Las empresas de EE. UU. no reciben un número de IVA federal porque Estados Unidos no tiene un sistema federal de impuesto al valor agregado. En su lugar, aplica impuestos federales como el impuesto sobre la renta y los impuestos sobre la nómina, además de impuestos estatales y locales sobre las ventas.
Eso no significa que una empresa de EE. UU. pueda ignorar el IVA. Vender bienes o servicios digitales a clientes de otro país, mantener inventario en el exterior o usar un centro de logística extranjero puede generar la obligación de registrarse para el IVA o el GST en esa jurisdicción.
Este artículo es información educativa, no asesoría fiscal. El resultado correcto depende de los productos, los clientes, los canales de venta y la presencia operativa de la empresa.
Para una definición más amplia de los identificadores de IVA y GST, sus formatos por país y su validación, consulte ¿Qué es un número de IVA?. Para entender cómo funciona el impuesto, consulte ¿Qué es el IVA?. Esta página se centra en las decisiones que enfrenta una empresa de EE. UU. cuando vende u opera en el exterior.
Si la empresa ya pagó IVA extranjero por viajes, servicios u otros gastos, el proceso de recuperación es independiente; consulte ¿Pueden las empresas de EE. UU. reclamar reembolsos de IVA en el exterior?.
¿Qué usa una empresa de EE. UU. en su lugar?
Una empresa de EE. UU. puede tener varios identificadores fiscales distintos, cada uno con un propósito diferente:
| Identificador | Qué identifica en general |
|---|---|
| EIN | A la empresa para fines de impuestos federales y empleo en EE. UU. |
| Permiso estatal del impuesto sobre las ventas | La autorización para cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en un estado específico |
| Registro comercial estatal | El registro de la empresa para operar en un estado |
| ID de IVA o GST extranjero | El registro de la empresa en el sistema de impuestos al consumo de otro país |
Un EIN no es un número de IVA. Un permiso estatal del impuesto sobre las ventas tampoco es un número de IVA. Ninguno de los dos puede ingresarse en una factura de IVA extranjera como sustituto de un registro emitido por la autoridad fiscal correspondiente.
¿Cuándo puede una empresa de EE. UU. necesitar un número de IVA extranjero?
No existe una regla única para todos los países, pero los desencadenantes más comunes son:
Venta de bienes a clientes extranjeros
Una empresa puede necesitar registrarse cuando importa bienes, mantiene existencias en un país extranjero, vende a través de un almacén local o realiza allí entregas nacionales gravadas. También pueden aplicarse obligaciones aduaneras y de importación antes de que se emita un registro de IVA.
Venta de servicios digitales
Los servicios digitales, el SaaS, las suscripciones y las descargas pueden estar sujetos a reglas especiales de lugar de suministro. Una venta de empresa a consumidor puede gravarse según la ubicación del cliente, mientras que una venta de empresa a empresa puede usar un mecanismo de inversión del sujeto pasivo cuando el cliente tiene un número fiscal válido.
El resultado depende del país, de la condición del cliente, de la evidencia de su ubicación y del servicio específico. "El cliente pagó con una tarjeta extranjera" no siempre basta para establecer el lugar de suministro.
Superación de un umbral de registro
Algunos países usan umbrales de ventas. Otros aplican reglas especiales a los vendedores no residentes, los servicios digitales, los marketplaces, las importaciones o los bienes de bajo valor. El umbral de un país no debe reutilizarse en otro.
Uso de un marketplace o de un proveedor de logística
Un marketplace puede calcular o cobrar el impuesto en ciertas transacciones, pero eso no elimina automáticamente todas las obligaciones del vendedor. El inventario, las importaciones, las devoluciones y las ventas directas pueden generar responsabilidades independientes.
Las empresas con ventas transfronterizas deben revisar las obligaciones fiscales del comercio electrónico internacional antes de suponer que los ingresos en el exterior son demasiado pequeños para importar.
¿Necesita una empresa de EE. UU. un número de IVA para vender a Europa?
No para todas las ventas. Una empresa de EE. UU. puede vender a clientes europeos sin tener un número de IVA en todos los escenarios, pero las reglas europeas de IVA pueden exigir igualmente el registro, el cobro, la presentación de informes o el uso de un régimen simplificado.
El análisis suele depender de lo siguiente:
- Si el cliente es una empresa o un consumidor.
- Si la venta es de bienes, software, SaaS u otro servicio.
- Dónde se encuentran los bienes cuando ocurre la venta.
- Si la empresa importa bienes o usa inventario en Europa.
- Si interviene un marketplace.
- Si hay disponible una ventanilla única o un régimen simplificado de declaración.
En las transacciones entre empresas, el número de IVA del cliente puede influir en que se cobre IVA en la factura. No prueba automáticamente que el proveedor no tenga obligaciones de registro o de declaración.
¿Cómo obtiene una empresa de EE. UU. un número de IVA?
El proceso de registro varía según la jurisdicción, pero la secuencia práctica suele ser la siguiente:
- Mapee la actividad de la empresa. Haga una lista de productos, tipos de clientes, países atendidos, canales de venta, ubicaciones de inventario y acuerdos de logística.
- Identifique la base del registro. Documente la venta, la importación, el inventario, el servicio digital, el marketplace o la regla de umbral que podría aplicar.
- Elija el registro correcto. Algunos países ofrecen registros para no residentes, simplificados o de ventanilla única; otros exigen un representante fiscal local.
- Prepare la solicitud. Los documentos habituales incluyen actas de constitución, el EIN o la información fiscal del país de origen, datos bancarios, información sobre los propietarios, facturas, contratos y una descripción de la empresa.
- Preséntela ante la autoridad fiscal o un representante autorizado.
- Confirme la fecha de entrada en vigor y el calendario de presentación. La fecha de aprobación, la fecha de registro y la fecha en que debe comenzar el cobro del impuesto pueden ser distintas.
Por ejemplo, una empresa de EE. UU. que se registra para el IVA en Alemania debe revisar ese proceso por separado de las reglas de otro país de la UE. La documentación, la asignación de la oficina tributaria y los requisitos locales de declaración pueden diferir aunque el marco de IVA subyacente esté relacionado. Consulte la guía de registro de IVA en Alemania para ver un ejemplo de la información que puede involucrar una revisión de registro.
¿Cómo debe manejar una empresa de EE. UU. su número de IVA?
Una vez registrada, la empresa necesita un proceso operativo, no solo un número guardado en una carpeta fiscal.
Ponga el número en las facturas correctas
Use la entidad legal y el número de IVA asociados con la transacción. Las facturas pueden requerir el número de IVA del cliente, una nota de inversión del sujeto pasivo, un requisito de idioma local o una tasa de impuesto específica.
Valide los números de los clientes
Para los números de IVA de la UE, la herramienta VIES de la Comisión Europea puede validar un número emitido por un Estado miembro de la UE o por Irlanda del Norte; el verificador gratuito de números de IVA de la UE de Kintsugi ejecuta la misma verificación de VIES. Guarde el resultado cuando respalde un tratamiento de tasa cero o de inversión del sujeto pasivo.
Registre la fecha de entrada en vigor del registro
Si una empresa se registró después de que comenzara su obligación, es posible que deba regularizar las transacciones anteriores. No suponga que la fecha de aprobación elimina el período previo al registro.
Concilie las declaraciones con los datos de las transacciones
La declaración debe poder rastrearse hasta las facturas, las notas de crédito, las importaciones, las exenciones y los informes de los marketplaces. Un motor de cálculo es tan confiable como los datos de productos, de ubicación del cliente y de transacciones que recibe.
Errores comunes de las empresas de EE. UU.
- Llamar número de IVA a un EIN.
- Suponer que el registro del impuesto sobre las ventas de EE. UU. cumple los requisitos de registro en el exterior.
- Tratar a todos los clientes extranjeros como consumidores o a todos como empresas.
- Aplicar el umbral de un solo país a todos los mercados.
- Suponer que un marketplace siempre se encarga del registro, de la presentación o de la responsabilidad.
- Pasar por alto el IVA sobre inventario, importaciones, devoluciones o logística local.
- Usar el ID fiscal de un cliente sin validarlo ni conservar la evidencia.
- Registrarse en un país pero no monitorear otros países a medida que crecen las ventas.
Kintsugi ayuda a los equipos de finanzas e impuestos a monitorear su exposición fiscal transfronteriza, conectar sus fuentes de transacciones y organizar los flujos de trabajo fiscales del impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST. Consulte el software de IVA de Kintsugi para conocer un flujo de trabajo que conecta el monitoreo de la exposición internacional con el registro y la presentación. El objetivo es hacer visible la próxima decisión de registro antes de que el pasivo se convierta en un proyecto de regularización.
Preguntas frecuentes
¿Un EIN es lo mismo que un número de IVA?
No. Un EIN identifica a una empresa para fines de impuestos federales de EE. UU. Un número de IVA identifica a una empresa registrada en el sistema de IVA de otra jurisdicción.
¿Puede una empresa de EE. UU. registrarse voluntariamente para el IVA?
Algunas jurisdicciones permiten el registro voluntario, mientras que otras exigen que la empresa cumpla antes una condición específica. El registro voluntario puede generar obligaciones de presentación y de conservación de registros, así que revise las consecuencias locales antes de solicitarlo.
¿Cobran IVA las empresas de EE. UU. en todas las ventas internacionales?
No. El tratamiento correcto depende de la jurisdicción, el producto, el cliente, el lugar de suministro, la situación de registro y las exenciones o reglas de inversión del sujeto pasivo disponibles.
¿Puede una empresa de EE. UU. tener varios números de IVA?
Sí. Una empresa puede tener registros de IVA separados en varios países, o registros separados dentro de un mismo país cuando la ley lo exige.
¿Cómo demuestro que un cliente está registrado para el IVA?
Use el servicio oficial de validación correspondiente y conserve el resultado junto con la factura y la evidencia de la transacción. Para los números de la UE, VIES es el punto de partida estándar.
¿Puede un certificado fiscal de EE. UU. reemplazar un número de IVA extranjero?
No. El IRS puede emitir el Formulario 6166 después de que una empresa presente el Formulario 8802. Una autoridad extranjera puede aceptar ese certificado para una exención de IVA o un proceso de reembolso específicos, pero no registra a la empresa para el IVA ni reemplaza un número de IVA extranjero.
