In der Weihnachtszeit steigen die Käufe von Geschenkkarten. Sie sind ein beliebtes Geschenk, das für den Schenkenden bequem ist. Für den Anbieter bleiben jedoch etwa 3-5 % der Guthaben auf Geschenkkarten ungenutzt, was jährlich zu Milliarden an „Breakage“ führt. Dieser nicht eingelöste Wert wirkt sich auf die Umsatzrealisierung aus und hat erhebliche steuerliche Folgen, die die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen können.
Geschenkkarten gibt es häufig in zwei Hauptformen:
Geschenkkarten: In der Regel digitale oder physische Karten, die mehrfach verwendet werden können, bis das Guthaben aufgebraucht ist.
Geschenkgutscheine: Meist papierbasiert, oft mit strengeren Einschränkungen und in der Regel für eine einmalige Transaktion gedacht.
Mehrfach- und Einmal-Geschenkkarten
Die Art der Geschenkkarte kann beeinflussen, wie die Sales Tax behandelt wird.
Mehrfach-Geschenkkarten: Sie können für mehrere Käufe verwendet werden, was die Nachverfolgung steuerpflichtiger Verkäufe aufwendiger macht. Händler müssen jede Transaktion korrekt erfassen, und die Sales Tax muss jedes Mal richtig angewendet werden.
Einmal-Geschenkkarten: Sie werden in der Regel für eine einzelne Transaktion verwendet, was Berechnung und Verwaltung der Sales Tax vereinfacht. Sobald die Karte eingelöst ist, ist der steuerliche Vorgang abgeschlossen.
Die Nachverfolgung jeder Transaktion wird noch wichtiger für Händler in Städten mit unterschiedlichen Steuersätzen, etwa Seattle oder Scottsdale.
Fällt auf Geschenkkarten Sales Tax an?
In den meisten Steuergebieten unterliegt der erstmalige Verkauf von Geschenkkarten und Gutscheinen in der Regel nicht der Sales Tax. Der Grund: Der Käufer erwirbt in diesem Moment kein materielles Produkt und keine Dienstleistung, sondern ein Instrument für künftige Transaktionen.
Bei Geschenkkarten tauschen Sie gewissermaßen eine Form von Geld (Bargeld oder Kredit) gegen eine andere (Geschenkkarte). Das lässt sich als Geldtransfer ansehen und ist daher kein steuerpflichtiger Verkauf von Waren.
Komplexität bei der Sales Tax auf Geschenkkarten
Die tatsächliche Steuerschuld entsteht, wenn die Geschenkkarte gegen Waren oder Dienstleistungen eingelöst wird. In diesem Moment muss der Händler die geltende Sales Tax auf Grundlage des Werts der gekauften Artikel berechnen und erheben. Die Zahlungsart, ob Bargeld, Kreditkarte oder Geschenkkarte, beeinflusst nicht, wie die Sales Tax berechnet wird. Maßgeblich ist immer der Verkaufspreis des Artikels oder der Dienstleistung.
Rückgaben und Umtausch
Rückgaben und Umtausch im Zusammenhang mit Geschenkkarten fügen eine weitere Ebene der Komplexität hinzu:
Erstattungen: Wird ein mit einer Geschenkkarte gekaufter Artikel zurückgegeben, muss der Händler die ursprünglich erhobene Sales Tax anpassen. Diese Anpassung muss den Steuergesetzen des Bundesstaats entsprechen, die sich unterscheiden können.
Umtausch: Wird ein Artikel gegen einen anderen getauscht, muss die Sales Tax für den neuen Artikel neu berechnet werden. Abweichungen zwischen dem ursprünglichen und dem neuen Steuerbetrag müssen korrekt erfasst werden, um konform zu bleiben.
Eine genaue Buchführung ist entscheidend, um die Sales Tax bei Rückgaben und Umtausch zu verwalten und Fehler zu vermeiden, die zu Strafen führen könnten.
Ablaufdaten, Ruhegebühren und nicht eingeforderte Guthaben
Manche Geschenkkarten haben Ablaufdaten oder Ruhegebühren, die steuerliche Folgen haben können:
Ablaufdaten: Der Credit CARD Act von 2009 verbietet zwar, dass Geschenkkarten innerhalb von fünf Jahren ab Ausgabe oder ab der letzten Aufladung verfallen, doch einige Bundesstaaten haben zusätzliche Vorschriften. Unternehmen müssen sich über die besonderen Gesetze ihres Bundesstaats informieren.
Ruhegebühren: Für manche Geschenkkarten können Gebühren anfallen, wenn sie über einen bestimmten Zeitraum ungenutzt bleiben, wodurch ihr Wert sinkt. Bundesvorschriften erlauben diese Gebühren erst nach 12 Monaten Inaktivität und höchstens einmal pro Monat. Diese Gebühren können das Guthaben der Karte beeinflussen und steuerliche Folgen haben.
Escheatment-Gesetze (Heimfall an den Staat): In manchen Bundesstaaten können ungenutzte Guthaben von Geschenkkarten als nicht eingefordertes Vermögen gelten, sodass Unternehmen diese Mittel nach einer bestimmten Frist melden und an den Bundesstaat abführen müssen.
Digitale Geschenkkarten
Digitale Geschenkkarten sind ein beliebter Bestandteil des Ecommerce und bringen neue Herausforderungen für die Sales-Tax-Compliance:
Digitale Zustellung: Digitale Geschenkkarten werden in der Regel per E-Mail oder über Online-Plattformen versendet, was die Frage aufwirft, welche Steuergesetze welches Steuergebiets gelten.
Grenzüberschreitende Transaktionen: Befinden sich Käufer, Empfänger und Händler in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern, kann es kompliziert sein, den geltenden Steuersatz zu bestimmen. Händler müssen die richtigen Steuerregeln anhand des Ortes der Transaktion anwenden.
Drittanbieter
Viele Geschenkkarten werden über Plattformen von Drittanbietern verkauft, was eine weitere Ebene der Komplexität schafft:
Marketplace-Facilitator-Gesetze: In einigen Bundesstaaten müssen Marketplace-Plattformen die Sales Tax im Namen von Drittverkäufern erheben und abführen. Diese Gesetze können beeinflussen, wie Steuern bei Verkäufen von Geschenkkarten behandelt werden.
Händler, die Plattformen von Drittanbietern nutzen, müssen ihre Pflichten bei Erhebung und Abführung der Steuer kennen, um Compliance-Probleme zu vermeiden.
Strategien für die Compliance und zur Minimierung von Steuerverbindlichkeiten
1. Robuste Nachverfolgungssysteme einführen
Investieren Sie in leistungsfähige Kassen- (POS) und Buchhaltungssysteme, die Verkäufe und Einlösungen von Geschenkkarten sowie die zugehörigen Sales-Tax-Verbindlichkeiten genau erfassen. Dabei geht es nicht nur um Compliance, sondern darum, die Daten zu haben, die Sie für fundierte Geschäftsentscheidungen brauchen.
2. Klare Richtlinien entwickeln
Legen Sie klar definierte Richtlinien für Rückgaben, Umtausch und ungenutzte Geschenkkarten fest. Prüfen Sie, dass diese Richtlinien mit den Sales-Tax-Vorschriften übereinstimmen, um Widersprüche zu vermeiden, die zu Compliance-Problemen führen könnten.
3. Auf dem Laufenden bleiben
Steuervorschriften werden häufig aktualisiert. Wer bei Änderungen auf dem Laufenden bleibt, besonders bei digitalen Transaktionen und Marketplace-Facilitator-Gesetzen, kann die Compliance-Strategien seines Unternehmens wirksam anpassen.
4. Fachliche Beratung einholen
Konsultieren Sie Steuerexperten oder Juristen, die auf Sales-Tax-Fragen zu Geschenkkarten spezialisiert sind. Ihr Fachwissen kann Ihrem Unternehmen helfen, alle einschlägigen Steuergesetze einzuhalten und kostspielige Fehler zu vermeiden.
Kintsugi hilft bei der Sales Tax auf Geschenkkarten
Die Verwaltung der Sales Tax muss keine unüberwindbare Herausforderung sein. Moderne Lösungen wie die Sales-Tax-Automatisierung von Kintsugi können den Prozess vereinfachen, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Mit Funktionen, die auf Ecommerce- und SaaS-Unternehmen zugeschnitten sind, hilft Kintsugi Ihnen, über mehrere Steuergebiete hinweg konform zu bleiben. Testen Sie Kintsugi Tax, buchen Sie jetzt eine Demo oder registrieren Sie sich kostenlos.
