Sind Sie unsicher, welche Resale Certificate (Wiederverkaufsbescheinigung) Sie beim Kauf von Waren zum Wiederverkauf in anderen Bundesstaaten verwenden sollen? Können Sie zum Beispiel Ihre Resale Certificate aus New York in Kalifornien nutzen?
Die meisten Bundesstaaten akzeptieren Resale Certificates aus anderen Bundesstaaten, einige aber nicht. Das sollten Sie wissen, um Ärger beim Kauf von Waren zum Wiederverkauf außerhalb Ihres Heimatstaats zu vermeiden.
Was ist eine Out-of-State Resale Certificate?
Eine Resale Certificate ist ein rechtliches Dokument, mit dem Unternehmen Waren, die zum Wiederverkauf bestimmt sind, ohne Sales Tax beim Kauf erwerben können. Die Idee dahinter: Die Sales Tax wird erhoben, wenn der Endverbraucher das Produkt kauft, nicht beim Zwischenverkauf zwischen Lieferant und Händler.
Legt ein Unternehmen einem Verkäufer eine Resale Certificate vor, bestätigt es damit, dass die gekauften Waren ausdrücklich zum Wiederverkauf bestimmt sind und nicht zur privaten oder betrieblichen Nutzung. So vermeidet das Unternehmen eine Doppelbesteuerung, und die Sales Tax fällt nur beim Endverbraucher an.
Bei Transaktionen über Bundesstaatsgrenzen hinweg kann eine Resale Certificate genutzt werden, um Waren steuerfrei zu kaufen, auch wenn der Verkäufer in einem anderen Bundesstaat sitzt als der Käufer. Eine Out-of-State Resale Certificate erlaubt Unternehmen also, Waren steuerfrei zum Wiederverkauf zu kaufen, wenn der Verkäufer in einem anderen Bundesstaat sitzt als dem, in dem der Käufer registriert ist.
Das ist für Unternehmen entscheidend, die über Bundesstaatsgrenzen hinweg tätig sind, denn es verhindert eine Doppelbesteuerung und sorgt für reibungslosere Transaktionen zwischen Bundesstaaten. Out-of-State Resale Certificates werden meist in diesen Szenarien verwendet:
Dropshipping: Ein externer Lieferant versendet Produkte direkt an den Kunden, und der Kauf erfolgt in einem anderen Bundesstaat.
Bestandskäufe über Bundesstaaten hinweg: Sie sind in mehreren Bundesstaaten tätig und kaufen Waren außerhalb Ihres Hauptgeschäftsstandorts.
Messen oder Pop-up-Shops: Sie verkaufen vorübergehend Produkte in einem anderen Bundesstaat.
Die Regeln zur Annahme von Out-of-State Resale Certificates unterscheiden sich jedoch je nach Bundesstaat:
Einige Bundesstaaten lassen universelle Resale Certificates zu, die unabhängig vom Standort des Käufers akzeptiert werden.
Andere verlangen besondere Unterlagen oder akzeptieren Bescheinigungen aus anderen Bundesstaaten gar nicht.
Unternehmen müssen sich möglicherweise für eine Sales-Tax-Genehmigung (Permit) in dem Bundesstaat registrieren, in dem sie einkaufen.
So erhalten Sie eine Out-of-State Resale Certificate
Das können Sie tun, wenn Sie in einem Bundesstaat einkaufen, der Out-of-State Resale Certificates nicht akzeptiert.
Für eine Sales-Tax-Genehmigung registrieren. Registrieren Sie sich beim Department of Revenue des Bundesstaats. Beantragen Sie dort eine Sales-Tax-Genehmigung, um die Befreiungen für den Wiederverkauf in Anspruch nehmen zu können.
Ein Formular für die Resale Certificate ausfüllen. Das ist ein bundesstaatsspezifisches Formular mit der Geschäftsregistrierung, der Adresse und der Art des Kaufs.
Die Bescheinigung dem Verkäufer vorlegen. Der Verkäufer prüft die unterschriebene Bescheinigung, um den steuerfreien Kauf zu begründen.
Das Dokument aufbewahren. Bundesstaaten verlangen oft, dass Händler Kopien von Resale Certificates für Prüfungen aufbewahren. Heben Sie sie daher auf.
Welche Bundesstaaten akzeptieren keine Out-of-State Resale Certificates?
Die meisten Bundesstaaten akzeptieren Out-of-State Resale Certificates. Die folgenden Bundesstaaten schränken sie jedoch ein. Sie verlangen in der Regel, dass sich Käufer im eigenen Bundesstaat registrieren und eine Sales-Tax-Genehmigung einholen, wenn sie steuerfrei einkaufen wollen, auch wenn der Kauf zum Wiederverkauf bestimmt ist. Mehrere machen Ausnahmen für Käufer, die sich dort nicht registrieren müssen, vor allem wenn die Waren den Bundesstaat verlassen.
| Bundesstaat | Anforderung |
|---|---|
| Kalifornien | Verlangt die kalifornische Seller's-Permit-Nummer auf der Resale Certificate. Ein Käufer, der in Kalifornien nichts verkauft, kann stattdessen auf der Bescheinigung erklären, warum er keine Genehmigung braucht. |
| Florida | Verlangt die Registrierung als Händler in Florida (Florida Dealer), um eine Florida Annual Resale Certificate auszustellen. Ein Händler aus einem anderen Bundesstaat kann nur dann ohne sie steuerfrei kaufen, wenn die Waren aus Florida hinausgebracht werden und er dem Verkäufer eine unterschriebene Erklärung gibt. |
| Hawaii | Verlangt eine hawaiispezifische General Excise Tax License. |
| Illinois | Verlangt eine Registrierungsnummer von Illinois auf Formular CRT-61, es sei denn, Sie müssen sich in Illinois nicht registrieren und verkaufen die Ware außerhalb von Illinois weiter und liefern sie dort aus. In diesem Fall können Sie die Registrierungsnummer Ihres anderen Bundesstaats eintragen. |
| Louisiana | Verlangt die Registrierung für eine Sales-Tax-Genehmigung in Louisiana. |
| Maryland | Verlangt die Registrierung für eine Sales-Tax-Genehmigung in Maryland. |
| Massachusetts | Verlangt die Registrierung für eine Sales-Tax-Genehmigung in Massachusetts. |
| New Mexico | Verlangt ein New Mexico Nontaxable Transaction Certificate (NTTC). Ein Käufer, der sich in New Mexico nicht registrieren muss, kann stattdessen das Uniform Sales and Use Tax Certificate der Multistate Tax Commission vorlegen oder, für qualifizierte Wiederverkäufe von Waren, die über Bundesstaatsgrenzen versendet werden, ein Border States Uniform Sale for Resale Certificate. |
Die Gesetze zum zwischenstaatlichen Handel zu verstehen, ist für Unternehmen, die über Bundesstaatsgrenzen hinweg tätig sind, entscheidend. So halten sie die unterschiedlichen Sales-Tax-Vorschriften ein und vermeiden teure Bußgelder, Strafen und Prüfungen.
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