo em Michigan e que precisávamos começar a cobrar o imposto sobre vendas."
David registrou a empresa em Michigan e logo recebeu outro aviso, desta vez sobre Illinois. Ficou claro rapidamente que acompanhar estado por estado seria difícil de sustentar sem ajuda.
Só o registro em Michigan levou horas, além de uma ligação com um contador para não escolher a opção errada no portal do estado. Uma resposta inicial causou um erro caro: David informou a data da primeira venda da SmartLabels em Michigan, em vez da data em que o negócio ultrapassou o limite de tributação. Essa resposta gerou uma exposição fiscal de cerca de dois anos de impostos atrasados, obrigou David a cancelar a conta e exigiu recomeçar o registro do zero.
"Há tantas maneiras de errar nisso, e todas me dão muito mais trabalho."
Em busca de uma solução
Diante de um segundo estado e da probabilidade de muitos outros, David avaliou tanto escritórios de contabilidade quanto outros softwares de imposto sobre vendas.
Algumas opções ainda pareciam exigir trabalho manual demais para serem úteis no dia a dia. A Kintsugi se destacou porque prometia automação de ponta a ponta:
"A Kintsugi registra a gente em todos os estados em que precisamos nos registrar e depois processa tudo automaticamente. É incrível."
O custo também pesou. Depois de pesquisar quanto custaria uma ajuda contábil externa, David concluiu que a Kintsugi saía mais barata, a um preço justo pelo tempo que economizaria.
Configuração simplificada
David conectou as contas da SmartLabels na Shopify, no QuickBooks, na Amazon e no Walmart em grande parte sozinho.
"Eu entendo bastante de tecnologia, mas mesmo assim não foi difícil."
Quando surgiram dúvidas, ou quando uma integração se desconectou por um instante, a equipe de suporte da Kintsugi respondeu rápido e manteve o assunto andando:
"O atendimento que vocês prestam também é incrível. A equipe de vocês me responde rápido. A equipe de vocês tem uma solução. Se não tem a solução na hora, continua me atualizando e diz: 'ainda estamos trabalhando nisso, não se preocupe, não nos esquecemos de você', o que me dá a tranquilidade de saber que não preciso me preocupar."
Economia de tempo imediata com a Kintsugi
O contraste com o trabalho manual de registro anterior foi grande. Registrar um estado levava algumas horas de pesquisa, de coordenação com o contador e de acompanhamento junto ao estado. Hoje, David gasta cerca de dez minutos por mês na Kintsugi.
"Para aprovar uma declaração, corrigir um endereço que não foi capturado ou aprovar um novo estado, você clica no botão do e-mail, dá uma olhada e clica em 'aprovar'. É simples assim."
A SmartLabels agora está registrada e declara em vários estados dos EUA, com exposição fiscal adicional no Canadá e no Reino Unido.
Conformidade com o imposto sobre vendas que escala
A conclusão de David depois da troca é algo que ele agora compartilha com outros fundadores e contadores:
"Sempre que converso com contadores ou outros fundadores, eu pergunto: 'vocês já ouviram falar da Kintsugi? Precisam conhecer. É o sistema mais fácil'. Há tantos erros possíveis com o imposto sobre vendas no país todo, e no mundo, e a Kintsugi cuida de tudo exatamente como precisa ser cuidado. Eles conhecem as armadilhas, então você não precisa conhecer."