La façon de vérifier un numéro d’identification fiscale dépend du numéro en cause et de la personne à qui il appartient. L’IRS n’offre pas de recherche publique de l’EIN d’une autre entreprise, mais la plupart des États vous permettent de vérifier un permis de taxe de vente, certains vous laissent vérifier un certificat de revente, et l’UE et le Royaume-Uni exploitent des services officiels pour les numéros de TVA.
Cet article est de l’information à but éducatif, non un conseil fiscal. Les outils de vérification, les règles d’admissibilité et les attentes en matière de tenue de dossiers diffèrent selon l’organisme et l’État; confirmez donc le processus à jour auprès de l’organisme avant de vous y fier.
Quel numéro d’identification fiscale vérifiez-vous?
Les entreprises possèdent plusieurs identifiants, et chacun se vérifie à un endroit différent.
| Identifiant | Qui peut le vérifier | Où |
|---|---|---|
| Votre propre EIN | Vous | Relevé de l’IRS, avis ou lettre 147C |
| L’EIN d’une autre entreprise | Seulement les payeurs qui produisent des déclarations de renseignements | IRS TIN Matching, ou un formulaire W-9 signé |
| Permis de taxe de vente d’un État | Tout le monde, là où l’État offre une recherche | Le ministère du Revenu de l’État |
| Numéro de certificat de revente ou d’exemption | Les vendeurs, là où l’État offre une recherche | Le ministère du Revenu de l’État |
| Numéro de TVA | Tout le monde | VIES pour l’UE, HMRC pour le Royaume-Uni |
Un EIN n’est pas un permis de taxe de vente, et ni l’un ni l’autre n’est un numéro de TVA. Une concordance sur l’un ne dit rien des autres.
Peut-on chercher l’EIN d’une autre personne?
Non, pas par l’entremise de l’IRS. La page de l’IRS sur les EIN explique comment vérifier votre propre numéro et ne décrit aucun moyen public de chercher l’EIN d’une autre entreprise.
Si un fournisseur ou un client vous donne un EIN, la façon habituelle de procéder consiste à obtenir un formulaire W-9 rempli et à le conserver au dossier. Si vous produisez des déclarations de renseignements, comme les formulaires 1099, le programme IRS TIN Matching compare les noms aux numéros d’identification des contribuables (voir plus bas).
Comment vérifier votre propre EIN?
L’IRS indique trois façons de confirmer un EIN que vous possédez déjà :
- Demandez un relevé d’entité (entity transcript) au moyen du service de relevés d’impôt des entreprises de l’IRS.
- Téléchargez un CP575 numérique, l’avis de vérification de l’EIN (EIN Verification Notice), à partir de votre compte fiscal d’entreprise (Business Tax Account) si vous y êtes admissible.
- Appelez la ligne de l’IRS pour les entreprises et les impôts spécialisés au 800-829-4933 et demandez la lettre 147C, qui confirme un EIN attribué antérieurement.
Ces moyens vous confirment votre numéro à vous. Ils ne permettent pas de confirmer un numéro à un client sans votre intervention, et un fournisseur qui demande une preuve de votre EIN acceptera habituellement une lettre 147C ou un W-9 signé.
Qu’est-ce que le programme IRS TIN Matching?
TIN Matching est un outil gratuit des services électroniques de l’IRS (e-Services) qui vérifie une combinaison nom et numéro d’identification du contribuable avant qu’une déclaration de renseignements soit produite. Selon l’IRS, il est réservé aux payeurs et à leurs mandataires autorisés qui soumettent des déclarations de renseignements, et un payeur doit figurer dans le fichier des comptes de payeurs de l’IRS (Payer Account File). Les payeurs y sont ajoutés s’ils ont produit des formulaires 1099 au cours des deux dernières années.
Il est donc utile pour une entreprise qui paie des travailleurs autonomes et produit des 1099. Ce n’est pas un outil à usage général pour vérifier le numéro fiscal d’un client.
Comment vérifier un permis de taxe de vente?
Les permis de taxe de vente sont gérés par chaque État; la recherche se trouve donc sur le site Web de l’État, et ce qu’elle renvoie varie. Voici les outils décrits par les organismes, pour neuf des plus grands États :
| État | Ce que vous pouvez vérifier | Source |
|---|---|---|
| Californie | Un permis de vendeur (seller’s permit), entre autres comptes de la CDTFA, au moyen de la page Web de vérification en ligne | CDTFA |
| Texas | Si un permis de taxe de vente et d’utilisation est actif ou inactif, par numéro de contribuable, EIN, nom, ville ou code ZIP. Les résultats sont limités à 200 contribuables | Comptroller |
| Floride | Les certificats de revente et d’exemption, en ligne, par téléphone au 877-357-3725 ou dans l’application FL Tax-Verify pour les marchands inscrits | Department of Revenue |
| Washington | L’état d’un permis de revendeur (reseller permit) dans le Business Lookup par numéro de permis ou nom de l’entreprise, ainsi qu’un service gratuit pour soumettre un fichier de permis de clients | Department of Revenue |
| Illinois | Si une entreprise est inscrite, et comment, au moyen de « Verify a Registered Business » dans MyTax Illinois. Le vendeur doit vérifier que le numéro de revendeur d’un acheteur est valide et actif | Department of Revenue |
| Pennsylvanie | Un ensemble de données ouvert des licences de taxe de vente actives et des certificats d’exemption et de grossiste, mis à jour chaque mois | data.pa.gov |
| Géorgie | Les numéros de taxe de vente de la Géorgie dans le Georgia Tax Center. L’outil ne vérifie pas les numéros d’identification fiscale de l’État, les EIN, les numéros d’autres États ni les numéros d’assurance sociale (Social Security) | Department of Revenue |
| Caroline du Nord | Les registres des numéros de compte actifs de taxe de vente et d’utilisation, ainsi que des numéros de permis de paiement direct et de certificats d’exemption | Department of Revenue |
New York et le New Jersey ne décrivent pas d’outil de vérification public dans les pages des ministères que nous avons examinées. Dans ces États, demandez au ministère comment confirmer un numéro et fiez-vous à un certificat complet conservé au dossier.
Les outils changent; confirmez donc que la page fonctionne toujours avant de bâtir un processus autour d’elle. Si vous ne trouvez pas de recherche pour un autre État, cherchez sur le site du ministère du Revenu une page de recherche de contribuables ou de vérification de certificats, ou posez la question directement à l’organisme.
Comment vérifier le certificat de revente ou d’exemption d’un client?
Un certificat de revente permet à un acheteur d’acheter sans payer de taxe de vente; c’est donc le vendeur qui doit pouvoir justifier la vente si elle est remise en question. Une routine pratique :
- Obtenez un certificat complet avant de conclure la vente exempte de taxe. Les champs manquants sont une raison courante de rejet ultérieur d’un certificat.
- Vérifiez le numéro de permis ou d’identification de l’acheteur au moyen de la recherche de l’État, là où il y en a une.
- Conservez le certificat et une preuve de la vérification, avec la date.
- Surveillez l’expiration. Certains États exigent que les certificats soient renouvelés ou actualisés, et la règle n’est pas la même partout.
La durée de validité d’un certificat et ce qui constitue une acceptation de bonne foi sont fixées par chaque État. Consultez les guides de notre bibliothèque de certificats de revente pour les formulaires et les exigences de chaque État.
Comment vérifier un numéro de TVA?
Les numéros de TVA sont attribués par chaque pays; chaque pays ou région a donc sa propre vérification.
- Numéros de l’UE. Utilisez VIES, le service de validation de la Commission européenne. Notre vérificateur de numéro de TVA gratuit cherche les numéros de l’UE dans VIES pour vous.
- Numéros du Royaume-Uni. HMRC exploite le service officiel de vérification d’un numéro de TVA britannique, et notre vérificateur y renvoie les numéros britanniques.
- Partout ailleurs. Utilisez l’autorité fiscale du pays qui a attribué le numéro.
Un résultat valide confirme que le numéro est enregistré. Il ne confirme ni le nom ni l’adresse de l’acheteur, et il ne détermine pas la façon dont une transaction est taxée. Pour les formats de numéros par pays, voir Qu’est-ce qu’un numéro de TVA?. Si vous êtes une entreprise américaine et vous demandez si vous en avez besoin d’un, voir Les entreprises américaines ont-elles un numéro de TVA?.
Que faire si un numéro d’identification fiscale ne se vérifie pas?
Un échec de vérification ne signale pas toujours une fraude. Voici des causes courantes :
- Une faute de frappe ou deux chiffres inversés.
- Une inscription récente qui n’est pas encore dans le système de l’organisme.
- Un permis qui a été fermé, suspendu ou qui est arrivé à échéance.
- Une différence entre la dénomination sociale et le nom commercial.
- Un numéro qui appartient à un autre type de compte, comme un EIN saisi là où l’on attend un numéro de permis de taxe de vente.
Demandez au client un numéro ou un certificat corrigé plutôt que de deviner. Si la vente est urgente, percevez la taxe jusqu’à ce que le certificat soit confirmé, puis remboursez-la une fois qu’un certificat valide est au dossier, si votre État le permet.
Que devriez-vous conserver au dossier?
Conservez les preuves qui montrent ce que vous avez vérifié et à quel moment :
- Le certificat, le formulaire W-9 ou le numéro fourni, tel que reçu.
- Une capture d’écran ou un résultat enregistré de la recherche, avec la date.
- La facture ou la commande à laquelle il se rapporte.
- Toute correspondance de suivi au sujet d’un numéro qui ne concordait pas.
Un logiciel qui gère les certificats d’exemption, comme Kintsugi, peut conserver ces documents et demander aux clients les certificats manquants, ce qui est plus simple que de les suivre dans un chiffrier une fois que le nombre de clients augmente.
Foire aux questions
Existe-t-il une recherche d’EIN gratuite?
Pas de la part de l’IRS pour les autres entreprises. L’IRS explique comment vérifier votre propre EIN, et TIN Matching est réservé aux payeurs qui produisent des déclarations de renseignements. Pour confirmer le numéro d’un fournisseur, demandez un formulaire W-9 signé.
Comment confirmer mon propre EIN?
Demandez un relevé d’entité, téléchargez un CP575 à partir de votre compte fiscal d’entreprise si vous y êtes admissible, ou appelez la ligne de l’IRS pour les entreprises et les impôts spécialisés au 800-829-4933 et demandez la lettre 147C.
Puis-je vérifier le numéro de taxe de vente d’un client?
Dans de nombreux États, oui. La Californie, le Texas et la Floride publient tous des outils de vérification des permis ou des certificats, et d’autres États ont les leurs. Là où un État n’a pas de recherche, fiez-vous à un certificat complet et conservez-le au dossier.
Un EIN est-il la même chose qu’un numéro de taxe de vente?
Non. Un EIN identifie une entreprise aux fins de l’impôt fédéral. Un permis ou un numéro de taxe de vente est délivré par un État et autorise une entreprise à y percevoir la taxe de vente.
Vérifier un numéro me protège-t-il lors d’une vérification?
Cela vous aide à documenter que vous avez vérifié, ce qui constitue une preuve utile si un État remet en question une vente exempte de taxe. Que cela suffise ou non dépend des règles de l’État sur l’acceptation de bonne foi des certificats; suivez donc les directives de l’État.
