Wenn die Sales-Tax-Compliance versagt, betrifft das jeden Bereich eines Unternehmens. Oft bemerkt es niemand, bis sich die Probleme angehäuft haben.
Compliance-Probleme entstehen meist durch verteilte Verantwortung, nicht durch Nachlässigkeit. Die Finanzabteilung nimmt an, dass das Produktteam den Nexus im Blick hat. Das Produktteam nimmt an, dass die Finanzabteilung die Steuererklärungen verantwortet. Die Entwicklung richtet eine Integration ein und hält die Aufgabe für erledigt. Niemand ist klar für die Befreiungsbescheinigungen zuständig.
Das Ergebnis ist ein Steuerrisiko, das sich unbemerkt aufbaut, bis ein Behördenschreiben eines Bundesstaats eintrifft, eine Due-Diligence-Prüfung eine Verbindlichkeit aufdeckt oder ein Fehler bei einer Einreichung eine Strafe auslöst.
Die Nexus-Überwachung fällt zwischen Finanzen und Produkt
Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus sind in der Theorie ein Thema der Finanzabteilung, in der Praxis aber ein Datenproblem. Um zu wissen, ob die Umsätze eine Schwelle überschritten haben, ist eine aktive Überwachung über alle Kanäle nötig.
Diese Aufgabe bleibt häufig zwischen der Person, die die Buchhaltung führt, und der Person, die das Produkt- oder Abrechnungssystem betreut, unbesetzt. Gründerinnen und Gründer erfahren womöglich erst von einem neuen Bundesstaat, wenn ein Behördenschreiben eintrifft, während die manuelle Überwachung bei den Teams, die das Problem kennen, viel Zeit bindet.
Die Zuständigkeit für Einreichungen wird angenommen, nicht zugewiesen
Sobald ein Nexus besteht, muss sich jemand registrieren und Steuererklärungen einreichen. Dafür braucht es Zugangsdaten für die Portale der Bundesstaaten, Kenntnis der Fristen und Aufmerksamkeit für die Besonderheiten des jeweiligen Steuergebiets.
In einem kleinen Finanzteam landet die Arbeit oft bei der Person, die sich einmal eingearbeitet hat. Verlässt diese Person das Unternehmen, geht das Wissen mit. Eine Nachfolgerin oder ein Nachfolger übernimmt womöglich ein System, das sie oder er nicht eingerichtet hat, und im ersten Einreichungszyklus nach dem Wechsel können Fehler entstehen, die unentdeckt bleiben.
Integrationen werden als einmaliges Ereignis behandelt
Ein Update des Abrechnungssystems, ein neuer Vertriebskanal, der Wechsel von Stripe zu Chargebee oder die Ausweitung von Amazon FBA kann den Datenfluss zwischen Commerce-Plattformen und dem Steuer-Stack unterbrechen.
Ausfälle von Integrationen sind teuer, weil sie wochen- oder monatelang unentdeckt bleiben können. Wenn die Zahlen nicht mehr zusammenpassen, kann sich bereits ein Rückstau an Transaktionen angesammelt haben, die geprüft oder erneut eingereicht werden müssen.
Befreiungsbescheinigungen sind das Problem aller und der Prozess von niemandem
Befreiungsbescheinigungen laufen ab, der Steuerstatus von Kunden ändert sich, und eine Bescheinigung, die vor zwei Jahren gültig war, deckt die heutigen Transaktionen möglicherweise nicht ab. Ohne einen Prozess, der Ablauf und Verlängerung nachhält, erhebt ein Unternehmen womöglich bei manchen befreiten Kunden Steuer, bei anderen dagegen nicht.
Bescheinigungen bei einem wachsenden Kundenstamm manuell zu verwalten ist schwierig, deshalb zeigt sich diese Zuständigkeitslücke oft erst bei einer Due-Diligence-Prüfung.
Die Steuerbarkeit von Produkten ist eine fortlaufende Aufgabe
Die Produktklassifizierung ist kein einmaliges Projekt. Bundesstaaten ändern ihre Regeln zur Steuerbarkeit, Bundles müssen unter Umständen aufgeschlüsselt werden, und ein SaaS-Unternehmen, das eine physische Komponente ergänzt, nutzt womöglich noch Jahre später seine ursprüngliche Kategorisierung.
Bei Unternehmen, die in vielen Bundesstaaten verkaufen, wird die manuelle Pflege einer korrekten Zuordnung der Produktsteuerbarkeit oft zurückgestellt, bis ein Audit sie dringend macht.
Der gemeinsame Nenner
Jede dieser Lücken hat dieselbe Ursache: Sales-Tax-Compliance erfordert Abstimmung zwischen Funktionen, die sich von Natur aus nicht darüber austauschen, und das in einem Takt, der zu keinem anderen Geschäftsrhythmus passt.
Kintsugi wurde entwickelt, um die Komplexität der Sales Tax ohne Lücken zu bewältigen. Es hilft, die Übergaben abzudecken, an denen Fehler typischerweise passieren, und gibt Teams einen klareren Compliance-Ablauf.
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