Le nexus physique est une présence ou un lien physique important qu’une entreprise a dans un État. C’est l’une des principales façons dont une entreprise peut créer une obligation en matière de taxe de vente, et il ne se limite pas à un magasin ou à un bureau.
Qu’est-ce qui peut créer un nexus physique?
Une entreprise peut avoir un nexus physique par l’intermédiaire :
- d’employés qui travaillent à distance dans l’État;
- de stocks entreposés dans un entrepôt ou un centre d’exécution tiers;
- de représentants des ventes ou d’entrepreneurs qui y exercent des activités;
- d’équipement, de serveurs ou d’autres biens de l’entreprise;
- de la participation à un salon professionnel, comme visiteur ou comme exposant;
- d’ententes de livraison directe, selon les règles de l’État.
Les détails varient selon l’État. Un bref voyage d’affaires ne crée pas nécessairement le même lien qu’une présence régulière et continue, et les exceptions pour les événements temporaires varient d’une administration à l’autre.
Pourquoi le nexus physique est important
Le nexus physique peut obliger une entreprise à s’inscrire pour obtenir un permis de taxe de vente, à percevoir la taxe auprès de ses clients et à produire des déclarations. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des vérifications, des arriérés de taxe, des pénalités et des intérêts.
Le nexus physique existait avant la décision South Dakota v. Wayfair de 2018, à l’époque où la présence physique était la norme principale pour la perception à distance. Le nexus économique a élargi le cadre pour inclure des seuils de volume de ventes, mais il n’a pas remplacé le nexus physique.
Quelle présence est suffisante?
La réponse dépend de l’État, mais les entreprises ne devraient pas présumer qu’une grande installation est nécessaire. Un seul employé en télétravail, des stocks dans un centre d’exécution ou une activité récurrente dans l’État peuvent suffire.
Certains États prévoient des exceptions limitées pour les salons professionnels ou les événements temporaires. Ces exceptions ne sont pas uniformes; confirmez donc les règles avant de vous y fier.
Pour évaluer votre empreinte, posez-vous les questions suivantes pour chaque État :
- Avez-vous un magasin, un bureau, un entrepôt ou une autre exploitation dans l’État?
- Des stocks sont-ils détenus dans un centre d’exécution de l’État?
- Des employés ou des entrepreneurs y travaillent-ils, y compris à distance?
- Des représentants des ventes y exercent-ils régulièrement des activités?
Par exemple, une entreprise de commerce électronique établie en Californie qui entrepose des stocks au Nevada et qui emploie des représentants des ventes en Idaho pourrait devoir évaluer son nexus dans les trois États.
Nexus physique et nexus économique
Le nexus physique découle d’un lien tangible comme un employé, un bureau, des stocks ou des biens. Le nexus économique découle du dépassement du seuil de ventes ou de transactions d’un État.
Une entreprise peut avoir un nexus physique, un nexus économique, les deux ou aucun dans un État. Le nexus physique dans un État n’élimine pas la nécessité de surveiller l’activité économique dans les autres États.
Que faire si vous avez un nexus physique
- Dressez la liste de chaque État où l’entreprise a des employés, des bureaux, des stocks, des biens ou un autre lien physique.
- Inscrivez-vous pour obtenir un permis de taxe de vente dans chaque État où c’est exigé.
- Déterminez quels produits et services y sont taxables.
- Configurez la perception, commencez à remettre la taxe et produisez les déclarations selon le calendrier attribué.
- Si l’entreprise a une exposition historique, évaluez la divulgation volontaire ou une autre voie de règlement avec un conseiller fiscal qualifié.
Complications liées au télétravail et à l’exécution des commandes
Le télétravail peut élargir l’empreinte physique d’une entreprise lorsque des employés déménagent ou sont embauchés dans de nouveaux États. L’exécution des commandes par un tiers peut avoir le même effet lorsque des stocks sont entreposés dans plusieurs entrepôts.
Examinez les conséquences sur la taxe de vente lorsque vous embauchez dans un nouvel État, changez de fournisseur d’exécution, ouvrez un bureau ou entreposez des biens de l’entreprise à l’extérieur de l’État d’origine.
Kintsugi aide les entreprises à suivre leur empreinte de nexus, à surveiller leurs obligations, à calculer la taxe et à gérer leurs processus de déclaration à mesure que leurs activités prennent de l’ampleur.
