Pourquoi les vérifications des États et des administrations locales augmentent
Ce n’est un secret pour personne : les États comptent beaucoup sur la taxe de vente comme source de revenus stable. La taxe de vente n’a pas toujours été appliquée strictement, mais ces dernières années, nous observons une hausse des vérifications de la taxe de vente par les États et un renforcement de l’application par les autorités fiscales locales.
Nous expliquons pourquoi les vérifications des États et des administrations locales sont en hausse et ce que vous pouvez faire pour être conforme et à jour (sans avoir à saisir une tonne de données à la main).
Le climat actuel de vérification chez les autorités fiscales des États et des administrations locales
La hausse des vérifications fiscales des États et des administrations locales tient à quelques facteurs clés :
Le financement fédéral de l’époque de la pandémie est arrivé à échéance, laissant plusieurs États avec des déficits budgétaires et une volatilité économique accrue. Dans ce contexte, les revenus de la taxe de vente deviennent plus essentiels que jamais.
Les habitudes de consommation ont changé, ce qui rend les revenus moins prévisibles et complique la tâche des États qui doivent prévoir et engager des fonds pour des initiatives clés.
L’inflation a fait grimper les coûts de fonctionnement des États et les force à se tourner vers une source de revenus jusque-là fiable.
Le recours croissant à l’analyse de données aide les États à repérer le non-respect, total ou partiel, des règles de la taxe de vente, et leur permet de lancer des vérifications avec moins de travail préalable. Dans certains cas, les États utilisent des outils qui offrent un partage automatisé de données entre États, ainsi que des données de places de marché tierces provenant de processeurs de paiement et de systèmes de point de vente.
Les États sont stratégiques dans leurs vérifications et ciblent les entreprises à forte croissance, comme les SaaS, le commerce électronique, les services par abonnement et les biens numériques. Il est donc essentiel que les entreprises de ces secteurs soient conformes, à jour et conscientes de leur dette fiscale en tout temps.
Pourquoi les entreprises en croissance sont plus exposées
Les entreprises à croissance rapide présentent quelques caractéristiques qui en font des cibles de choix pour les vérifications fiscales des États.
Expansion rapide des marchés = expansion rapide du nexus
Ventes numériques et dans plusieurs États = plusieurs obligations de déclaration
Limites des processus et des systèmes dans les entreprises en croissance
Les entreprises à forte croissance font pratiquement un speedrun vers le nexus, le seuil qui déclenche votre obligation fiscale dans une région donnée. Parmi les événements qui peuvent créer un nexus, on compte l’embauche rapide, l’ajout d’employés à distance, de travailleurs autonomes ou de stocks entreposés, et l’expansion vers de nouvelles places de marché.
De nombreuses entreprises investissent massivement dans les opérations pour faire croître leurs revenus, sans bâtir une équipe de conformité solide. Quand une grosse vente se conclut sur une nouvelle place de marché, la conformité doit se démener pour inscrire l’entreprise dans de nouveaux États, mettre à jour les codes de taxabilité et suivre le nexus dans une nouvelle zone. Des équipes de conformité en sous-effectif ne peuvent pas suivre de façon fiable le nexus mondial à la main, et avec des systèmes disparates, des rapports manuels et aucune politique fiscale centralisée, le risque d’exposition fiscale augmente à chaque dollar de revenus.
La Californie et le Texas font partie de plusieurs États qui adoptent une approche musclée face au non-respect de la taxe de vente; le Texas, dans bien des cas, réclame les arriérés de taxes et les intérêts avant même la fin des vérifications.
Les déclencheurs de vérification les plus courants
Que votre équipe de conformité effectue le suivi, les rapports et les déclarations à la main ou qu’elle recourt à un partenaire de conformité à la taxe de vente propulsé par l’IA comme Kintsugi, il est essentiel d’éviter les déclencheurs de vérification.
Nous ne voulons pas que vous soyez vérifié, mais surtout, nous voulons que vous soyez à jour et conforme si vous l’êtes.
Problèmes liés au nexus
Franchissement non remarqué de seuils de nexus financier
Nexus physique créé par des employés, des stocks et le dropshipping
Déclarations non produites ou incomplètes
Lacunes dans l’historique de déclaration révélées par le recoupement de données
Défaut de s’inscrire dans de nouveaux États après l’expansion
Erreur de calcul sur des produits ou des services
Taxation erronée de biens en raison d’une mauvaise catégorisation des produits, surtout pour les produits numériques
Perception insuffisante en raison de codes de taxe erronés
Plaintes de clients
Demandes de remboursement, erreurs de certificats d’exemption et plus encore
États qui enquêtent sur des écarts de prix ou de perception
Écarts dans les rapports des places de marché ou des fournisseurs
États qui comparent les ventes déclarées par la place de marché à celles déclarées par le vendeur
Signalements d’incohérences communiqués par des plateformes tierces
Comment les entreprises en croissance peuvent devancer les vérifications de taxe de vente des États
Pour devancer les vérifications de taxe de vente des États, il ne suffit pas de suivre le nexus et de rester conforme. Pour beaucoup d’entreprises, une vérification est moins une question de savoir si elle aura lieu que de savoir quand; la préparation et une documentation solide sont donc tout aussi cruciales que la conformité continue.
Un partenaire comme Kintsugi ne se contente pas de surveiller le nexus, de réduire l’exposition fiscale et de s’assurer que vos déclarations sont exactes grâce à une IA avec intervention humaine : il facilite aussi la préparation des dossiers en cas de vérification d’un État, pour une expérience plus fluide.
Les vérifications n’ont vraiment pas à être un casse-tête, tant que vous êtes préparé.
Effectuez un examen régulier du nexus. Surveillez régulièrement les seuils de nexus, suivez de près les employés à distance et les travailleurs autonomes, et gardez un œil sur les entrepôts.
Mettez en place un système de détermination de la taxe. Les moteurs de taxes automatisés qui s’intègrent à vos systèmes de facturation et de PGI vous aident à garder vos codes de taxabilité à jour, avec un détail au niveau de la transaction prêt pour la vérification.
Renforcez la déclaration et la documentation de la taxe de vente. Tenez un calendrier de déclaration régulier pour tous les États, centralisez vos certificats d’exemption et assurez-vous que vos rapports concordent d’une place de marché à l’autre.
Préparez-vous à une vérification avant qu’elle ne survienne
Plus important encore, les entreprises en croissance doivent se préparer aux vérifications avant qu’elles n’arrivent. Des dossiers numériques impeccables, des protocoles internes de réponse et un partenaire de conformité à la taxe de vente de confiance comme Kintsugi peuvent vous aider.
Les vérifications de la taxe de vente continueront probablement d’augmenter, ce qui touche de façon disproportionnée les entreprises numériques qui se développent d’un État à l’autre; toutefois, une conformité proactive peut vous protéger du pire d’une vérification et agir comme un levier de croissance plutôt que comme un coût.
Le meilleur moment pour s’associer à un partenaire de conformité à la taxe de vente, c’était à la fondation de votre entreprise. Le deuxième meilleur moment, c’est avant d’être vérifié.
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