Die Einhaltung der Sales-Tax-Vorschriften ist ein Risiko, das meist unter dem Radar bleibt. Viele CPAs und Buchhaltungsfachleute kennen das Risiko, das mit der Sales-Tax-Compliance verbunden ist, doch es mit Mandanten anzusprechen, fällt schwer. Ohne einen konkreten Ausgangspunkt findet das Gespräch oft gar nicht statt.
Eine Nexus-Studie ändert diese Dynamik. Sie gibt Ihrer Kanzlei ein Werkzeug statt eines Verkaufsgesprächs und verwandelt das Gespräch von „Hier ist etwas, das Sie vielleicht kaufen möchten“ in „Hier ist etwas, das Sie wissen müssen“.
Warum das Steuerrisiko real ist
Die Entscheidung South Dakota v. Wayfair aus dem Jahr 2018 hat festgelegt, dass Unternehmen allein aufgrund von Umsatz oder Transaktionsvolumen Sales-Tax-Pflichten auslösen können, ohne physisch in einem Bundesstaat präsent zu sein. Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus gelten inzwischen in nahezu jedem Bundesstaat, und viele davon seit 2019 oder 2020.
Trotzdem hat ein erheblicher Teil der kleinen und mittelgroßen Unternehmen noch keine formale Analyse durchgeführt. Sie erheben die Steuer möglicherweise in manchen Bundesstaaten und in anderen nicht. Sie haben Schwellenwerte womöglich überschritten, ohne es zu merken. Vielleicht haben sie sich vor Jahren irgendwo registriert und seitdem nicht mehr geprüft, ob diese Registrierung noch stimmt oder ob inzwischen neue Pflichten entstanden sind.
Für Kanzleien ist das Risiko und Chance zugleich. Mandanten mit unbehandelten Sales-Tax-Risiken drohen Steuernachforderungen, Strafen und genauere Prüfungen. Kanzleien, die diese Risiken aufdecken, bevor sie zum Problem werden, leisten genau die Arbeit, die Mandanten am meisten schätzen.
Was eine Nexus-Studie tatsächlich leistet
Eine Nexus-Studie ist eine strukturierte Analyse, in welchen Bundesstaaten ein Unternehmen Sales-Tax-Pflichten hat. Grundlage sind seine Transaktionshistorie, der Umsatz je Bundesstaat, die physische Präsenz und die geltenden Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in jedem Steuergebiet.
Sie zeigt konkret, in welchen Bundesstaaten ein Mandant Steuerrisiken hat, wie groß diese sind und welche Schritte nötig wären, um die Vorgaben zu erfüllen. Diese Genauigkeit macht aus einem vagen Gespräch über „Sales-Tax-Risiken“ ein klares Beratungsmandat mit definiertem Umfang und echtem Nutzen.
Für Mandanten wirkt es meist klärender, die Daten zu sehen, als es ein allgemeines Gespräch je könnte. Risiken, die bisher unsichtbar waren, werden sichtbar. Aus der Frage „Sollten wir uns darüber Sorgen machen?“ wird „Was tun wir dagegen?“.
Welche Mandanten Sie zuerst ansprechen sollten
Nicht jeder Mandant trägt dasselbe Risiko. Kanzleien sollten zuerst Mandanten ansprechen, auf die eines oder mehrere dieser Profile zutreffen:
▶️ Ecommerce- oder Direct-to-Consumer-Marken mit Verkäufen in mehreren Bundesstaaten, insbesondere über Shopify, Amazon oder andere Plattformen mit hohem Transaktionsvolumen in vielen Bundesstaaten. Diese Unternehmen überschreiten Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus oft schnell und haben nicht immer Systeme, die das bemerken.
▶️ SaaS- oder Abo-Unternehmen, die Kunden im ganzen Land abrechnen. Die Steuerpflicht für SaaS unterscheidet sich stark von Bundesstaat zu Bundesstaat, und viele Gründer in dieser Kategorie gehen davon aus, dass Software nicht steuerpflichtig ist. Diese Annahme stimmt in immer mehr Steuergebieten nicht.
▶️ Unternehmen in Branchen mit komplexer Steuerpflicht von Produkten, darunter Fertigung, Bau, Lebensmittel und Getränke sowie Produkte mit Bezug zum Gesundheitswesen. Diese Mandanten reichen möglicherweise in den richtigen Bundesstaaten ein, wenden aber falsche Steuersätze oder Befreiungen an.
▶️ Unternehmen, die in den vergangenen Jahren schnell gewachsen sind, Mitarbeitende im Homeoffice eingestellt oder ihre Fulfillment-Standorte erweitert haben. Wachstumsschritte schaffen häufig neue Nexus-Pflichten, die unbemerkt bleiben, bis ein Behördenschreiben eintrifft.
So positionieren Sie das Gespräch
Die Rahmung ist entscheidend. Eine Nexus-Studie funktioniert am besten, wenn sie als Leistung eingeführt wird, die die Kanzlei von sich aus anbietet, und nicht als Produkt, das die Kanzlei verkaufen will.
Schon ein einfacher Satz wie „Wir möchten sicherstellen, dass Sie keine versteckten Sales-Tax-Risiken mit sich tragen, bevor sie zum Problem werden“ öffnet die Tür. Mandanten schätzen in der Regel die Initiative, und die meisten sind neugierig genug auf ihr eigenes Risikoprofil, um sich darauf einzulassen.
Liegen die Ergebnisse vor, ergibt sich der weitere Beratungsweg meist von selbst. Mandanten ohne wesentliche Risiken erhalten Bestätigung und Sicherheit. Mandanten mit erheblichen Risiken brauchen Unterstützung bei Registrierung, nachträglichen Einreichungen, freiwilliger Offenlegung und laufender Überwachung. Hier beginnt eine dauerhafte Beratung.
Was Kanzleien mit den Ergebnissen tun können
Die häufigsten Ergebnisse nach einer Nexus-Studie lassen sich in wenige Kategorien einteilen.
Manche Mandanten sind weitgehend konform und brauchen mit wachsendem Geschäft vor allem bessere Systeme zur laufenden Überwachung. Andere haben Steuerrisiken in Bundesstaaten, in denen sie nicht registriert sind und keine Steuer erhoben haben. Wieder andere haben zwar eingereicht, aber mit Fehlern.
In jedem Fall macht die Nexus-Studie den Weg sichtbar. Ohne sie bleibt das Gespräch theoretisch.
Ein niedrigschwelliger Einstieg
Kintsugi bietet über sein Partnerprogramm eine kostenlose Nexus-Studie an. Kanzleien können sie für einen Mandanten kostenlos durchführen, Kintsugi übernimmt die Analyse. Die Ergebnisse geben der Kanzlei und dem Mandanten ein klares Bild davon, wo Steuerrisiken bestehen und was nötig wäre, sie zu beheben.
Für Kanzleien, die eine Sales-Tax-Beratung aufbauen oder einfach die Beziehung zu wachsenden Mandanten vertiefen möchten, ist das ein praktischer Anfang. Das Gespräch muss nicht kompliziert sein. Es muss nur stattfinden.
Erfahren Sie mehr über das Partnerprogramm von Kintsugi und darüber, wie Sie eine kostenlose Nexus-Studie für Ihre Mandanten durchführen.
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