Vincero Collective entwirft gravierbare Uhren, Schmuck und Brillen, die die prägenden Momente des Lebens festhalten sollen, mit lebenslanger Garantie und einem Kundenstamm von über 500.000 weltweit. Die Marke verkauft vor allem direkt an Endkunden über Shopify, ist ein E-Commerce-Unternehmen mit Millionenumsatz und hat sich zu einem echten Sales-Tax-Betrieb in mehreren Bundesstaaten entwickelt, der in 39 Bundesstaaten einreicht. Doch jahrelang hielten die Tools, mit denen Vincero das verwaltete, mit diesem Wachstum nicht Schritt. Seit dem Wechsel zu Kintsugi im Mai 2025 ist Vincero von 15-20 Verspätungsschreiben im Monat auf null gekommen. Mit Kintsugi erlebte das Unternehmen seit 16 Monaten in Folge 100 % Genauigkeit und Pünktlichkeit bei den Einreichungen.
Wenn Tabellen und Altanbieter nicht funktionieren
Vor Kintsugi war Vincero etwa vier bis fünf Jahre bei Avalara, bevor es die Sales-Tax-Compliance an die Sales-Tax-Abteilung der eigenen Steuerberatung übergab, dieselbe Kanzlei, die auch den Jahresabschluss erstellte. Auf dem Papier wirkte das wie eine natürliche Bündelung, in der Praxis bedeutete es jedoch überhaupt keine Technologie.
„Sie schickten uns am Ende jedes Monats eine Tabelle“, sagte Aaron Hallerman, Co-Founder von Vincero. Die Agentur zog Daten aus Shopify, berechnete, was in rund 40 Bundesstaaten geschuldet wurde, und reichte manuell im Portal jedes Bundesstaats ein. Es gab kein Dashboard, keine Echtzeit-Transparenz und keine einfache Möglichkeit, zu bestätigen, dass eine Einreichung tatsächlich erfolgt war.
Die Lücken zeigten sich auf zwei kostspielige Arten. Erstens war die Agentur mit Vincero nicht vollständig abgestimmt darüber, was tatsächlich eingenommen und was geschuldet wurde, was in einigen Bundesstaaten zu einer Unterbesteuerung und zu einem stillen Margenverlust führte. Zweitens waren Einreichungen durchweg verspätet. „Wir bekamen fast jeden Monat fünfzehn bis zwanzig Schreiben“, sagte Aaron und beschrieb damit Behördenschreiben der Bundesstaaten, die fehlende oder überfällige Einreichungen anmahnten. Den Hergang zu rekonstruieren hieß, E-Mail-Verläufe zu durchsuchen, statt ein Live-System zu prüfen.
Eine moderne Alternative finden
Vinceros Suche nach einem neuen Anbieter begann im eigenen Umfeld. Aaron fragte andere Gründer in seinem Netzwerk, bevor er Kintsugi neben Numeral und einem weiteren Wettbewerber bewertete.
„Bei einer Demo ist es schwer einzuschätzen, ob Leute wirklich vertrauenswürdig sind“, sagte Aaron. Den Ausschlag gaben direkte Empfehlungen für Kintsugi von anderen Marken, die bereits Kunden waren, Menschen, die konkret zu Genauigkeit, pünktlicher Einreichung und Servicequalität Auskunft geben konnten, also zu den Dingen, die eine Verkaufsdemo allein nicht belegen kann. Kintsugi gewann durch Vertrauen und Erfahrung, und Vincero sparte obendrein Geld.
Vinceros Auswahlkriterien waren klar: Ein echtes Dashboard war unverzichtbar, Pünktlichkeit und Genauigkeit mussten belegbar statt nur versprochen sein, und das Serviceniveau musste auch als Kunde Bestand haben.
Onboarding und Registrierung
Die Shopify-Integration verlief nahtlos, und die Registrierung in neuen Bundesstaaten war unkompliziert, weil Kintsugi die gesamte Kleinarbeit übernahm und Fallstricke vermied. Das Kintsugi-Dashboard meldete, wenn das Unternehmen einen neuen Nexus-Schwellenwert erreichte oder überschritten hatte. Von da an prüfte Aaron den Hinweis, bestätigte die Unternehmensangaben, und Kintsugi erledigte den Rest. „Es war extrem reibungslos“, sagte er.
Von 60 % Genauigkeit auf 100 %
Das deutlichste Ergebnis ist das Verschwinden der Behördenschreiben der Bundesstaaten. In 16 Monaten mit Kintsugi hatte Vincero keine einzige versäumte oder verspätete Einreichung. Schreiben, die noch eintreffen, betreffen Zeiträume vor Mai 2025, und Kintsugi hat die Bereinigung dieser Altlasten bei den nachzuzahlenden Steuern im Rahmen der Zusammenarbeit übernommen, obwohl sie vor der Partnerschaft entstanden.
Nach Aarons eigener Schätzung reichte die frühere Agentur in einem bestimmten Monat nur in etwa 60 % der Fälle korrekt ein. Kintsugi liefert durchgehend 100 %.
Die Zeitersparnis wuchs daraus weiter. Anfangs prüfte und genehmigte Aaron die Einreichungen in Kintsugi jeden Monat manuell, was unkompliziert war und nur 10-15 Minuten dauerte. Nachdem das Vertrauen in die Zahlen gewachsen war, stellte Vincero schnell auf automatische Freigabe um, und Aaron schaut heute nur noch nach, wenn Kintsugi etwas meldet, oder etwa einmal im Quartal, um die Summen zu bestätigen.
Mission erfüllt → Unseren Kunden helfen, sehr wenig Zeit und gedanklichen Aufwand für die Sales Tax aufzuwenden! Wir kümmern uns darum.
Die Ergebnisse auf einen Blick:
🔷 Null versäumte oder verspätete Einreichungen in 16 Monaten, gegenüber geschätzten 60 % monatlicher Genauigkeit beim früheren Anbieter
🔷 15-20 Schreiben der Bundesstaaten im Monat, vollständig beseitigt
🔷 Registrierung und Überwachung der Nexus-Schwellenwerte werden jetzt proaktiv über Dashboard-Hinweise abgewickelt
🔷 Manuelle monatliche Prüfung auf nur noch vierteljährliche Stichproben reduziert
„Kintsugi hat den Umgang mit der Sales Tax so viel einfacher gemacht“, sagte Aaron. „Kintsugi ist der moderne Ansatz für die Sales Tax, und der Support ist ebenfalls großartig.“