El nexo físico es una presencia o conexión física sustancial que un negocio tiene en un estado. Es una de las principales formas en que un negocio puede crear una obligación del impuesto sobre las ventas, y va más allá de una tienda u oficina.
¿Qué puede crear un nexo físico?
Un negocio puede tener nexo físico a través de:
- empleados que trabajan de forma remota en el estado;
- inventario almacenado en un almacén o en un centro de logística de terceros;
- representantes de ventas o contratistas que operan allí;
- equipos, servidores u otros bienes de la empresa;
- la asistencia o la participación como expositor en una feria comercial; o
- acuerdos de dropshipping, según las reglas del estado.
Los detalles son específicos de cada estado. Un viaje de negocios breve puede no crear la misma conexión que una presencia regular y continua, y las excepciones para eventos temporales varían según la jurisdicción.
Por qué importa el nexo físico
El nexo físico puede obligar a un negocio a registrarse para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas, cobrar el impuesto a los clientes y presentar declaraciones. Incumplir la obligación puede derivar en auditorías, impuestos atrasados, multas e intereses.
El nexo físico existía antes de la decisión de 2018 en el caso South Dakota v. Wayfair, cuando la presencia física era el criterio principal para exigir la recaudación a vendedores remotos. El nexo económico amplió el marco para incluir umbrales de volumen de ventas, pero no reemplazó al nexo físico.
¿Cuánta presencia es suficiente?
La respuesta depende del estado, pero los negocios no deben suponer que se necesita una instalación grande. Un solo empleado remoto, inventario en un centro de logística o una actividad recurrente en el estado pueden bastar.
Algunos estados ofrecen excepciones limitadas para ferias comerciales o eventos temporales. Estas excepciones no son uniformes, por lo que debe confirmar las reglas antes de depender de ellas.
Para revisar su presencia, pregunte lo siguiente para cada estado:
- ¿Tiene allí una tienda, una oficina, un almacén u otra operación?
- ¿Mantiene inventario en un centro de logística allí?
- ¿Trabajan allí empleados o contratistas, incluso de forma remota?
- ¿Operan allí representantes de ventas con regularidad?
Por ejemplo, un negocio de ecommerce con sede en California que almacena inventario en Nevada y tiene representantes de ventas en Idaho podría tener que evaluar el nexo en los tres estados.
Nexo físico frente a nexo económico
El nexo físico surge de una conexión tangible, como un empleado, una oficina, inventario o bienes. El nexo económico surge de superar el umbral de ventas o de transacciones de un estado.
Un negocio puede tener nexo físico, nexo económico, ambos o ninguno en un estado. Tener nexo físico en un estado no elimina la necesidad de monitorear la actividad económica en otros estados.
Qué hacer si usted tiene nexo físico
- Haga una lista de cada estado donde el negocio tenga empleados, oficinas, inventario, bienes u otra conexión física.
- Regístrese para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en cada estado donde sea obligatorio.
- Determine qué productos y servicios están sujetos a impuestos allí.
- Configure la recaudación, comience a remitir el impuesto y presente las declaraciones según el calendario asignado.
- Si el negocio tiene riesgo fiscal histórico, evalúe la divulgación voluntaria u otra vía de resolución con un asesor fiscal calificado.
Complicaciones del trabajo remoto y la logística
El trabajo remoto puede ampliar la presencia física de una empresa cuando los empleados se mudan o se contratan en estados nuevos. La logística de terceros puede tener el mismo efecto cuando el inventario se almacena en varios almacenes.
Revise las implicaciones del impuesto sobre las ventas cuando contrate en un estado nuevo, cambie de proveedor de logística, abra una oficina o almacene bienes de la empresa fuera del estado de origen.
Kintsugi ayuda a los negocios a dar seguimiento a su presencia de nexo, monitorear sus obligaciones, calcular el impuesto y administrar los flujos de presentación a medida que crecen sus operaciones.
