Warum Audits auf Bundesstaats- und lokaler Ebene zunehmen
Es ist kein Geheimnis, dass sich Bundesstaaten stark auf die Sales Tax als stabile Einnahmequelle verlassen. Strikt durchgesetzt wurde die Sales Tax nicht immer, doch in den letzten Jahren sehen wir mehr Sales-Tax-Audits der Bundesstaaten und eine verstärkte Durchsetzung durch lokale Steuerbehörden.
Wir erklären, warum Audits auf Bundesstaats- und lokaler Ebene zunehmen und was Sie tun können, um konform und auf dem aktuellen Stand zu sein (ohne Unmengen an manueller Dateneingabe).
Das aktuelle Audit-Klima bei Steuerbehörden der Bundesstaaten und der lokalen Ebene
Der Anstieg der Audits auf Bundesstaats- und lokaler Ebene hat mehrere Hauptursachen:
Die Bundesmittel aus der Pandemiezeit sind ausgelaufen und haben in mehreren Bundesstaaten Haushaltslücken und eine höhere wirtschaftliche Volatilität hinterlassen. In diesem Umfeld wird das Aufkommen aus der Sales Tax wichtiger denn je.
Die Konsummuster haben sich verändert. Die Einnahmen sind dadurch schwerer vorhersehbar, und es fällt den Bundesstaaten schwerer, Mittel für wichtige Vorhaben zu prognostizieren und zuzusagen.
Die Inflation hat die Betriebskosten der Bundesstaaten erhöht und zwingt sie, sich einer bislang verlässlichen Einnahmequelle zuzuwenden.
Der zunehmende Einsatz von Datenanalysen hilft den Bundesstaaten, bei der Sales Tax Unter- oder Nichteinhaltung zu erkennen, und erlaubt ihnen, Audits mit weniger Vorarbeit einzuleiten. In manchen Fällen nutzen die Bundesstaaten Tools für den automatisierten Datenaustausch zwischen Bundesstaaten sowie Marketplace-Daten Dritter von Zahlungsdienstleistern und Kassensystemen.
Die Bundesstaaten gehen bei ihren Audits strategisch vor und nehmen wachstumsstarke Unternehmen ins Visier, etwa SaaS, Ecommerce, Abodienste und digitale Güter. Für Unternehmen in diesen Branchen ist es daher unerlässlich, jederzeit konform, aktuell und über die eigene Steuerschuld im Bilde zu sein.
Warum Wachstumsunternehmen stärker gefährdet sind
Schnell wachsende Unternehmen haben einige Merkmale, die sie zu bevorzugten Zielen für Audits der Bundesstaaten machen.
Schnelle Marktexpansion = schnelle Nexus-Ausweitung
Digitale und bundesstaatsübergreifende Verkäufe = mehrere Pflichten zur Einreichung
Prozess- und Systemgrenzen in wachsenden Unternehmen
Wachstumsstarke Unternehmen rasen praktisch im Speedrun auf den Nexus zu, die Schwelle, ab der Ihre Steuerpflicht in einer bestimmten Region entsteht. Einen Nexus können unter anderem schnelle Einstellungen, zusätzliche Remote-Mitarbeitende, Auftragnehmer oder Lagerbestände sowie die Expansion auf neue Marketplaces auslösen.
Viele Unternehmen investieren stark in den Betrieb, um den Umsatz zu steigern, bauen aber kein belastbares Compliance-Team auf. Gelingt ein großer Verkauf auf einem neuen Marketplace, muss die Compliance hektisch das Unternehmen in neuen Bundesstaaten registrieren, Steuerbarkeitscodes aktualisieren und den Nexus in einem neuen Gebiet nachverfolgen. Unterbesetzte Compliance-Teams können den globalen Nexus nicht zuverlässig manuell verfolgen, und mit lückenhaften Systemen, manuellem Reporting und ohne zentrale Steuerrichtlinie steigt das Steuerrisiko mit jedem Dollar Umsatz.
Kalifornien und Texas gehören zu mehreren Bundesstaaten, die bei der Nichteinhaltung der Sales Tax hart durchgreifen. Texas verfolgt in vielen Fällen Steuernachzahlungen und Zinsen, noch bevor Audits abgeschlossen sind.
Die häufigsten Audit-Auslöser
Ob Ihr Compliance-Team manuell überwacht, meldet und Steuererklärungen einreicht oder einen KI-gestützten Sales-Tax-Compliance-Partner wie Kintsugi nutzt: Es ist entscheidend, Audit-Auslöser zu vermeiden.
Wir wollen nicht, dass Sie geprüft werden, aber vor allem wollen wir, dass Sie aktuell und konform sind, falls Sie geprüft werden.
Nexus-bezogene Probleme
Unbemerktes Überschreiten finanzieller Nexus-Schwellen
Physischer Nexus durch Mitarbeitende, Lagerbestände und Dropshipping
Nicht eingereichte oder unvollständige Steuererklärungen
Lücken in der Einreichungshistorie, die durch Datenabgleich sichtbar werden
Fehlende Registrierung in neuen Bundesstaaten nach der Expansion
Falsche Berechnung bei Produkten oder Dienstleistungen
Falsche Besteuerung von Waren wegen falscher Produktkategorisierung, besonders bei digitalen Produkten
Zu geringe Erhebung wegen falscher Steuercodes
Kundenbeschwerden
Erstattungsanträge, Fehler bei Befreiungsbescheinigungen und mehr
Bundesstaaten, die Preis- oder Erhebungsabweichungen untersuchen
Abweichungen im Reporting von Marketplaces oder Anbietern
Bundesstaaten, die vom Marketplace gemeldete Umsätze mit den vom Verkäufer gemeldeten Zahlen vergleichen
Von Drittplattformen weitergegebene Hinweise auf Unstimmigkeiten
Wie Wachstumsunternehmen Audits der Bundesstaaten zuvorkommen
Um Sales-Tax-Audits der Bundesstaaten zuvorzukommen, genügt es nicht, den Nexus zu verfolgen und konform zu bleiben. Für viele Unternehmen ist ein Audit weniger eine Frage des Ob als des Wann. Vorbereitung und belastbare Dokumentation sind daher ebenso wichtig wie laufende Compliance.
Ein Partner wie Kintsugi überwacht nicht nur den Nexus, minimiert das Steuerrisiko und stellt mit Human-in-the-Loop-KI sicher, dass Ihre Steuererklärungen korrekt sind. Er macht es auch einfach, im Falle eines Audits eines Bundesstaats die Unterlagen vorzubereiten, für einen reibungsloseren Ablauf.
Audits müssen wirklich keine Kopfschmerzen bereiten, solange Sie vorbereitet sind.
Führen Sie regelmäßig eine Nexus-Prüfung durch. Überwachen Sie die Nexus-Schwellen regelmäßig, behalten Sie Remote-Mitarbeitende und Auftragnehmer genau im Blick und achten Sie auf Lager.
Führen Sie ein System zur Steuerermittlung ein. Automatisierte Steuer-Engines, die sich in Ihre Abrechnungs- und ERP-Systeme integrieren, halten Ihre Steuerbarkeitscodes mit auditfähigen Details auf Transaktionsebene aktuell.
Stärken Sie Einreichung und Dokumentation der Sales Tax. Pflegen Sie einen regelmäßigen Einreichungskalender für alle Bundesstaaten, bündeln Sie Ihre Befreiungsbescheinigungen zentral und stellen Sie sicher, dass Ihr Reporting über alle Marketplaces hinweg abgestimmt ist.
Bereiten Sie sich auf ein Audit vor, bevor es passiert
Entscheidend ist, dass sich Wachstumsunternehmen auf Audits vorbereiten, bevor sie stattfinden. Makellose digitale Unterlagen, interne Abläufe für den Ernstfall und ein vertrauenswürdiger Sales-Tax-Compliance-Partner wie Kintsugi können dabei helfen.
Sales-Tax-Audits werden voraussichtlich weiter zunehmen. Das trifft digitale Unternehmen, die über Bundesstaatsgrenzen hinweg wachsen, überproportional. Proaktive Compliance kann Sie jedoch vor dem Schlimmsten eines Audits schützen und tatsächlich als Wachstumsfaktor statt als Kostenfaktor wirken.
Der beste Zeitpunkt, mit einem Sales-Tax-Compliance-Partner zu beginnen, war die Gründung Ihres Unternehmens. Der zweitbeste Zeitpunkt ist, bevor Sie geprüft werden.
Lernen Sie die Vorgaben der einzelnen Bundesstaaten kennen und sichern Sie sich noch heute Ihre kostenlose Analyse Ihres Nexus.
