Die Use Tax ist eine einzelstaatliche Steuer auf steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen, die in einem Bundesstaat genutzt, gelagert oder verbraucht werden, obwohl beim Kauf keine Sales Tax erhoben wurde. Sie ergänzt die Sales Tax, wird in der Regel mit demselben Satz erhoben und stellt sicher, dass der Kauf bei einem Verkäufer, der keine Steuer berechnet hat, nicht steuerfrei bleibt.
Jeder US-Bundesstaat mit einer landesweiten Sales Tax erhebt auch eine Use Tax. Unternehmen und Privatpersonen schulden sie, und bei Unternehmen ist nicht gezahlte Use Tax ein häufiges Ergebnis von Sales-Tax-Prüfungen. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuerberatung. Regeln und Sätze unterscheiden sich je nach Bundesstaat, bitte bestätigen Sie die Einzelheiten beim Department of Revenue des jeweiligen Staates.
Wie funktioniert die Use Tax?
Die Texas Comptroller beschreibt die Use Tax als „ergänzend zur Sales Tax“, erhoben auf „die Lagerung, Nutzung oder sonstige Verwendung von beweglichem Sachvermögen oder einer steuerpflichtigen Dienstleistung in Texas“. Andere Staaten verwenden ähnliche Formulierungen. In der Praxis gilt:
- Wenn der Verkäufer die korrekte Sales Tax berechnet, schuldet der Käufer nichts weiter.
- Wenn der Verkäufer keine Steuer berechnet oder weniger, als der Staat des Käufers verlangt, schuldet der Käufer die Use Tax auf die Differenz.
- Der Satz entspricht in der Regel dem kombinierten Satz aus staatlicher und kommunaler Steuer, der als Sales Tax angefallen wäre. In Washington richtet sich der Satz zum Beispiel nach dem Ort, „an dem der Verbraucher (Käufer) die Gegenstände zum ersten Mal nutzt“.
Da Sales Tax und Use Tax denselben Satz haben, zahlt der Käufer in beiden Fällen insgesamt denselben Betrag. Die Use Tax ändert nur, wer die Steuer meldet. Mit dem Rechner können Sie den kombinierten Satz für eine Adresse nachschlagen.
Verbraucher-Use-Tax vs. Verkäufer-Use-Tax
Der Begriff „Use Tax“ beschreibt zwei verschiedene Pflichten, die man auseinanderhalten sollte.
| Verbraucher-Use-Tax | Verkäufer-Use-Tax | |
|---|---|---|
| Wer zahlt an den Staat | Der Käufer | Der Verkäufer, der sie vom Käufer einzieht |
| Wann sie anfällt | Der Verkäufer hat auf einen steuerpflichtigen Kauf keine Steuer erhoben | Ein im Staat registrierter Verkäufer erhebt Use Tax statt Sales Tax, häufig bei Fernverkäufen oder Verkäufen aus anderen Staaten |
| Wo sie gemeldet wird | In der Sales-and-Use-Tax-Erklärung des Käufers, in einer separaten Verbraucher-Use-Tax-Erklärung oder in einigen Staaten in der Einkommensteuererklärung | In der Sales-and-Use-Tax-Erklärung des Verkäufers |
| Beispiel | Ein Unternehmen kauft Ausrüstung bei einem Anbieter aus einem anderen Staat, der keine Steuer berechnet | Ein Fernverkäufer, der die texanische Schwelle von 500.000 $ überschreitet, erhebt von seinen Kunden die staatliche und kommunale Use Tax von Texas |
Verbraucher-Use-Tax meint, was die meisten unter Use Tax verstehen: Der Käufer berechnet selbst die Steuer, die der Verkäufer nicht erhoben hat.
Verkäufer-Use-Tax ist die Bezeichnung, die einige Staaten für die Steuer verwenden, die ein Fernverkäufer erhebt. Die Texas Comptroller weist Fernverkäufer, die den Safe Harbor von 500.000 $ überschreiten, zum Beispiel an, „staatliche und kommunale Use Tax auf Verkäufe an Kunden in Texas zu erheben und abzuführen“. Für den Kunden sieht sie auf der Rechnung aus wie eine Sales Tax, und sobald sie erhoben wurde, schuldet er nichts weiter.
Beispiele für die Use Tax
Die Use Tax entsteht meist in vier Situationen.
1. Kauf bei einem Anbieter, der keine Steuer erhebt
Ein Unternehmen kauft Software, Ausrüstung oder Material bei einem Anbieter aus einem anderen Staat, der im Staat des Unternehmens nicht registriert ist, etwa weil er unter der Schwelle für den Economic Nexus des Staates liegt. Auf der Rechnung steht keine Steuer, daher schuldet das Unternehmen Use Tax auf den Kauf.
2. Eigenverbrauch von Ware, die zum Wiederverkauf gekauft wurde
Ein Händler kauft Produkte mit einem Resale Certificate steuerfrei ein und entnimmt dann einen Teil davon für den eigenen Gebrauch, etwa als Ladeneinrichtung, Werbegeschenke oder Büromaterial. Das Washington Department of Revenue erklärt, dass ein Unternehmen, das eine Wiederverkäufer-Genehmigung für Einkäufe nutzt und diese Gegenstände dann selbst verbraucht, „auf diese Einkäufe Use Tax zahlen muss“.
3. Kauf in einem Staat mit niedrigerem Satz oder ohne Sales Tax
Ein Unternehmen kauft Ausrüstung in einem Staat ohne Sales Tax oder mit einem niedrigeren Satz und nutzt sie in seinem Heimatstaat. Es schuldet seinem Heimatstaat die Use Tax. Staaten rechnen die in einem anderen Staat gezahlte Sales Tax in der Regel an, sodass der Käufer nur die Differenz schuldet. Texas etwa „gewährt eine Anrechnung für in anderen Staaten gezahlte Sales Tax oder Use Tax“.
4. Kauf im Ausland
Artikel, die bei Verkäufern in anderen Ländern gekauft werden, können der Use Tax unterliegen, wenn sie im Staat genutzt werden. Die Texas Comptroller weist darauf hin, dass die Use Tax auf steuerpflichtige Artikel anfällt, die außerhalb des Staates gekauft wurden, auch in anderen Ländern, wenn der Verkäufer keine texanische Steuer berechnet hat.
Wie Staaten die Use Tax einziehen
Jeder Staat legt seine Meldevorschriften selbst fest. Zwei Beispiele aus offiziellen Quellen:
| Staat | Unternehmen mit Sales-Tax-Genehmigung | Käufer ohne Genehmigung |
|---|---|---|
| Texas | Melden die Use Tax in der regulären texanischen Sales and Use Tax Return | Reichen das Formular 01-156, Texas Use Tax Return, ein: einmal jährlich bis zum 20. Januar, wenn die geschuldete Summe unter 1.000 $ liegt, oder bis zum 20. des Folgemonats, sobald sie 1.000 $ erreicht |
| Washington | Melden die Use Tax für Geschäftseinkäufe in der Excise Tax Return | Reichen eine Consumer Use Tax Return online über My DOR oder auf Papier ein |
Einige Staaten erlauben Privatpersonen, die Use Tax statt auf einem separaten Formular in der Einkommensteuererklärung des Staates zu melden. Prüfen Sie die Regeln Ihres Staates im Sales-Tax-Leitfaden oder beim zuständigen Department of Revenue.
Warum die Use Tax für Unternehmen wichtig ist
Die Use Tax wird leicht übersehen, weil nichts auf einer Rechnung ohne Steuer darauf hinweist. Deshalb ist sie ein häufiges Prüfungsergebnis. Prüfer ziehen regelmäßig Stichproben aus Anlagegütern und Betriebsausgaben, und nicht gezahlte Use Tax kann mit Strafzuschlägen und Zinsen für mehrere Jahre rückwirkend verbunden sein. Worauf Prüfer achten, lesen Sie unter Auslöser für Sales-Tax-Prüfungen.
Unternehmen senken dieses Risiko, indem sie:
- Eingangsrechnungen auf fehlende oder zu niedrig berechnete Steuer prüfen.
- Artikel erfassen, die für den internen Gebrauch aus dem Wiederverkaufsbestand entnommen werden.
- Die Use Tax in jeder Periode zurückstellen, statt sie am Jahresende zu rekonstruieren.
- Belege über in anderen Staaten gezahlte Steuer aufbewahren, um sie anrechnen zu können.
Software ist eine wachsende Quelle für Use Tax. Immer mehr Staaten besteuern SaaS und digitale Produkte, und nicht jeder Anbieter erhebt die Steuer korrekt. Einen Überblick über die einzelnen Staaten finden Sie unter Sales Tax auf SaaS.
Use Tax vs. Sales Tax
Sales Tax und Use Tax sind zwei Seiten derselben Steuer. Der Verkäufer erhebt die Sales Tax beim Verkauf, der Käufer schuldet die Use Tax, wenn der Verkäufer das nicht getan hat. Der Satz ist in der Regel derselbe, und ein Käufer, der die korrekte Sales Tax gezahlt hat, schuldet nicht zusätzlich Use Tax. Eine kurze Definition finden Sie im Glossareintrag Sales Tax vs. Use Tax.
Außerhalb der USA lösen Umsatzsteuer-Länder dasselbe Problem anders, nämlich über das Reverse-Charge-Verfahren. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Was ist Umsatzsteuer (VAT)?.
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Häufig gestellte Fragen
Wer muss Use Tax zahlen?
Der Käufer schuldet die Use Tax, wenn er einen steuerpflichtigen Artikel in einem Staat nutzt, lagert oder verbraucht und der Verkäufer die Sales Tax dieses Staates nicht erhoben hat. Das gilt für Unternehmen und Privatpersonen, wobei Unternehmen deutlich häufiger dazu geprüft werden.
Hat die Use Tax denselben Satz wie die Sales Tax?
In der Regel ja. Die Use Tax wird im Allgemeinen mit demselben kombinierten Satz aus staatlicher und kommunaler Steuer erhoben, der als Sales Tax am Ort der ersten Nutzung des Artikels angefallen wäre. Einige Staaten haben lokale Use-Tax-Regeln, die leicht abweichen.
Schulde ich Use Tax, wenn ich in einem anderen Staat Sales Tax gezahlt habe?
Meist nur die Differenz. Die meisten Staaten rechnen Sales Tax an, die in einem anderen Staat rechtmäßig gezahlt wurde. War der Satz im anderen Staat niedriger, schulden Sie Use Tax auf die Differenz. War er gleich hoch oder höher, schulden Sie in der Regel nichts weiter.
Was ist die Verkäufer-Use-Tax?
Die Verkäufer-Use-Tax ist Use Tax, die ein registrierter Verkäufer von seinen Kunden einzieht und an den Staat abführt, häufig bei Fernverkäufen. Texas verlangt zum Beispiel von Fernverkäufern oberhalb des Safe Harbor von 500.000 $, die staatliche und kommunale Use Tax zu erheben.
Wie melden Unternehmen die Use Tax?
Unternehmen mit einer Sales-Tax-Genehmigung melden die Use Tax in der Regel in ihrer regulären Sales and Use Tax Return. Unternehmen ohne Genehmigung reichen unter Umständen eine separate Consumer Use Tax Return ein, wie in Texas und Washington.
Was passiert, wenn man keine Use Tax zahlt?
Nicht gezahlte Use Tax kann in einer Prüfung nachveranlagt werden, zuzüglich Strafzuschlägen und Zinsen. Viele Staaten bieten Voluntary Disclosure Agreements an, die Strafzuschläge für Unternehmen senken, die sich melden, bevor der Staat auf sie zukommt.
