A Vincero Collective cria relógios, joias e óculos gravados sob medida para marcar os momentos decisivos da vida, com garantia vitalícia e uma base de mais de 500.000 clientes em todo o mundo. Vendendo principalmente direto ao consumidor pela Shopify, a marca de e-commerce, que fatura milhões de dólares, se tornou uma verdadeira operação de imposto sobre vendas em vários estados, declarando em 39 estados. Mas, por anos, essa escala superou as ferramentas que a Vincero usava para gerenciá-la. Desde a migração para a Kintsugi em maio de 2025, a Vincero passou de 15-20 notificações fiscais de atraso por mês para zero. Com a Kintsugi, a empresa tem 100% de precisão e pontualidade nas declarações há 16 meses seguidos.
Quando planilhas e provedores tradicionais não funcionam
Antes da Kintsugi, a Vincero passou cerca de quatro a cinco anos com a Avalara antes de levar a conformidade com o imposto sobre vendas para o braço de imposto sobre vendas do escritório de contabilidade, o mesmo escritório que cuidava da contabilidade de fim de ano. No papel, parecia uma consolidação natural, mas na prática significou nenhuma tecnologia em absoluto.
“Eles mandavam uma planilha no fim de todo mês”, disse Aaron Hallerman, co-founder da Vincero. A agência extraía os dados da Shopify, calculava o que era devido em cerca de 40 estados e declarava manualmente no portal de cada estado. Não havia painel, nem visibilidade em tempo real, nem uma forma fácil de confirmar que uma declaração tinha realmente sido entregue.
As falhas apareceram de duas maneiras custosas. Primeiro, a agência não estava totalmente alinhada com a Vincero sobre o que de fato era cobrado e o que era devido, o que levou a cobrança insuficiente em alguns estados e a uma perda silenciosa de margem. Segundo, as declarações eram constantemente entregues com atraso. “Recebíamos de quinze a vinte notificações quase todo mês”, disse Aaron, descrevendo notificações dos estados apontando declarações ausentes ou vencidas. Reconstituir o que tinha acontecido significava vasculhar cadeias de e-mails em vez de consultar um sistema ao vivo.
Encontrar uma alternativa moderna
A busca da Vincero por um novo provedor começou perto de casa. Aaron consultou outros fundadores da sua rede antes de avaliar a Kintsugi ao lado da Numeral e de outra concorrente.
“Quando você está numa demo, é difícil saber se as pessoas são realmente confiáveis”, disse Aaron. O que pesou na decisão foram indicações diretas da Kintsugi feitas por outras marcas que já eram clientes, pessoas que podiam falar de forma concreta sobre precisão, declarações no prazo e qualidade do atendimento, coisas que uma demo de vendas sozinha não consegue provar. A Kintsugi venceu por confiança e experiência, e a Vincero ainda acabou economizando dinheiro.
Os critérios de avaliação da Vincero eram diretos: um painel de verdade era inegociável, pontualidade e precisão precisavam ser comprováveis, e não apenas prometidas, e o nível de atendimento tinha que se sustentar depois que virassem clientes.
Implantação e registro
A integração com a Shopify foi fluida, e o processo de registro em novos estados foi simples, com a Kintsugi cuidando de todo o trabalho braçal e evitando armadilhas. O painel da Kintsugi avisava quando a empresa se aproximava de um novo limite de nexo ou já o tinha ultrapassado. A partir daí, Aaron revisava o alerta, confirmava os dados da empresa e a Kintsugi cuidava do resto. “Foi extremamente fluido”, disse ele.
De 60% de precisão a 100%
O resultado mais claro é o desaparecimento das notificações dos estados. Em 16 meses com a Kintsugi, a Vincero não teve nenhuma declaração perdida ou em atraso. As notificações que ainda chegam remetem a períodos anteriores a maio de 2025, e a Kintsugi assumiu a resolução dessa limpeza de impostos atrasados herdada como parte da relação, mesmo que seja anterior à parceria.
Pela estimativa do próprio Aaron, a agência anterior declarava com precisão cerca de 60% das vezes em um mês qualquer. A Kintsugi tem se mantido em 100%.
A economia de tempo foi se acumulando. No início, Aaron revisava e aprovava manualmente as declarações na Kintsugi todo mês, o que era simples e levava só 10-15 minutos. E depois, ao ganhar confiança nos números, a Vincero passou rapidamente à aprovação automática, e Aaron agora só acompanha quando a Kintsugi sinaliza algo, ou cerca de uma vez por trimestre para confirmar os totais.
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Resultados em resumo:
🔷 Zero declarações perdidas ou em atraso em 16 meses, ante uma precisão mensal estimada de 60% com o provedor anterior
🔷 15-20 notificações dos estados por mês, eliminadas por completo
🔷 Registro e monitoramento de limites de nexo agora tratados de forma proativa por alertas no painel
🔷 Revisão mensal manual reduzida a apenas verificações trimestrais por amostragem
“A Kintsugi facilitou muito a gestão do imposto sobre vendas”, disse Aaron. “A Kintsugi é a abordagem moderna do imposto sobre vendas, e o suporte também tem sido excelente.”