A conformidade com o imposto sobre vendas é uma fonte constante de confusão para os clientes dos escritórios de contabilidade. Ela aparece em dúvidas sobre notificações estaduais, preparação para auditorias e negócios de e-commerce em crescimento que descobrem que vinham declarando nos estados errados.
Estes são os motivos estruturais pelos quais ela atrapalha os clientes e os passos que os escritórios podem dar para ajudar.
Lidar com regras fragmentadas
O imposto sobre vendas não tem uma autoridade única em todo o país. Os clientes precisam administrar:
- 50 conjuntos diferentes de regras estaduais.
- Centenas de jurisdições locais.
- Uma tributação de produtos que muda conforme o produto, a localização do comprador e o método de entrega.
- Regras que podem tratar o mesmo produto de forma diferente em cada estado.
Uma assinatura de software pode ser tributável em um estado e isenta em outro. Alimentos, roupas, bens digitais e produtos SaaS podem ter tratamentos diferentes. Essa fragmentação é uma característica estrutural do imposto sobre vendas.
A decisão Wayfair mudou tudo, e os clientes ainda não se atualizaram
Antes da decisão de 2018 em South Dakota v. Wayfair, as obrigações de imposto sobre vendas estavam em grande parte ligadas à presença física. Agora, o nexo econômico significa que ultrapassar o limite de receita ou de transações de um estado pode gerar uma obrigação de conformidade mesmo sem presença física.
Os escritórios devem incluir a exposição fiscal ao imposto sobre vendas na integração de clientes e nas revisões periódicas, especialmente para clientes com vendas em vários estados ou de e-commerce.
Os marketplaces acrescentam mais uma camada de complexidade
Muitos clientes vendem por vários canais, como uma loja própria com Shopify, Amazon ou Faire. As leis de facilitador de marketplace (marketplace facilitator) transferem para a plataforma a responsabilidade de cobrar e recolher o imposto das vendas abrangidas, mas os clientes continuam com obrigações diferentes para cada canal.
A conciliação normalmente exige acompanhar o que foi cobrado em cada canal, o que é devido por jurisdição e o que foi recolhido em nome do cliente. Sem boas ferramentas, isso pode consumir muito tempo da equipe.
Automatizar o imposto sobre vendas
Os escritórios que montam uma oferta de imposto sobre vendas tendem a separar o trabalho de alto volume, baseado em regras, do trabalho de consultoria.
O que é automatizado
- Monitoramento do nexo.
- Registros e renovações.
- Declaração e recolhimento do imposto.
- Conciliação.
Em que a equipe se concentra
- Interpretar situações ambíguas.
- Orientar sobre a divulgação voluntária.
- Acompanhar os clientes em auditorias.
- Planejar estrategicamente a conformidade.
Essa divisão pode tornar a consultoria de imposto sobre vendas mais escalável, ao reduzir a carga de trabalho manual que cada novo cliente acrescenta.
Um ponto de partida prático
Os escritórios que ainda não formalizaram uma oferta de imposto sobre vendas podem começar por:
- Fazer revisões de nexo para os clientes atuais com vendas em vários estados.
- Incluir perguntas sobre exposição fiscal ao imposto sobre vendas na admissão de novos clientes.
- Identificar uma plataforma de conformidade que dê conta do trabalho operacional.
Os escritórios que já oferecem esse serviço devem se perguntar se a abordagem atual consegue atender mais clientes sem aumentar o quadro de pessoal na mesma proporção.
Nosso guia para escritórios de contabilidade explica como montar fluxos de conformidade escaláveis e atender mais clientes com eficiência.
É improvável que o imposto sobre vendas fique mais simples. Os escritórios que constroem uma capacidade repetível podem dar aos clientes um caminho mais claro para administrar notificações, registros, declarações e crescimento entre jurisdições.
A Kintsugi compartilha orientações práticas sobre automação do imposto sobre vendas e pode ajudar os escritórios a avaliar fluxos de trabalho para os clientes.
