Les erreurs de taxe de vente peuvent entraîner des pénalités, des clients mécontents et du travail inutile. Une petite erreur de taux ou de déclaration peut vite prendre de l’ampleur lorsqu’une entreprise vend dans plusieurs territoires.
1. Négliger la taxe sur l’utilisation par le consommateur
La taxe sur l’utilisation par le consommateur peut s’appliquer lorsqu’une entreprise achète des articles imposables sans payer la bonne taxe de vente, y compris lors d’achats auprès de fournisseurs d’un autre État ou en ligne. Passez les factures en revue, signalez les achats non taxés et mettez en place un processus pour les déclarer.
2. Utiliser des certificats d’exonération manquants ou erronés
Les ventes sans taxe exigent des certificats d’exonération ou de revente valides. Des certificats expirés, incomplets ou mal classés peuvent rendre une entreprise responsable de la taxe non perçue lors d’une vérification. Recueillez, vérifiez et conservez les certificats, et surveillez leurs dates d’expiration.
3. Croire qu’une place de marché s’occupe de tout
Les places de marché peuvent percevoir et remettre la taxe en vertu des lois sur les facilitateurs de place de marché, mais la couverture varie selon l’État et la plateforme. Confirmez ce que chaque place de marché prend en charge, puis inscrivez-vous et produisez vos déclarations pour les obligations qui demeurent les vôtres.
4. Appliquer les mauvais taux ou les mauvaises limites
Les taux et les règles varient dans des milliers de territoires américains. Deux adresses ayant le même code postal peuvent relever de territoires fiscaux différents, et des produits comme les vêtements, les aliments et les biens numériques peuvent recevoir un traitement particulier. Utilisez un calcul au niveau de l’adresse et des règles d’assujettissement à jour plutôt que de vous fier aux codes postaux ou à des tableaux statiques. Vous pouvez consulter le taux combiné d’une adresse avec notre calculateur gratuit.
5. Produire les mauvais documents
Les États utilisent des formulaires, des échéances et des exigences de déclaration différents. Confirmez le bon formulaire pour chaque inscription, rapprochez la taxe perçue et les exonérations, et utilisez des rappels ou l’automatisation pour éviter les erreurs de déclaration.
6. Manquer les échéances de déclaration
Les calendriers de déclaration peuvent être mensuels, trimestriels ou annuels. Tenez un calendrier pour chaque État où vous avez une obligation, désignez un responsable et recourez à la production automatisée des déclarations lorsque c’est approprié. Des déclarations en retard peuvent entraîner des pénalités, des intérêts et des problèmes de permis.
7. Négliger l’évolution des lois sur le nexus
Les règles et les seuils de nexus changent à mesure que les États mettent leurs lois à jour. La décision South Dakota v. Wayfair a aussi poussé de nombreux États à revoir leurs exigences visant les vendeurs à distance. Surveillez en continu les ventes et les signaux physiques, et consultez les directives de l’État lorsque votre entreprise prend de l’expansion.
8. Mal classer les produits et les services
Les États n’imposent pas tous les produits ou services de la même façon. Un mauvais classement des vêtements, des produits d’épicerie, des biens numériques, du SaaS ou d’autres produits peut causer une perception insuffisante ou excessive, des remboursements, des pénalités ou des arriérés de taxes. Attribuez des codes de taxe par produit et par territoire, puis révisez les classements lorsque votre catalogue ou les règles changent.
Des outils pour réduire les erreurs de taxe de vente
L’automatisation de la taxe de vente peut mettre à jour les taux, appliquer les règles des territoires, surveiller le nexus, gérer les certificats d’exonération, suivre les échéances de déclaration et préparer les déclarations. Elle réduit le travail répétitif tout en conservant une trace des calculs et des déclarations.
Kintsugi aide les entreprises à automatiser ces processus afin qu’elles repèrent plus tôt leur exposition, corrigent les problèmes de façon proactive et restent conformes à mesure qu’elles grandissent.
