SmartLabels stellt QR-Code-Etiketten her, die Aufbewahrungsboxen, Umzugskartons und Schränke über die kostenlose Mobile-App in ein durchsuchbares digitales Inventar verwandeln. Als das Unternehmen über Shopify, Amazon und Walmart wuchs, stieß David Hewlett, Founder und CEO, auf ein Problem, das kein QR-Code lösen konnte: Sales Tax.
Ein folgenreicher Sales-Tax-Schub im Weihnachtsgeschäft
Die umsatzstärkste Zeit von SmartLabels reicht von Dezember bis Februar, wenn die Neujahrsvorsätze zum Aufräumen viele Kunden ins Geschäft bringen. Dieser saisonale Schub trug dazu bei, dass die ersten Verpflichtungen durch den wirtschaftlichen Nexus entstanden.
"Ich wurde benachrichtigt, dass wir in Michigan einen Nexus haben und anfangen müssen, Sales Tax einzuziehen."
David registrierte das Unternehmen in Michigan und erhielt bald die nächste Benachrichtigung, diesmal für Illinois. Schnell wurde klar, dass es ohne Hilfe kaum durchzuhalten wäre, Bundesstaat für Bundesstaat Schritt zu halten.
Allein die Registrierung in Michigan dauerte Stunden, dazu kam ein Gespräch mit einem Steuerberater, um im Portal des Bundesstaats nicht die falsche Option zu wählen. Eine frühe Antwort führte dennoch zu einem teuren Fehler: David gab das Datum des ersten Verkaufs von SmartLabels in Michigan an statt das Datum, an dem das Unternehmen die steuerpflichtige Schwelle überschritten hatte. Diese Angabe löste ein Steuerrisiko durch Nachzahlungen für rund zwei Jahre aus, zwang David zur Kündigung des Kontos und machte es nötig, die Registrierung ganz von vorn zu beginnen.
"Es gibt so viele Möglichkeiten, hier etwas falsch zu machen, und jede davon macht mir viel mehr Arbeit."
Auf der Suche nach einer Lösung
Angesichts eines zweiten Bundesstaats und der Aussicht auf viele weitere prüfte David sowohl Steuerberatungen als auch andere Sales-Tax-Software.
Manche Optionen schienen im Alltag noch zu viel manuelle Arbeit zu erfordern, um wirklich nützlich zu sein. Kintsugi fiel auf, weil es durchgängige Automatisierung versprach:
"Kintsugi meldet uns in allen Bundesstaaten an, in denen wir uns registrieren müssen, und wickelt dann alles automatisch ab. Das ist ziemlich beeindruckend."
Auch die Kosten spielten eine Rolle. Nachdem David recherchiert hatte, was externe Buchhaltungshilfe kosten würde, kam er zu dem Schluss, dass Kintsugi darunter lag, zu einem fairen Preis für die gesparte Zeit.
Unkomplizierte Einrichtung
David verband die Shopify-, QuickBooks-, Amazon- und Walmart-Konten von SmartLabels größtenteils allein.
"Ich bin technisch ziemlich versiert, aber trotzdem war es nicht schwierig."
Wenn Fragen aufkamen oder eine Integration kurz getrennt war, antwortete das Support-Team von Kintsugi schnell und hielt das Anliegen in Bewegung:
"Auch der Kundenservice, den ihr bietet, ist großartig. Euer Team meldet sich schnell bei mir zurück. Euer Team hat eine Lösung. Wenn es nicht sofort eine Lösung hat, hält es mich auf dem Laufenden und sagt: ‚Wir arbeiten noch daran, keine Sorge, wir haben dich nicht vergessen.‘ Das gibt mir die Gewissheit, dass ich mir keine Sorgen machen muss."
Sofortige Zeitersparnis mit Kintsugi
Der Unterschied zur früheren manuellen Registrierung war erheblich. Die Registrierung in einem Bundesstaat kostete ein paar Stunden Recherche, Abstimmung mit dem Steuerberater und Nachfragen bei der Behörde. Heute verbringt David etwa zehn Minuten im Monat in Kintsugi.
"Um eine Einreichung zu genehmigen, eine nicht erfasste Adresse zu korrigieren oder einen neuen Bundesstaat freizugeben, klickt man in der E-Mail auf den Button, sieht sich alles an und klickt auf ‚Genehmigen‘. So einfach ist das."
SmartLabels ist jetzt in mehreren US-Bundesstaaten registriert und reicht dort ein, mit zusätzlichem Steuerrisiko in Kanada und im Vereinigten Königreich.
Sales-Tax-Compliance, die mitwächst
Davids Fazit aus dem Wechsel teilt er heute mit anderen Gründern und Buchhaltern:
"Wenn ich mit Buchhaltern oder anderen Gründern spreche, sage ich: ‚Kennt ihr Kintsugi schon? Das solltet ihr euch ansehen. Es ist das einfachste System.‘ Bei der Sales Tax im ganzen Land und weltweit kann man so viele Fehler machen, und Kintsugi erledigt alles genau so, wie es erledigt werden muss. Die kennen die Fallstricke, damit ihr sie nicht kennen müsst."