TheGrint bietet eine umfassende Golf-App für Spielerinnen und Spieler jedes Niveaus, mit Score-Erfassung, GPS-Entfernungen, offiziellem Handicap-Management und einer Smartwatch-Begleit-App, die Golfer auf dem Platz mit ihrem Spiel verbunden hält.
Die Plattform betreibt außerdem die TheGrint Tour, die Gemeinschaft und Wettbewerb unter Golfern in den gesamten USA fördert. Mit dem Wachstum von TheGrint bei den SaaS-Abonnements und im Hardgoods-E-Commerce wuchs auch die Sales-Tax-Compliance mit. Heute ist das Unternehmen in 31 Bundesstaaten registriert und reicht dort Steuererklärungen ein; Kintsugi steuert den Prozess für beide Geschäftsbereiche, integriert mit Shopify und Stripe.
Die Komplexität der Compliance bei mehreren Umsatzströmen
Aus Sicht der Sales Tax ist das Geschäft von TheGrint komplex. Das Unternehmen verkauft App-Abonnements über Stripe und physische Waren über Shopify. Es brauchte eine Sales-Tax-Compliance-Lösung, die zwei verschiedene Vertriebskanäle und Transaktionsabläufe sowie unterschiedliche Produktkategorien und steuerliche Behandlungen abdecken kann.
James Brunone, VP of Hard Goods & Commercial Strategy bei TheGrint, kam 2023 ins Unternehmen und übernahm die Verantwortung für das Projekt. Vor Kintsugi stützte sich TheGrint auf einen privaten Steueranwalt und manuelle Prozesse, um die Sales Tax zu verwalten. Das funktionierte, war aber ein hoher Aufwand, und Shopify war ein neuerer Teil des Geschäfts, der zusätzliche Komplexität mit sich brachte.
„Wir wollten etwas, das unser Software-Geschäft und unser Hardgoods-Geschäft zusammen abbilden kann“, sagte Brunone.
TheGrint wurde einer der ersten Kunden von Kintsugi, und James arbeitete direkt mit dem Team zusammen, um die Integrationen und die API mitzugestalten, während sie entstanden.
Die besonderen Sales-Tax-Anforderungen mit Kintsugi lösen
Bei der Teamgröße von TheGrint brauchte das Unternehmen eine Lösung, die im Hintergrund läuft, ohne ständige Aufmerksamkeit zu erfordern.
„Wir können nicht eine Vollzeitkraft damit beschäftigen, und genau das wäre bei unserem Datenaufkommen nötig“, erklärte Brunone. Die Priorität war eine Plattform, die so persönlich betreut und wartungsarm wie möglich ist, ohne bei der Genauigkeit Abstriche zu machen. Diese Antwort fanden sie in Kintsugi.
Das Onboarding verlief unkompliziert. Als einer der allerersten Kunden von Kintsugi spielte TheGrint eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Plattform: Das Team gab Feedback zum Dashboard und zu den Berichtsfunktionen, bat um zusätzliche Datenspalten und lieferte weiteres Feedback, das direkt in das Produkt einfloss.
Die Vergangenheit bereinigen für eine reibungslose Zukunft
Ein Teil des frühen Werts der Partnerschaft war die Bereitschaft von Kintsugi, auch zurückzublicken und nicht nur nach vorn. TheGrint hatte vor dem Wechsel Lücken bei der Handhabung der Sales Tax, und Kintsugi half, diese Probleme im Zuge des Wechsels zu finden und zu beheben, statt TheGrint dieses Risiko weitertragen zu lassen.
„Kintsugi hat uns geholfen, aufzuholen, damit wir auf einem soliden Fundament nach vorn gehen können“, sagte Brunone.
Den Aufwand für die Sales-Tax-Compliance um 80 % senken
Die Ergebnisse zeigen sich am deutlichsten daran, wie wenig Zeit James Brunone heute für die Sales Tax aufwendet. Was früher 5 bis 7 Stunden im Monat dauerte, ist auf etwa 1 bis 2 Stunden gesunken, fast alles davon zu Monatsbeginn, wenn James die Steuerlage des Vormonats prüft und die Einreichungen freigibt.
„Ich bin überrascht, wie wenig ich eingreifen muss“, sagte er. „Ich dachte, ich müsste den Prozess viel stärker beaufsichtigen, aber Vertrauen ist enorm wichtig, und ich vertraue der Kintsugi-Plattform sehr.“
Über Stripe und Shopify hinweg ermittelt Kintsugi beim Checkout den richtigen Steuersatz für das Steuergebiet jedes Kunden und wendet ihn automatisch an. So hat TheGrint eine einheitliche Datengrundlage für zwei sehr unterschiedliche Vertriebskanäle. Und Kintsugi hat die gesamte Schwerarbeit bei der Registrierung und Einreichung in den 31 Bundesstaaten übernommen.
Gebaut, um mit dem Unternehmen zu wachsen
Für ein Unternehmen, das Abonnements und E-Commerce unter einem Dach betreibt, hätte die Sales-Tax-Compliance leicht zur Ablenkung werden können, wenn nicht gar zum ausgewachsenen Wachstumshemmnis. Stattdessen konnte sich TheGrint darauf konzentrieren, seine Plattform auszubauen und seine Golf-Community wachsen zu lassen, während Kintsugi die Compliance-Arbeit im Hintergrund erledigt.
„Es gibt uns wirklich den Freiraum, uns auf das Geschäft zu konzentrieren statt auf die Compliance“, sagte Brunone. „Es nimmt uns als Betreibern das ganze Nachdenken darüber ab, und es schafft viel Vertrauen in diesen Teil des Geschäfts, sodass wir uns auf unsere Strategie und unseren weiteren Weg konzentrieren können.“