Erros de imposto sobre vendas podem levar a multas, clientes insatisfeitos e trabalho desnecessário. Um pequeno erro em uma alíquota ou em uma declaração pode crescer rapidamente quando uma empresa vende em várias jurisdições.
1. Deixar passar o imposto sobre uso do consumidor
O imposto sobre uso do consumidor pode se aplicar quando uma empresa compra itens tributáveis sem pagar o imposto sobre vendas correto, inclusive em compras de fornecedores de outros estados ou on-line. Revise as notas fiscais, sinalize as compras sem imposto e crie um processo para declará-las.
2. Usar certificados de isenção ausentes ou incorretos
Vendas isentas de imposto exigem certificados de isenção ou de revenda válidos. Certificados vencidos, incompletos ou classificados incorretamente podem deixar a empresa responsável pelo imposto não cobrado em uma auditoria. Colete, verifique, armazene e monitore as datas de validade dos certificados.
3. Presumir que o marketplace cuida de tudo
Os marketplaces podem cobrar e recolher o imposto conforme as leis de facilitador de marketplace (marketplace facilitator), mas a cobertura varia por estado e por plataforma. Confirme o que cada marketplace cuida e registre-se e declare as obrigações que continuam sendo suas.
4. Aplicar as alíquotas ou os limites errados
As alíquotas e as regras variam entre milhares de jurisdições dos EUA. Dois endereços com o mesmo CEP (ZIP code) podem estar em jurisdições fiscais diferentes, e produtos como roupas, alimentos e bens digitais podem receber tratamento especial. Use o cálculo por endereço e regras de tributação atualizadas em vez de depender de CEPs ou de tabelas estáticas. Você pode consultar a alíquota combinada de um endereço com nossa calculadora gratuita.
5. Entregar os documentos errados
Os estados usam formulários, prazos e exigências de relatório diferentes. Confirme o formulário correto para cada registro, concilie o imposto cobrado e as isenções e use lembretes ou automação para evitar erros de declaração.
6. Perder os prazos de declaração
Os calendários de declaração podem ser mensais, trimestrais ou anuais. Mantenha um calendário para cada estado em que você tem uma obrigação, designe um responsável e use a declaração automatizada quando fizer sentido. Declarações atrasadas podem resultar em multas, juros e problemas com a licença.
7. Negligenciar as mudanças nas leis de nexo
As regras e os limites de nexo mudam à medida que os estados atualizam suas leis. A decisão South Dakota v. Wayfair também levou muitos estados a revisar as exigências para vendedores remotos. Monitore continuamente as vendas e os sinais físicos e consulte as orientações do estado quando sua empresa se expandir.
8. Classificar mal produtos e serviços
Os estados não tributam todos os produtos ou serviços da mesma forma. Classificar incorretamente roupas, mantimentos, bens digitais, SaaS ou outros produtos pode causar cobrança a menor ou a maior, reembolsos, multas ou impostos atrasados. Atribua códigos de imposto por produto e por jurisdição e depois revise as classificações quando o catálogo ou as regras mudarem.
Ferramentas para reduzir os erros de imposto sobre vendas
A automação do imposto sobre vendas pode atualizar as alíquotas, aplicar as regras de cada jurisdição, monitorar o nexo, gerenciar certificados de isenção, acompanhar os prazos de declaração e preparar as declarações. Ela reduz o trabalho repetitivo e mantém um registro dos cálculos e das declarações.
A Kintsugi ajuda as empresas a automatizar esses fluxos de trabalho para que identifiquem a exposição fiscal mais cedo, corrijam os problemas de forma proativa e se mantenham em conformidade à medida que crescem.
