O nexo físico é uma presença ou conexão física substancial que uma empresa tem em um estado. É uma das principais formas de uma empresa criar uma obrigação de imposto sobre vendas, e vai além de uma loja ou de um escritório.
O que pode criar nexo físico?
Uma empresa pode ter nexo físico por meio de:
- funcionários que trabalham remotamente no estado;
- estoque guardado em um armazém ou em um centro de fulfillment de terceiros;
- representantes de vendas ou prestadores de serviço que atuam no estado;
- equipamentos, servidores ou outros bens da empresa;
- participar ou expor em uma feira; ou
- acordos de dropshipping, dependendo das regras do estado.
Os detalhes são específicos de cada estado. Uma viagem de negócios breve pode não criar a mesma conexão que uma presença regular e contínua, e as exceções para eventos temporários variam por jurisdição.
Por que o nexo físico importa
O nexo físico pode exigir que uma empresa se registre para obter uma licença de imposto sobre vendas, cobre o imposto dos clientes e entregue declarações. Deixar de cumprir a obrigação pode levar a auditorias, impostos atrasados, penalidades e juros.
O nexo físico já existia antes da decisão de 2018 em South Dakota v. Wayfair, quando a presença física era o principal critério para a cobrança a distância. O nexo econômico ampliou o marco para incluir limites de volume de vendas, mas não substituiu o nexo físico.
Quanta presença é suficiente?
A resposta depende do estado, mas as empresas não devem supor que é preciso ter uma instalação grande. Um funcionário remoto, estoque em um centro de fulfillment ou uma atividade recorrente no estado pode ser suficiente.
Alguns estados preveem exceções limitadas para feiras ou eventos temporários. Essas exceções não são uniformes, então confirme as regras antes de depender delas.
Para verificar sua presença, pergunte para cada estado:
- Você tem uma loja, um escritório, um armazém ou outra operação lá?
- Há estoque guardado em um centro de fulfillment lá?
- Funcionários ou prestadores de serviço trabalham lá, inclusive remotamente?
- Representantes de vendas atuam lá com regularidade?
Por exemplo, uma empresa de e-commerce com sede na Califórnia que guarda estoque em Nevada e tem representantes de vendas em Idaho pode precisar avaliar o nexo nos três estados.
Nexo físico x nexo econômico
O nexo físico vem de uma conexão tangível, como um funcionário, um escritório, estoque ou bens. O nexo econômico vem de ultrapassar o limite de vendas ou de transações de um estado.
Uma empresa pode ter nexo físico, nexo econômico, ambos ou nenhum em um estado. Ter nexo físico em um estado não elimina a necessidade de monitorar a atividade econômica em outros estados.
O que fazer se você tem nexo físico
- Liste todos os estados em que a empresa tem funcionários, escritórios, estoque, bens ou outra conexão física.
- Registre-se para obter uma licença de imposto sobre vendas em cada estado em que for exigido.
- Determine quais produtos e serviços são tributáveis lá.
- Configure a cobrança, comece a recolher o imposto e entregue as declarações no calendário definido.
- Se a empresa tem exposição fiscal histórica, avalie a divulgação voluntária ou outro caminho de resolução com um consultor tributário qualificado.
Complicações do trabalho remoto e do fulfillment
O trabalho remoto pode ampliar a presença física de uma empresa quando funcionários se mudam ou são contratados em novos estados. O fulfillment de terceiros pode ter o mesmo efeito quando o estoque fica em vários armazéns.
Revise as implicações de imposto sobre vendas ao contratar em um novo estado, trocar de provedor de fulfillment, abrir um escritório ou guardar bens da empresa fora do estado de origem.
A Kintsugi ajuda as empresas a acompanhar sua presença por nexo, monitorar obrigações, calcular o imposto e gerenciar fluxos de declaração à medida que as operações crescem.
