Por que as auditorias estaduais e locais estão aumentando
Não é segredo que os estados dependem muito do imposto sobre vendas como fonte estável de receita. O imposto sobre vendas nem sempre foi fiscalizado com rigor, mas, nos últimos anos, vemos um aumento das auditorias estaduais do imposto sobre vendas e uma fiscalização mais intensa por parte das autoridades fiscais locais.
Explicamos por que as auditorias estaduais e locais estão em alta e o que você pode fazer para estar em conformidade e em dia (sem precisar digitar uma enorme quantidade de dados manualmente).
O clima atual de auditorias nas autoridades fiscais estaduais e locais
O aumento das auditorias fiscais estaduais e locais decorre de alguns fatores principais:
O financiamento federal da época da pandemia acabou, deixando vários estados com rombos orçamentários e maior volatilidade econômica. Nesse cenário, a receita do imposto sobre vendas se torna mais crítica do que nunca.
Os padrões de consumo mudaram, o que torna a receita menos previsível e dificulta que os estados projetem e comprometam recursos com iniciativas importantes.
A inflação aumentou os custos operacionais dos estados e os obriga a voltar a atenção para uma fonte de receita antes confiável.
O uso crescente de análise de dados ajuda os estados a identificar o descumprimento, total ou parcial, do imposto sobre vendas, permitindo que abram auditorias com menos trabalho prévio. Em alguns casos, os estados usam ferramentas que oferecem compartilhamento automatizado de dados entre estados e dados de marketplaces de terceiros vindos de processadores de pagamento e sistemas de ponto de venda.
Os estados estão sendo estratégicos nas auditorias e se concentram em empresas de alto crescimento, como SaaS, e-commerce, serviços por assinatura e bens digitais. Por isso, é essencial que empresas desses setores estejam em conformidade, em dia e cientes de sua obrigação tributária o tempo todo.
Por que as empresas em crescimento estão mais expostas
Empresas de crescimento rápido têm algumas características que as tornam alvos preferenciais das auditorias fiscais estaduais.
Expansão rápida de mercado = expansão rápida do nexo
Vendas digitais e em vários estados = várias obrigações de declaração
Limitações de processos e sistemas em empresas em crescimento
Empresas de alto crescimento estão, na prática, fazendo um speedrun rumo ao nexo, o limite que ativa sua obrigação tributária em uma região específica. Entre os eventos que podem criar nexo estão contratações rápidas, a entrada de funcionários remotos, prestadores de serviço ou estoque armazenado, e a expansão para novos marketplaces.
Muitas empresas investem pesado em operações para impulsionar a receita, mas deixam de montar um time de conformidade robusto. Quando uma grande venda acontece em um novo marketplace, a conformidade precisa correr para registrar a empresa em novos estados, atualizar os códigos de tributabilidade e acompanhar o nexo em uma nova área. Times de conformidade com equipe reduzida não conseguem acompanhar o nexo global de forma manual e confiável, e, com sistemas remendados, relatórios manuais e sem uma política fiscal centralizada, a exposição fiscal aumenta a cada dólar de receita.
Califórnia e Texas estão entre vários estados que adotam uma postura agressiva diante do descumprimento do imposto sobre vendas; o Texas, em muitos casos, cobra impostos atrasados e juros antes mesmo de as auditorias terminarem.
Os gatilhos de auditoria mais comuns
Seja o seu time de conformidade que faz o acompanhamento, os relatórios e as declarações manualmente, seja um parceiro de conformidade com o imposto sobre vendas movido por IA, como a Kintsugi, é fundamental evitar os gatilhos de auditoria.
Não queremos que você seja auditado, mas, mais importante, queremos que você esteja em dia e em conformidade caso seja.
Problemas relacionados ao nexo
Ultrapassar limites de nexo financeiro sem perceber
Nexo físico por funcionários, estoque e dropshipping
Declarações não entregues ou incompletas
Lacunas no histórico de declarações reveladas pelo cruzamento de dados
Falta de registro em novos estados após a expansão
Erro de cálculo em produtos ou serviços
Tributação incorreta de bens por categorização errada de produtos, principalmente digitais
Cobrança a menor por códigos de imposto incorretos
Reclamações de clientes
Pedidos de reembolso, erros em certificados de isenção e mais
Estados investigando discrepâncias de preço ou de cobrança
Divergências nos relatórios de marketplaces ou fornecedores
Estados comparando as vendas informadas pelo marketplace com os valores informados pelo vendedor
Alertas de inconsistência compartilhados por plataformas de terceiros
Como as empresas em crescimento podem se antecipar às auditorias estaduais do imposto sobre vendas
Antecipar-se às auditorias estaduais do imposto sobre vendas exige mais do que acompanhar o nexo e manter a conformidade. Para muitas empresas, uma auditoria é menos uma questão de se vai acontecer e mais de quando; por isso, a preparação e uma documentação robusta são tão importantes quanto a conformidade contínua.
Um parceiro como a Kintsugi não apenas monitora o nexo, minimiza a exposição fiscal e garante que suas declarações estejam corretas com IA com supervisão humana, mas também facilita a preparação dos registros em caso de auditoria estadual, para uma experiência mais fluida.
As auditorias realmente não precisam ser uma dor de cabeça, desde que você esteja preparado.
Faça uma revisão regular do nexo. Monitore os limites de nexo com frequência, acompanhe de perto funcionários remotos e prestadores de serviço, e fique atento aos armazéns.
Implemente um sistema de determinação de impostos. Mecanismos tributários automatizados, integrados aos seus sistemas de cobrança e de ERP, ajudam a manter os códigos de tributabilidade atualizados, com detalhes por transação prontos para auditoria.
Fortaleça a declaração e a documentação do imposto sobre vendas. Mantenha um calendário regular de declarações entre os estados, centralize seus certificados de isenção e garanta que seus relatórios estejam alinhados entre os marketplaces.
Prepare-se para uma auditoria antes que ela aconteça
O mais importante é que as empresas em crescimento se preparem para as auditorias antes que elas aconteçam. Registros digitais impecáveis, protocolos internos de resposta e um parceiro de conformidade com o imposto sobre vendas de confiança, como a Kintsugi, podem ajudar.
As auditorias do imposto sobre vendas provavelmente continuarão a aumentar, o que afeta de forma desproporcional os negócios digitais que crescem entre estados; ainda assim, a conformidade proativa pode protegê-lo do pior de uma auditoria e funcionar como um impulsionador de crescimento, e não como um custo.
O melhor momento para começar com um parceiro de conformidade com o imposto sobre vendas foi quando a sua empresa foi fundada. O segundo melhor momento é antes de ser auditado.
Conheça as regras de cada estado e peça hoje mesmo a sua avaliação gratuita do nexo.
