Por qué aumentan las auditorías estatales y locales
No es ningún secreto que los estados dependen mucho del impuesto sobre las ventas como fuente estable de ingresos. El impuesto sobre las ventas no siempre se ha aplicado con rigor, pero en los últimos años vemos un aumento de las auditorías estatales del impuesto sobre las ventas y una mayor aplicación por parte de las autoridades fiscales locales.
Explicamos por qué aumentan las auditorías estatales y locales, y qué puede hacer usted para estar en cumplimiento y al día (sin tener que ingresar una enorme cantidad de datos de forma manual).
El clima actual de auditorías en las autoridades fiscales estatales y locales
El aumento de las auditorías fiscales estatales y locales obedece a algunos factores clave:
Los fondos federales de la época de la pandemia se agotaron y dejaron a varios estados con déficits presupuestarios y mayor volatilidad económica. En este entorno, los ingresos del impuesto sobre las ventas se vuelven más críticos que nunca.
Los patrones de gasto de los consumidores han cambiado, lo que hace los ingresos menos predecibles y dificulta que los estados proyecten y destinen fondos a iniciativas clave.
La inflación ha elevado los costos operativos de los estados y los obliga a centrar su atención en una fuente de ingresos que antes era confiable.
El uso creciente de la analítica de datos ayuda a los estados a identificar el incumplimiento, total o parcial, del impuesto sobre las ventas, lo que les permite iniciar auditorías con menos trabajo previo. En algunos casos, los estados usan herramientas que ofrecen intercambio automatizado de datos entre estados y datos de marketplaces de terceros provenientes de procesadores de pagos y sistemas de punto de venta.
Los estados están siendo estratégicos con sus auditorías y se enfocan en empresas de alto crecimiento, como SaaS, comercio electrónico, servicios por suscripción y bienes digitales. Por eso es esencial que las empresas de estos sectores estén en cumplimiento, al día y conscientes de su obligación fiscal en todo momento.
Por qué las empresas en crecimiento están más expuestas
Las empresas de crecimiento rápido tienen algunos rasgos que las convierten en blancos principales de las auditorías fiscales estatales.
Expansión rápida del mercado = expansión rápida del nexo
Ventas digitales y en varios estados = múltiples obligaciones de presentación
Limitaciones de procesos y sistemas en las empresas en crecimiento
Las empresas de alto crecimiento prácticamente hacen un speedrun hacia el nexo, el umbral que activa su obligación fiscal en una región específica. Entre los eventos que pueden crear nexo están la contratación rápida, la incorporación de empleados remotos, contratistas o almacenamiento de inventario, y la expansión a nuevos marketplaces.
Muchas empresas invierten mucho en operaciones para aumentar los ingresos, pero no construyen un equipo de cumplimiento sólido. Cuando se concreta una gran venta en un nuevo marketplace, cumplimiento debe correr para registrar a la empresa en nuevos estados, actualizar los códigos de gravabilidad y dar seguimiento al nexo en una nueva zona. Los equipos de cumplimiento con poco personal no pueden dar seguimiento al nexo global de forma manual y confiable, y con sistemas improvisados, informes manuales y sin una política fiscal centralizada, el riesgo fiscal aumenta con cada dólar de ingresos.
California y Texas se cuentan entre varios estados que adoptan un enfoque agresivo ante el incumplimiento del impuesto sobre las ventas; en muchos casos, Texas reclama impuestos atrasados e intereses incluso antes de que terminen las auditorías.
Los desencadenantes de auditoría más comunes
Ya sea que su equipo de cumplimiento haga el seguimiento, los informes y las declaraciones de forma manual o use un socio de cumplimiento del impuesto sobre las ventas impulsado por IA como Kintsugi, es fundamental evitar los desencadenantes de auditoría.
No queremos que lo auditen, pero, sobre todo, queremos que esté al día y en cumplimiento si lo auditan.
Problemas relacionados con el nexo
Superar sin notarlo los umbrales de nexo financiero
Nexo físico por empleados, inventario y dropshipping
Declaraciones no presentadas o incompletas
Vacíos en el historial de presentación que quedan expuestos al cruzar datos
No registrarse en nuevos estados después de la expansión
Errores de cálculo en productos o servicios
Cobro erróneo de impuestos a bienes por una categorización incorrecta de los productos, en especial los digitales
Cobro insuficiente por códigos de impuestos incorrectos
Quejas de clientes
Solicitudes de reembolso, errores en certificados de exención y más
Estados que investigan discrepancias en precios o en el cobro
Discrepancias en los informes de marketplaces o proveedores
Estados que comparan las ventas informadas por el marketplace con las cifras informadas por el vendedor
Alertas de inconsistencias compartidas por plataformas de terceros
Cómo pueden las empresas en crecimiento adelantarse a las auditorías estatales del impuesto sobre las ventas
Adelantarse a las auditorías estatales del impuesto sobre las ventas requiere más que dar seguimiento al nexo y mantenerse en cumplimiento. Para muchas empresas, una auditoría es menos una cuestión de si ocurrirá y más de cuándo; por eso, la preparación y una documentación sólida son tan importantes como el cumplimiento continuo.
Un socio como Kintsugi no solo monitorea el nexo, minimiza el riesgo fiscal y asegura que sus declaraciones sean correctas con IA con intervención humana, sino que además facilita preparar los registros en caso de una auditoría estatal, para una experiencia más ágil.
Las auditorías realmente no tienen por qué ser un dolor de cabeza, siempre que esté preparado.
Realice una revisión periódica del nexo. Monitoree los umbrales de nexo con regularidad, dé seguimiento de cerca a los empleados remotos y los contratistas, y esté atento a los almacenes.
Implemente un sistema de determinación de impuestos. Los motores de impuestos automatizados que se integran con sus sistemas de facturación y ERP le ayudan a mantener al día los códigos de gravabilidad, con detalle a nivel de transacción listo para auditorías.
Fortalezca la presentación y la documentación del impuesto sobre las ventas. Mantenga un calendario regular de presentación en todos los estados, centralice sus certificados de exención y asegúrese de que sus informes sean coherentes entre marketplaces.
Prepárese para una auditoría antes de que ocurra
Lo más importante es que las empresas en crecimiento se preparen para las auditorías antes de que ocurran. Registros digitales impecables, protocolos internos de respuesta y un socio de cumplimiento del impuesto sobre las ventas de confianza como Kintsugi pueden ayudar.
Es probable que las auditorías del impuesto sobre las ventas sigan aumentando, lo que afecta de manera desproporcionada a los negocios digitales que crecen más allá de las fronteras estatales; sin embargo, el cumplimiento proactivo puede protegerlo de lo peor de una auditoría y funcionar como un impulsor del crecimiento en lugar de un costo.
El mejor momento para empezar con un socio de cumplimiento del impuesto sobre las ventas fue cuando se fundó su empresa. El segundo mejor momento es antes de que lo auditen.
Conozca las pautas de cada estado y obtenga hoy mismo su evaluación gratuita del nexo.
