La conformité est plus complexe que la plupart des fondateurs ne le pensent. Voici comment garder une longueur d’avance.
La santé et le bien-être comptent parmi les catégories qui croissent le plus rapidement dans le commerce de consommation. Les marques de soins de la peau, de suppléments et de beauté propre rejoignent rapidement de nouveaux publics, étendent leur présence dans d’autres États et font évoluer leur modèle DTC (vente directe au consommateur) plus vite que jamais.
Cette croissance est emballante. C’est aussi précisément le moment où la conformité en matière de taxe de vente devient souvent un sérieux problème.
La taxabilité des produits est vraiment compliquée ici
La plupart des produits de consommation physiques sont taxables, mais le secteur de la santé et du bien-être est plein d’exceptions qui varient d’un État à l’autre. Certains suppléments peuvent être traités différemment des cosmétiques. Les produits de soins de la peau peuvent être taxables dans un État et exemptés dans un autre selon la façon dont ils sont classés. Les aliments et boissons fonctionnels ont leurs propres règles.
Une erreur de classement signifie que vous percevez trop peu de taxe (et devez couvrir la différence) ou trop de taxe (ce qui crée ses propres maux de tête). La bonne plateforme de conformité associe automatiquement les produits à leur taxabilité et se met à jour lorsque les règles changent.
La croissance déclenche le nexus plus vite que prévu
La plupart des États appliquent un seuil de chiffre d’affaires de 100 000 $ US pour le nexus économique. Pour les marques DTC qui croissent de façon virale, une bonne mention dans la presse ou une solide période des Fêtes peut vous faire dépasser le seuil dans plusieurs nouveaux États presque du jour au lendemain. Si vous ne surveillez pas les seuils en temps réel, vous l’apprendrez à la dure.
EVOLVh, une marque pionnière de soins capillaires propres, a vécu exactement cela. À mesure qu’elle s’étendait d’un État à l’autre, la complexité augmentait plus vite qu’elle ne pouvait la gérer manuellement. Des avis fiscaux ont commencé à arriver. Les pénalités de retard se sont accumulées. « Avec le temps, c’est devenu très chronophage, très lourd et tout simplement un énorme casse-tête », a déclaré Boris Oak, Founder et CEO d’EVOLVh.
EN SAVOIR PLUS : Seuil de nexus de la taxe de vente par État
L’approche manuelle ne se met pas à l’échelle
De nombreux fondateurs du secteur de la santé et du bien-être commencent par gérer la taxe de vente manuellement ou par s’en remettre à un teneur de livres. Ça fonctionne jusqu’au jour où ça ne fonctionne plus.
Symbiome, une marque de soins de la peau fondée sur la science, avait déjà quitté les processus manuels pour Avalara avant de découvrir Kintsugi. Le problème : son comptable et son teneur de livres devaient quand même rester activement impliqués, gérer les inscriptions et répondre aux appels des agences des États. « Je suivais moi-même le nexus et je passais du temps à des tâches comme attendre en ligne au bureau du Secretary of State », a dit Adam Klausner, President et COO de Symbiome. Ce n’est pas de l’automatisation. C’est du travail manuel externalisé.
Aujourd’hui, Adam consacre moins de 30 minutes par mois à la taxe de vente. « Tout se déroule en douceur en arrière-plan », a-t-il dit.
Quand on prend du retard, il est difficile de se remettre à jour
Découvrir qu’on est en situation de non-conformité depuis des mois (voire des années!) est la situation de taxe de vente la plus stressante pour un fondateur. Dans certains cas, on peut recourir aux ententes de divulgation volontaire (VDA) précisément pour cette raison : elles permettent aux entreprises de se manifester de façon proactive et d’obtenir souvent des pénalités réduites ou des périodes de remontée limitées en retour.
Mais pour se remettre à jour, il faut un véritable soutien, pas seulement un logiciel. Lorsqu’EVOLVh s’est tournée vers Kintsugi, l’équipe a dû remonter le fil de données désordonnées provenant de plusieurs systèmes pour la rendre entièrement conforme avant que l’automatisation prenne le relais. « Ce qui m’a vraiment impressionné, c’est la persévérance de notre équipe Kintsugi », a dit Boris. « Elle a vraiment tout mis en œuvre pour y arriver. »
À quoi ressemble une bonne conformité
Les fondateurs de ce secteur ont déjà assez de choses à gérer. La taxe de vente ne devrait pas être un fardeau récurrent pour leur temps ni pour la capacité de leur équipe des finances. Une configuration de conformité efficace pour une marque de santé et de bien-être en croissance comprend une surveillance automatisée du nexus dans les 50 États, une taxabilité des produits correctement associée à votre catalogue précis, des déclarations produites automatiquement selon l’échéancier, et un soutien humain réel lorsqu’une situation inhabituelle se présente.
C’est maintenant qu’il faut prendre les devants
Les marques qui prennent les devants dès maintenant sont celles qui n’auront pas à faire face à un règlement de comptes plus tard, quand les arriérés de taxes et les avis des États deviendront une distraction au pire moment.
La bonne plateforme rend la conformité invisible : précise, automatique et discrète en arrière-plan, pendant que votre équipe se concentre sur la croissance.
Prêt à voir où en est votre marque? Commencez par une étude de nexus gratuite.
