El cumplimiento es más complejo de lo que la mayoría de los fundadores espera. Así puede adelantarse a los problemas.
La salud y el bienestar son una de las categorías de más rápido crecimiento en el comercio de consumo. Las marcas de cuidado de la piel, suplementos y belleza limpia llegan rápidamente a nuevas audiencias, amplían su presencia en más estados y escalan su venta directa al consumidor (DTC) más rápido que nunca.
Ese crecimiento es emocionante. También es justo el momento en que el cumplimiento del impuesto sobre las ventas suele convertirse en un problema serio.
La gravabilidad de los productos es especialmente complicada aquí
La mayoría de los productos físicos de consumo son gravables, pero el sector de la salud y el bienestar está lleno de excepciones que varían de un estado a otro. Algunos suplementos pueden recibir un trato distinto al de los cosméticos. Los productos para el cuidado de la piel pueden ser gravables en un estado y estar exentos en otro, según cómo se clasifiquen. Los alimentos y bebidas funcionales tienen sus propias reglas.
Clasificar mal significa que cobra de menos (y debe cubrir la diferencia) o que cobra de más (lo que genera sus propios dolores de cabeza). La plataforma de cumplimiento adecuada asigna automáticamente la gravabilidad de los productos y se actualiza cuando cambian las reglas.
El crecimiento activa el nexo más rápido de lo que espera
La mayoría de los estados usan un umbral de ingresos de US$100,000 para el nexo económico. En las marcas DTC que crecen de forma viral, una buena mención en la prensa o una temporada navideña sólida pueden llevarlo a superar el umbral en varios estados nuevos casi de la noche a la mañana. Si no monitorea los umbrales en tiempo real, lo descubrirá por las malas.
EVOLVh, una marca pionera de cuidado capilar limpio, vivió exactamente eso. A medida que se expandía estado por estado, la complejidad crecía más rápido de lo que podía manejar de forma manual. Empezaron a llegar notificaciones fiscales. Se acumularon los recargos por mora. “Con el tiempo se volvió muy consumidor de tiempo, muy pesado y simplemente un enorme dolor de cabeza”, dijo Boris Oak, Founder y CEO de EVOLVh.
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El enfoque manual no escala
Muchos fundadores del sector de la salud y el bienestar empiezan gestionando el impuesto sobre las ventas de forma manual o apoyándose en un contador. Eso funciona hasta que deja de funcionar.
Symbiome, una marca de cuidado de la piel basada en la ciencia, ya había dejado los procesos manuales por Avalara antes de conocer Kintsugi. El problema era que su contador y su equipo de contabilidad seguían teniendo que participar activamente, gestionando registros y atendiendo llamadas con las agencias estatales. “Yo llevaba el seguimiento del nexo por mi cuenta y dedicaba tiempo a tareas como esperar en línea con la oficina de la Secretaría de Estado (Secretary of State)”, dijo Adam Klausner, President y COO de Symbiome. Eso no es automatización. Es trabajo manual tercerizado.
Hoy, Adam dedica menos de 30 minutos al mes al impuesto sobre las ventas. “Funciona sin problemas en segundo plano”, dijo.
Cuando se atrasa, ponerse al día es difícil
Descubrir que ha estado fuera de cumplimiento durante meses (¡o años!) es la situación más estresante que puede enfrentar un fundador en materia del impuesto sobre las ventas. En algunos casos, los acuerdos de divulgación voluntaria (VDA) pueden aprovecharse justo por este motivo: permiten que las empresas se presenten de forma proactiva y, a cambio, suelen obtener sanciones reducidas o períodos de retroactividad limitados.
Pero ponerse al día requiere apoyo real, no solo software. Cuando EVOLVh llegó a Kintsugi, el equipo tuvo que reconstruir hacia atrás datos desordenados de varios sistemas para dejarla totalmente en cumplimiento antes de que la automatización tomara el control. “Lo que realmente me impresionó fue la perseverancia de nuestro equipo de Kintsugi”, dijo Boris. “De verdad sacaron el trabajo adelante”.
Cómo se ve un buen cumplimiento
Los fundadores de este sector ya tienen bastante en qué concentrarse. El impuesto sobre las ventas no debería ser un desgaste constante de su tiempo ni de la capacidad de su equipo de finanzas. Una configuración de cumplimiento que funciona bien para una marca de salud y bienestar en crecimiento incluye monitoreo automatizado del nexo en los 50 estados, gravabilidad de los productos asignada correctamente para su catálogo específico, declaraciones gestionadas automáticamente según el calendario y apoyo humano real cuando surge algo inusual.
El momento de adelantarse es ahora
Las marcas que se adelantan ahora al cumplimiento son las que no enfrentarán un ajuste de cuentas más adelante, cuando los impuestos atrasados y las notificaciones estatales se conviertan en una distracción justo en el peor momento.
La plataforma adecuada vuelve el cumplimiento invisible: preciso, automático y en silencio en segundo plano, mientras su equipo se concentra en crecer.
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