La forma de verificar un número de identificación fiscal depende de cuál sea y de quién sea. El IRS no ofrece una consulta pública del EIN de otra empresa, pero la mayoría de los estados permiten verificar un permiso del impuesto sobre las ventas, algunos permiten verificar un certificado de reventa, y la UE y el Reino Unido operan servicios oficiales para los números de IVA.
Este artículo es información educativa, no asesoría fiscal. Las herramientas de verificación, las reglas de elegibilidad y las expectativas de conservación de registros varían según la agencia y el estado, así que confirme el proceso vigente con la agencia antes de basarse en él.
¿Qué número de identificación fiscal está verificando?
Las empresas tienen varios identificadores, y cada uno se verifica en un lugar distinto.
| Identificador | Quién puede verificarlo | Dónde |
|---|---|---|
| Su propio EIN | Usted | Transcripción del IRS, aviso o carta 147C |
| El EIN de otra empresa | Solo los pagadores que presentan declaraciones informativas | IRS TIN Matching, o un formulario W-9 firmado |
| Permiso del impuesto sobre las ventas de un estado | Cualquiera, donde el estado ofrezca una consulta | El departamento de ingresos del estado |
| Número de certificado de reventa o de exención | Los vendedores, donde el estado ofrezca una consulta | El departamento de ingresos del estado |
| Número de IVA | Cualquiera | VIES para la UE, HMRC para el Reino Unido |
Un EIN no es un permiso del impuesto sobre las ventas, y ninguno de los dos es un número de IVA. Una coincidencia en uno no dice nada sobre los demás.
¿Se puede consultar el EIN de otra persona?
No, no a través del IRS. La página del IRS sobre los EIN explica cómo verificar su propio número y no describe ninguna vía pública para consultar el EIN de otra empresa.
Si un proveedor o cliente le da un EIN, lo habitual es pedirle un formulario W-9 completo y guardarlo en el expediente. Si usted presenta declaraciones informativas, como los formularios 1099, el programa IRS TIN Matching compara nombres con números de identificación del contribuyente (vea más abajo).
¿Cómo verifica su propio EIN?
El IRS enumera tres formas de confirmar un EIN que ya tiene:
- Solicite una transcripción de la entidad (entity transcript) mediante el servicio de transcripciones de impuestos de empresas del IRS.
- Descargue un CP575 digital, el aviso de verificación del EIN (EIN Verification Notice), desde su cuenta fiscal de empresa (Business Tax Account), si es elegible.
- Llame a la línea del IRS para empresas e impuestos especializados al 800-829-4933 y solicite la carta 147C, que confirma un EIN asignado con anterioridad.
Estas vías le confirman su número a usted. No sirven para confirmar un número a un cliente sin su intervención, y un proveedor que pida comprobante de su EIN normalmente aceptará una carta 147C o un W-9 firmado.
¿Qué es el programa IRS TIN Matching?
TIN Matching es una herramienta gratuita de los servicios electrónicos del IRS (e-Services) que verifica una combinación de nombre y número de identificación del contribuyente antes de presentar una declaración informativa. El IRS indica que es solo para los pagadores y sus agentes autorizados que presentan declaraciones informativas, y que el pagador debe figurar en el archivo de cuentas de pagadores del IRS (Payer Account File). Los pagadores se agregan si presentaron formularios 1099 en los últimos dos años.
Eso la hace útil para una empresa que paga a contratistas y presenta formularios 1099. No es una herramienta de uso general para evaluar el número fiscal de un cliente.
¿Cómo verifica un permiso del impuesto sobre las ventas?
Los permisos del impuesto sobre las ventas los administra cada estado, así que la consulta está en el sitio web del estado y lo que devuelve varía. Estas son las herramientas que describen las agencias, para nueve de los estados más grandes:
| Estado | Qué puede verificar | Fuente |
|---|---|---|
| California | Un permiso de vendedor (seller's permit), entre otras cuentas de la CDTFA, mediante la página web de verificación en línea | CDTFA |
| Texas | Si un permiso del impuesto sobre las ventas y el uso está activo o inactivo, por número de contribuyente, EIN, nombre, ciudad o código ZIP. Los resultados se limitan a 200 contribuyentes | Comptroller |
| Florida | Los certificados de reventa y de exención, en línea, por teléfono al 877-357-3725 o en la aplicación FL Tax-Verify para comerciantes registrados | Department of Revenue |
| Washington | El estado de un permiso de revendedor (reseller permit) en el Business Lookup por número de permiso o nombre de la empresa, además de un servicio gratuito para enviar un archivo con los permisos de los clientes | Department of Revenue |
| Illinois | Si una empresa está registrada, y cómo, con «Verify a Registered Business» en MyTax Illinois. El vendedor es responsable de verificar que el número de revendedor de un comprador sea válido y esté activo | Department of Revenue |
| Pensilvania | Un conjunto de datos abierto de licencias del impuesto sobre las ventas activas y de certificados de exención y de mayorista, actualizado cada mes | data.pa.gov |
| Georgia | Los números del impuesto sobre las ventas de Georgia en el Georgia Tax Center. No verifica números de identificación fiscal estatales, EIN, números de otros estados ni números de Seguro Social | Department of Revenue |
| Carolina del Norte | Los registros de números de cuenta activos del impuesto sobre las ventas y el uso, y de números de permisos de pago directo y de certificados de exención | Department of Revenue |
Nueva York y Nueva Jersey no describen una herramienta pública de verificación en las páginas de los departamentos que revisamos. En esos estados, pregunte al departamento cómo confirmar un número y confíe en un certificado completo guardado en el expediente.
Las herramientas cambian, así que confirme que la página siga funcionando antes de construir un proceso a partir de ella. Si no encuentra una consulta para otro estado, busque en el sitio del departamento de ingresos una página de búsqueda de contribuyentes o de verificación de certificados, o consulte directamente a la agencia.
¿Cómo verifica el certificado de reventa o de exención de un cliente?
Un certificado de reventa permite que un comprador compre sin pagar el impuesto sobre las ventas, por lo que el vendedor es quien debe poder respaldar la venta si se cuestiona. Una rutina práctica:
- Reúna un certificado completo antes de hacer la venta libre de impuestos. Los campos faltantes son una razón frecuente por la que un certificado se rechaza después.
- Verifique el número de permiso o de identificación del comprador con la consulta del estado, donde exista una.
- Guarde el certificado y un registro de la verificación, con la fecha.
- Vigile el vencimiento. Algunos estados exigen que los certificados se renueven o se actualicen, y la regla no es igual en todas partes.
Cada estado establece cuánto tiempo es válido un certificado y qué cuenta como aceptarlo de buena fe. Consulte las guías de nuestra biblioteca de certificados de reventa para ver los formularios y requisitos de cada estado.
¿Cómo verifica un número de IVA?
Cada país emite sus números de IVA, así que cada país o región tiene su propia verificación.
- Números de la UE. Use VIES, el servicio de validación de la Comisión Europea. Nuestro verificador de números de IVA gratuito busca los números de la UE en VIES por usted.
- Números del Reino Unido. HMRC opera el servicio oficial para verificar un número de IVA del Reino Unido, y nuestro verificador envía allí los números británicos.
- En cualquier otro lugar. Use la autoridad fiscal del país que emitió el número.
Un resultado válido confirma que el número está registrado. No confirma el nombre ni la dirección del comprador, y no determina cómo se grava una transacción. Para los formatos de número por país, vea ¿Qué es un número de IVA?. Si es una empresa estadounidense y se pregunta si necesita uno, vea ¿Las empresas de EE. UU. tienen un número de IVA?.
¿Qué pasa si un número de identificación fiscal no se verifica?
Una verificación fallida no siempre significa fraude. Estas son causas comunes:
- Un error de tipeo o dígitos transpuestos.
- Un registro nuevo que todavía no está en el sistema de la agencia.
- Un permiso que se cerró, se suspendió o venció.
- Una discrepancia entre el nombre legal y el nombre comercial.
- Un número que pertenece a otro tipo de cuenta, como un EIN ingresado donde se espera un número de permiso del impuesto sobre las ventas.
Pida al cliente un número o un certificado corregido en lugar de adivinar. Si la venta es urgente, cobre el impuesto hasta que se confirme el certificado y reembólselo cuando haya un certificado válido en el expediente, si su estado lo permite.
¿Qué debe conservar en el expediente?
Conserve la evidencia que muestre qué verificó y cuándo:
- El certificado, el formulario W-9 o el número proporcionado, tal como se recibió.
- Una captura de pantalla o un resultado guardado de la consulta, con la fecha.
- La factura o el pedido con el que se relaciona.
- Cualquier correspondencia de seguimiento sobre un número que no coincidió.
Un software que administra certificados de exención, como Kintsugi, puede guardar estos registros y solicitar a los clientes los certificados faltantes, lo que resulta más fácil que darles seguimiento en una hoja de cálculo cuando crece el número de clientes.
Preguntas frecuentes
¿Existe una consulta gratuita de EIN?
No por parte del IRS para otras empresas. El IRS explica cómo verificar su propio EIN, y TIN Matching se limita a los pagadores que presentan declaraciones informativas. Para confirmar el número de un proveedor, pida un formulario W-9 firmado.
¿Cómo confirmo mi propio EIN?
Solicite una transcripción de la entidad, descargue un CP575 desde su cuenta fiscal de empresa si es elegible, o llame a la línea del IRS para empresas e impuestos especializados al 800-829-4933 y pida la carta 147C.
¿Puedo verificar el número del impuesto sobre las ventas de un cliente?
En muchos estados, sí. California, Texas y Florida publican herramientas para verificar permisos o certificados, y otros estados tienen las suyas. Donde un estado no tenga una consulta, confíe en un certificado completo y guárdelo en el expediente.
¿Un EIN es lo mismo que un número del impuesto sobre las ventas?
No. Un EIN identifica a una empresa para fines de impuestos federales. Un permiso o número del impuesto sobre las ventas lo emite un estado y autoriza a una empresa a cobrar el impuesto sobre las ventas allí.
¿Verificar un número me protege en una auditoría?
Le ayuda a documentar que verificó, lo que es evidencia útil si un estado cuestiona una venta libre de impuestos. Que sea suficiente depende de las reglas del estado para aceptar certificados de buena fe, así que siga las indicaciones del estado.
