Ein Sales Tax Permit, auch Seller’s Permit oder Certificate of Registration genannt, berechtigt ein Unternehmen, Sales Tax einzuziehen, zu melden und an die staatlichen und kommunalen Steuerbehörden abzuführen.
Es ist für Unternehmen erforderlich, die steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen in einem Staat verkaufen, in dem sie eine Erhebungspflicht haben. Online-Händler benötigen unter Umständen in mehreren Staaten Genehmigungen, wenn sie physischen oder wirtschaftlichen Nexus haben.
Was bewirkt ein Sales Tax Permit?
Eine Genehmigung:
- erlaubt die rechtmäßige Erhebung von Sales Tax;
- ermöglicht Meldung und Abführung;
- hilft einem Unternehmen, die staatlichen und kommunalen Steuergesetze einzuhalten;
- ermöglicht unter Umständen steuerfreie Wareneinkäufe mit einem Resale Certificate; und
- dient als Registrierungsnachweis für spätere Meldungen und Prüfungen.
Wer ohne eine erforderliche Genehmigung tätig ist, riskiert Strafzuschläge, Zinsen, Steuernachzahlungen und Prüfungen.
Wann braucht ein Unternehmen eine?
Sie benötigen unter Umständen eine Genehmigung, wenn Sie:
- steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen in einem Staat mit Sales Tax verkaufen;
- eine Schwelle für den Economic Nexus überschreiten;
- ein Geschäft, einen Pop-up-Shop oder eine temporäre Veranstaltung betreiben;
- im Staat Mitarbeiter beschäftigen oder Bestände halten; oder
- Waren zum Wiederverkauf einkaufen und Lieferanten einen Registrierungsnachweis verlangen.
Anforderungen, Schwellen, Gebühren und Verlängerungsregeln unterscheiden sich je nach Staat.
So registrieren Sie sich
1. Klären, ob eine Registrierung erforderlich ist
Prüfen Sie physische Präsenz, wirtschaftliche Aktivität, Produkte und die aktuellen Nexus-Regeln des Staates.
2. Unternehmensangaben zusammenstellen
Halten Sie den rechtlichen Firmennamen und die Rechtsform, die EIN oder eine andere Steuernummer, Angaben zu den Inhabern, Adresse, Kontaktdaten, das erwartete Verkaufsvolumen und die verkauften Waren oder Dienstleistungen bereit.
3. Die staatliche Steuerbehörde aufrufen
Stellen Sie den Antrag beim Department of Revenue des Staates oder einer gleichwertigen Behörde. Texas, Kalifornien und Florida nutzen jeweils eine eigene Steuerbehörde und ein eigenes Antragsverfahren.
4. Den Antrag ausfüllen
Geben Sie Eigentumsverhältnisse, Geschäftstätigkeit, geschätzte Umsätze und Nexus-Angaben an. Einige Staaten fragen unter Umständen nach Branchen- oder Lieferantendaten.
5. Anfallende Gebühren zahlen
Einige Staaten stellen Genehmigungen ohne Registrierungsgebühr aus, andere erheben eine einmalige oder wiederkehrende Gebühr.
6. Die Genehmigung erhalten
Nach der Genehmigung erhalten Sie vom Staat eine Genehmigung bzw. eine Seller’s-Permit-Nummer. Die Bearbeitung kann sofort erfolgen oder mehrere Wochen dauern.
Was nach der Genehmigung zu tun ist
Aktualisieren Sie die Ecommerce-, Kassen-, Abrechnungs- oder Marktplatzsysteme, die die Steuer erheben. Wenn Sie in mehreren Staaten verkaufen, nutzen Sie einen Compliance-Ablauf, der Registrierungen und Erhebungseinstellungen abgestimmt hält.
Bestätigen Sie außerdem den Meldezeitraum, den jeder Staat Ihnen zuweist. Erklärungen sind je nach Umsatzvolumen und Vorgaben des Staates monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig. Erfassen Sie die Einnahmen und führen Sie die Zahlungen pünktlich ab. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen zeigen, wie Sie Sales Tax online melden: in Kalifornien, Texas und Florida.
So prüfen Sie eine Genehmigung
Wenn Sie eine Genehmigung oder ein Resale Certificate annehmen, erfassen Sie den Firmennamen, die Genehmigungsnummer, den ausstellenden Staat und, sofern verfügbar, die Adresse. Nutzen Sie die offizielle Abfrage der staatlichen Steuerbehörde oder kontaktieren Sie die Behörde, falls das Online-Tool nicht verfügbar ist.
Prüfen Sie, ob die Genehmigung aktiv ist und die Unternehmensangaben übereinstimmen, und speichern Sie den Prüfnachweis zur Transaktion oder Kundenakte. Die Prüfung verringert Betrug und das Risiko, eine ungültige Befreiung anzunehmen.
Permit vs. Resale Certificate
Ein Sales Tax Permit berechtigt ein Unternehmen, Steuern von Kunden einzuziehen und abzuführen. Ein Resale Certificate erlaubt einem Unternehmen, Waren zum Wiederverkauf einzukaufen, ohne beim Kauf Steuern zu zahlen.
Die Dokumente haben unterschiedliche Zwecke. Eine Genehmigung kann Voraussetzung dafür sein, dass ein Unternehmen ein Resale Certificate ausstellen oder verwenden darf, und ein Resale Certificate sollte nur für Waren verwendet werden, die tatsächlich zum Wiederverkauf bestimmt sind.
Kintsugi hilft Unternehmen, Nexus zu überwachen, die Steuer korrekt zu berechnen und den Erhebungs- und Meldeablauf nach der Registrierung zu steuern.
