A forma de verificar um número de identificação fiscal depende de qual número é e de quem ele pertence. O IRS não oferece consulta pública do EIN de outra empresa, mas a maioria dos estados permite verificar uma licença de imposto sobre vendas, alguns permitem verificar um certificado de revenda, e a UE e o Reino Unido mantêm serviços oficiais para números de IVA.
Este artigo é informação educativa, não consultoria tributária. As ferramentas de verificação, as regras de elegibilidade e as exigências de guarda de registros variam conforme o órgão e o estado; por isso, confirme o processo atual com o órgão antes de se basear nele.
Qual número de identificação fiscal você está verificando?
As empresas têm vários identificadores, e cada um é verificado em um lugar diferente.
| Identificador | Quem pode verificar | Onde |
|---|---|---|
| Seu próprio EIN | Você | Transcrição do IRS, notificação ou carta 147C |
| O EIN de outra empresa | Somente pagadores que entregam declarações informativas | IRS TIN Matching ou um formulário W-9 assinado |
| Licença de imposto sobre vendas de um estado | Qualquer pessoa, onde o estado oferece consulta | O departamento de receita do estado |
| Número de certificado de revenda ou de isenção | Vendedores, onde o estado oferece consulta | O departamento de receita do estado |
| Número de IVA | Qualquer pessoa | VIES para a UE, HMRC para o Reino Unido |
Um EIN não é uma licença de imposto sobre vendas, e nenhum dos dois é um número de IVA. Uma correspondência em um deles não diz nada sobre os outros.
Dá para consultar o EIN de outra pessoa?
Não, não pelo IRS. A página do IRS sobre EINs explica como verificar o seu próprio número e não descreve nenhuma forma pública de consultar o EIN de outra empresa.
Se um fornecedor ou cliente informar um EIN, o procedimento habitual é obter um formulário W-9 preenchido e mantê-lo arquivado. Se você entrega declarações informativas, como os formulários 1099, o programa IRS TIN Matching compara nomes com números de identificação do contribuinte (veja abaixo).
Como verificar o seu próprio EIN?
O IRS lista três formas de confirmar um EIN que você já possui:
- Solicite uma transcrição da entidade (entity transcript) pelo serviço de transcrições de impostos de empresas do IRS.
- Baixe um CP575 digital, a notificação de verificação do EIN (EIN Verification Notice), na sua conta fiscal empresarial (Business Tax Account), se você for elegível.
- Ligue para a linha do IRS para empresas e impostos especializados, 800-829-4933, e peça a carta 147C, que confirma um EIN atribuído anteriormente.
Essas formas confirmam o seu número para você. Elas não servem para confirmar um número a um cliente sem a sua participação, e um fornecedor que peça comprovação do seu EIN normalmente aceitará uma carta 147C ou um W-9 assinado.
O que é o programa IRS TIN Matching?
O TIN Matching é uma ferramenta gratuita dos serviços eletrônicos do IRS (e-Services) que verifica uma combinação de nome e número de identificação do contribuinte antes da entrega de uma declaração informativa. Segundo o IRS, ele é apenas para pagadores e seus agentes autorizados que entregam declarações informativas, e o pagador precisa constar do arquivo de contas de pagadores do IRS (Payer Account File). Os pagadores são incluídos se entregaram formulários 1099 nos últimos dois anos.
Isso o torna útil para uma empresa que paga prestadores de serviço e entrega formulários 1099. Não é uma ferramenta de uso geral para avaliar o número fiscal de um cliente.
Como verificar uma licença de imposto sobre vendas?
Cada estado administra as suas licenças de imposto sobre vendas; por isso, a consulta fica no site do estado, e o que ela retorna varia. Estas são as ferramentas que os órgãos descrevem, para nove dos maiores estados:
| Estado | O que você pode verificar | Fonte |
|---|---|---|
| Califórnia | Uma licença de vendedor (seller's permit), entre outras contas da CDTFA, pela página de verificação on-line | CDTFA |
| Texas | Se uma licença de imposto sobre vendas e uso está ativa ou inativa, por número de contribuinte, EIN, nome, cidade ou código ZIP. Os resultados são limitados a 200 contribuintes | Comptroller |
| Flórida | Certificados de revenda e de isenção, on-line, por telefone no 877-357-3725 ou no aplicativo FL Tax-Verify para comerciantes registrados | Department of Revenue |
| Washington | O status de uma licença de revendedor (reseller permit) no Business Lookup, por número da licença ou nome da empresa, além de um serviço gratuito para enviar um arquivo com as licenças de clientes | Department of Revenue |
| Illinois | Se uma empresa está registrada, e como, com "Verify a Registered Business" no MyTax Illinois. O vendedor é responsável por verificar se o número de revendedor de um comprador é válido e está ativo | Department of Revenue |
| Pensilvânia | Um conjunto de dados aberto de licenças de imposto sobre vendas ativas e de certificados de isenção e de atacadista, atualizado todo mês | data.pa.gov |
| Geórgia | Números de imposto sobre vendas da Geórgia no Georgia Tax Center. Ele não verifica números de identificação fiscal estaduais, EINs, números de outros estados nem números do Seguro Social | Department of Revenue |
| Carolina do Norte | Cadastros de números de conta ativos de imposto sobre vendas e uso, e de números de licenças de pagamento direto e de certificados de isenção | Department of Revenue |
Nova York e Nova Jersey não descrevem uma ferramenta pública de verificação nas páginas dos departamentos que analisamos. Nesses estados, pergunte ao departamento como confirmar um número e confie em um certificado completo mantido em arquivo.
As ferramentas mudam; por isso, confirme que a página ainda funciona antes de montar um processo em torno dela. Se você não encontrar uma consulta para outro estado, procure no site do departamento de receita uma página de busca de contribuintes ou de verificação de certificados, ou pergunte diretamente ao órgão.
Como verificar o certificado de revenda ou de isenção de um cliente?
Um certificado de revenda permite que o comprador compre sem pagar o imposto sobre vendas; por isso, é o vendedor quem precisa conseguir sustentar a venda se ela for questionada. Uma rotina prática:
- Obtenha um certificado completo antes de fazer a venda sem imposto. Campos em branco são um motivo comum para a rejeição posterior de um certificado.
- Verifique o número da licença ou de identificação do comprador na consulta do estado, onde houver uma.
- Guarde o certificado e um registro da verificação, com a data.
- Fique atento ao vencimento. Alguns estados exigem que os certificados sejam renovados ou atualizados, e a regra não é a mesma em todos os lugares.
Cada estado define por quanto tempo um certificado é válido e o que conta como aceitação de boa-fé. Consulte os guias da nossa biblioteca de certificados de revenda para ver os formulários e as exigências de cada estado.
Como verificar um número de IVA?
Cada país emite os seus números de IVA; por isso, cada país ou região tem a sua própria verificação.
- Números da UE. Use o VIES, o serviço de validação da Comissão Europeia. Nosso verificador de número de IVA gratuito consulta os números da UE no VIES para você.
- Números do Reino Unido. O HMRC mantém o serviço oficial para verificar um número de IVA do Reino Unido, e nosso verificador encaminha os números britânicos para ele.
- Em qualquer outro lugar. Use a autoridade fiscal do país que emitiu o número.
Um resultado válido confirma que o número está registrado. Ele não confirma o nome nem o endereço do comprador e não define como uma transação é tributada. Para os formatos de número por país, veja O que é um número de IVA?. Se você é uma empresa dos EUA e quer saber se precisa de um, veja As empresas dos EUA têm número de IVA?.
E se um número de identificação fiscal não for verificado?
Uma verificação que falha nem sempre significa fraude. Causas comuns incluem:
- Um erro de digitação ou dígitos trocados de lugar.
- Um registro novo que ainda não está no sistema do órgão.
- Uma licença que foi encerrada, suspensa ou que perdeu a validade.
- Uma divergência entre a razão social e o nome fantasia.
- Um número que pertence a outro tipo de conta, como um EIN informado onde se espera um número de licença de imposto sobre vendas.
Peça ao cliente um número ou certificado corrigido em vez de adivinhar. Se a venda for urgente, cobre o imposto até que o certificado seja confirmado e reembolse-o quando houver um certificado válido arquivado, se o seu estado permitir.
O que você deve manter em arquivo?
Guarde as evidências que mostram o que você verificou e quando:
- O certificado, o formulário W-9 ou o número informado, exatamente como foi recebido.
- Uma captura de tela ou um resultado salvo da consulta, com a data.
- A fatura ou o pedido a que ele se refere.
- Qualquer correspondência de acompanhamento sobre um número que não correspondeu.
Um software que gerencia certificados de isenção, como a Kintsugi, pode armazenar esses registros e solicitar aos clientes os certificados que faltam, o que é mais fácil do que acompanhá-los em uma planilha quando o número de clientes cresce.
Perguntas frequentes
Existe uma consulta de EIN gratuita?
Não pelo IRS para outras empresas. O IRS explica como verificar o seu próprio EIN, e o TIN Matching é limitado a pagadores que entregam declarações informativas. Para confirmar o número de um fornecedor, peça um formulário W-9 assinado.
Como confirmo o meu próprio EIN?
Solicite uma transcrição da entidade, baixe um CP575 na sua conta fiscal empresarial se você for elegível, ou ligue para a linha do IRS para empresas e impostos especializados, 800-829-4933, e peça a carta 147C.
Posso verificar o número de imposto sobre vendas de um cliente?
Em muitos estados, sim. Califórnia, Texas e Flórida publicam ferramentas para verificar licenças ou certificados, e outros estados têm as suas. Onde um estado não tem consulta, confie em um certificado completo e mantenha-o arquivado.
Um EIN é a mesma coisa que um número de imposto sobre vendas?
Não. Um EIN identifica uma empresa para fins de imposto federal. Uma licença ou um número de imposto sobre vendas é emitido por um estado e autoriza uma empresa a cobrar o imposto sobre vendas lá.
Verificar um número me protege em uma auditoria?
Isso ajuda a documentar que você verificou, o que é uma evidência útil se um estado questionar uma venda sem imposto. Se isso basta depende das regras do estado para aceitar certificados de boa-fé; por isso, siga a orientação do estado.
