Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Kunden in Deutschland verkaufen, schulden Sie dort möglicherweise Umsatzsteuer (VAT). Das gilt für Online-Händler, SaaS-Unternehmen und andere ausländische Unternehmen. Wenn Sie sich nicht registrieren, obwohl Sie es müssen, drohen Bußgelder und Steuernachzahlungen.
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ist keine Steuerberatung. Umsatzsteuerregeln, Steuersätze, Schwellenwerte und Anmeldevorgaben können sich ändern. Prüfen Sie die aktuellen Vorschriften beim zuständigen deutschen Finanzamt.
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Kurz und knapp
- Sie müssen sich möglicherweise für die deutsche Umsatzsteuer registrieren, wenn Sie dort steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Auch der Import von Waren, die Lagerung von Beständen oder bestimmte grenzüberschreitende Verkäufe können eine Registrierung auslösen.
- Deutschland hat einen Regelsteuersatz. Für einige Waren und Dienstleistungen gilt außerdem ein ermäßigter Steuersatz.
- Ausländische Unternehmen müssen sich unter Umständen auch dann für die deutsche Umsatzsteuer registrieren, wenn sie in Deutschland kein Büro und keine feste Niederlassung (Betriebsstätte) haben.
- Für die Registrierung benötigen Sie in der Regel Unternehmensangaben, Steuerdaten, eine Beschreibung Ihrer Geschäftstätigkeit und Nachweise.
- Die Registrierung ist nur der Anfang. Sie müssen außerdem die Umsatzsteuer korrekt berechnen, Aufzeichnungen führen, Steuererklärungen abgeben und die Umsatzsteuer pünktlich zahlen.
Die Umsatzsteuer in Deutschland im Überblick
Die Umsatzsteuer (Value Added Tax, VAT), auf Deutsch auch Mehrwertsteuer, ist eine Verbrauchsteuer. Sie fällt auf die meisten in Deutschland verkauften Waren und Dienstleistungen an. Unternehmen erheben die Umsatzsteuer von ihren Kunden und führen sie dann über regelmäßige Steuererklärungen an den Staat ab.
Die genauen Regeln hängen ab von:
- dem Sitz Ihres Unternehmens,
- dem, was Sie verkaufen,
- der Frage, ob Ihre Kunden Unternehmen oder Verbraucher sind,
- dem Umfang Ihrer Verkäufe in Deutschland.
Umsatzsteuersätze in Deutschland
| Steuersatz | Gilt für |
|---|---|
| 19 % Regelsteuersatz | Die meisten Waren und Dienstleistungen, darunter Elektronik, Software, Beratung und viele E-Commerce-Verkäufe |
| 7 % ermäßigter Steuersatz | Bestimmte begünstigte Waren und Dienstleistungen, etwa Bücher, Zeitungen, einige Lebensmittel und kulturelle Leistungen |
Der Steuersatz richtet sich nach dem Produkt oder der Dienstleistung. Prüfen Sie die aktuelle Regelung, bevor Sie Umsatzsteuer berechnen.
Wer muss sich in Deutschland für die Umsatzsteuer registrieren?
Deutsche Unternehmen
Unternehmen mit Sitz in Deutschland registrieren sich in der Regel, wenn sie steuerpflichtige Umsätze erzielen. Eine Ausnahme gilt, wenn sie eine Befreiung für Kleinunternehmen in Anspruch nehmen können.
Ausländische Unternehmen
Ausländische Unternehmen müssen sich unter Umständen auch dann registrieren, wenn sie in Deutschland weder Büro noch Mitarbeiter noch Betriebsstätte haben. Steuerpflichtige Umsätze, Importe und in Deutschland gelagerte Bestände können jeweils eine Registrierungspflicht begründen.
E-Commerce- und Marktplatzverkäufer
Online-Unternehmen, die an Kunden in Deutschland verkaufen, müssen sich unter Umständen registrieren. Das hängt davon ab, wie und wo sie verkaufen. Wichtige Faktoren sind:
- Direktverkäufe an Verbraucher.
- Importe.
- In Deutschland gelagerte Bestände.
- Fulfillment-Center.
- Verkäufe über Marktplätze.
Auch wenn ein Marktplatz die Umsatzsteuer für Sie erhebt, können Sie weiterhin gewisse Pflichten haben. Das hängt davon ab, wo Ihre Bestände liegen, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist und wie die Verkäufe abgewickelt werden.
SaaS- und Anbieter digitaler Dienstleistungen
SaaS-Unternehmen und digitale Geschäftsmodelle können umsatzsteuerpflichtig sein. Das hängt davon ab, wo der Kunde sitzt, ob der Kunde ein Unternehmen ist, um welche Art von Produkt es sich handelt und wie es bereitgestellt wird. Abo-Unternehmen, die in vielen Ländern verkaufen, sollten vor einer Expansion prüfen, was sie schulden.
Lagerbestände und Fulfillment
Sie müssen sich unter Umständen registrieren, wenn Sie Bestände in Deutschland lagern. Dazu zählen Bestände in Lagerhäusern, bei externen Logistikdienstleistern (3PL), in Fulfillment-Programmen von Marktplätzen oder an anderen Standorten in Deutschland. Das gilt auch dann, wenn Ihr Unternehmen kein deutsches Büro hat.
Innergemeinschaftlicher Fernverkauf in der EU
Unternehmen, die Waren zwischen EU-Mitgliedstaaten verkaufen, können zusätzliche Pflichten haben, sobald sie bestimmte grenzüberschreitende Schwellenwerte überschreiten. In manchen Fällen kann das EU-One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) die Meldung vereinfachen. Einige Verkäufe können aber dennoch eine direkte Registrierung in Deutschland erfordern.
Wann ist eine Umsatzsteuer-Registrierung erforderlich?
Wenn Sie deutsche Umsatzsteuer berechnen müssen, sollten Sie sich in der Regel registrieren, bevor Sie steuerpflichtige Umsätze erzielen. Weitere Auslöser für eine Registrierung sind:
- Import von Waren.
- Lagerhaltung in Deutschland.
- Nutzung deutscher Fulfillment-Center.
- Bestimmte grenzüberschreitende Online-Verkäufe.
- Erbringung steuerpflichtiger digitaler Dienstleistungen.
Benötigte Angaben und Unterlagen
Was Sie brauchen, hängt von der Struktur Ihres Unternehmens und Ihrer Situation ab. Unternehmen sollten Folgendes bereithalten:
- Gründungsurkunde oder Handelsregisternachweis bzw. Unterlagen zur Unternehmensregistrierung.
- Bereits vorhandene Steuernummern.
- Firmensitz und Postanschrift.
- Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
- Eine Beschreibung Ihrer Produkte, Dienstleistungen, Kunden, Vertriebskanäle und der Länder, in denen Sie tätig sind.
- Bankverbindung.
- Erwarteter Umsatz, Verkäufe in Deutschland, Importe, Bestände und grenzüberschreitende Verkäufe.
- Gegebenenfalls Marktplatzdaten, Importunterlagen, Lager- oder Fulfillment-Verträge, Kundenverträge oder andere Nachweise über Ihr Geschäft.
Wenn Sie das vorab zusammenstellen, vermeiden Sie Verzögerungen und Rückfragen.
So registrieren Sie sich in Deutschland für die Umsatzsteuer
Schritt 1: Registrierungspflicht klären
Stellen Sie fest, warum sich Ihr Unternehmen registrieren muss. Gründe können steuerpflichtige Umsätze in Deutschland, Importe, Bestände in Deutschland, Fulfillment oder grenzüberschreitende Online-Verkäufe sein.
Schritt 2: Erforderliche Unterlagen zusammenstellen
Sammeln Sie Ihre Unternehmensunterlagen, Steuerdaten, Geschäftskontakte, eine Beschreibung Ihrer Tätigkeit, Bankdaten und den erwarteten Umsatz.
Schritt 3: Antrag ausfüllen
Füllen Sie das Formular zur Umsatzsteuer-Registrierung aus. Machen Sie Angaben zur Struktur Ihres Unternehmens, zu seiner Tätigkeit, zu den Eigentümern, zu seinen Steuernummern und dazu, was Sie in Deutschland erwarten.
Schritt 4: Beim zuständigen Finanzamt einreichen
Senden Sie das Formular an das für Ihre Registrierung zuständige deutsche Finanzamt. Das Amt stellt unter Umständen Rückfragen oder fordert weitere Unterlagen an. Wie lange es dauert, hängt von der Auslastung des Amts, der Komplexität Ihres Falls und der Vollständigkeit Ihres Formulars ab.
Schritt 5: Deutsche USt-IdNr. erhalten
Nach der Genehmigung können Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nutzen, um:
- Umsatzsteuer dort zu berechnen, wo es erforderlich ist.
- Ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen.
- Steuererklärungen abzugeben.
- Mit den deutschen Finanzbehörden zu kommunizieren.
Schritt 6: Umsatzsteuer berechnen und melden
Nach der Registrierung müssen Sie:
- Die richtigen Steuersätze anwenden.
- Jeden Verkauf dokumentieren.
- Ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen.
- Steuererklärungen fristgerecht abgeben.
- Die geschuldete Umsatzsteuer zahlen.
Wie lange dauert die Registrierung?
Die deutsche Umsatzsteuer-Registrierung kann einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Viele Faktoren beeinflussen den Zeitplan. Dazu gehören die Vollständigkeit Ihres Formulars, fehlende Unterlagen, Anfragen nach weiteren Angaben, die Komplexität Ihres Unternehmens und ein möglicher Bedarf an Übersetzung oder Prüfung von Unterlagen. Ausländische Unternehmen müssen unter Umständen länger warten.
Häufige Fehler bei der Umsatzsteuer-Registrierung
- Sich erst zu registrieren, nachdem steuerpflichtige Umsätze bereits begonnen haben.
- Anzunehmen, dass eine physische Präsenz nötig ist, damit Umsatzsteuer anfällt.
- Produkte in die falsche Steuerkategorie einzuordnen.
- Pflichten im Zusammenhang mit Marktplätzen oder Fulfillment zu übersehen.
- Nach Erhalt einer USt-IdNr. keine Steuererklärungen abzugeben.
Wenn Unternehmen in mehr Länder und Vertriebskanäle wachsen, wird es immer schwieriger, all das manuell im Blick zu behalten.
So vereinfacht Kintsugi die Umsatzsteuer-Compliance in Deutschland
Kintsugi kann Unternehmen bei der laufenden Umsatzsteuer-Arbeit unterstützen:
- Automatisierte Umsatzsteuerberechnung: Wendet Ihre festgelegten Umsatzsteuerregeln abhängig vom Standort des Kunden, der Produktart und den Steuervorschriften an.
- Unterstützung bei der Produktklassifizierung: Unterscheidet Produkte und digitale Dienstleistungen, die unterschiedlich besteuert werden.
- Transparenz über mehrere Länder: Zeigt Ihnen auf einer Plattform, welche Umsatzsteuer Sie in vielen Ländern schulden.
- Echtzeit-Überwachung: Erkennt neue steuerliche Pflichten, während Ihr Unternehmen wächst.
- Workflows für Steuererklärungen und Berichte: Hält die Angaben, die Sie für Steuererklärungen und Aufzeichnungen brauchen, an einem Ort bereit.
- Eine Plattform für VAT, GST und Sales Tax: Verwalten Sie alle Ihre globalen Steuern in einem Workflow.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen ausländische Unternehmen eine deutsche USt-IdNr.?
Möglicherweise. Importe, Bestände in Deutschland, Verkäufe an Kunden in Deutschland und einige steuerpflichtige Dienstleistungen können jeweils eine Registrierungspflicht begründen.
Kann ich mich online für die deutsche Umsatzsteuer registrieren?
Manche Schritte laufen möglicherweise online, andere offline. Das hängt vom Unternehmen und vom zuständigen Finanzamt ab. Prüfen Sie die aktuellen Vorgaben, bevor Sie den Antrag stellen.
Wie lange dauert die Registrierung für die deutsche Umsatzsteuer?
Sie kann einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Das hängt davon ab, ob Ihr Formular vollständig ist, wie komplex Ihr Fall ist und ob weitere Unterlagen nötig sind.
Welche Unterlagen sind erforderlich?
Unternehmen müssen in der Regel Nachweise zur Unternehmensregistrierung, Steuerdaten, Kontaktdaten, Bankdaten und eine Beschreibung ihrer Tätigkeit vorlegen. Möglicherweise sind weitere Unterlagen nötig.
Was passiert, wenn ich mich nicht registriere, obwohl es erforderlich ist?
Wenn Sie sich verspätet registrieren, drohen Bußgelder, Zinsen, Umsatzsteuernachzahlungen und genauere Prüfungen durch das Finanzamt.
Brauchen SaaS-Unternehmen eine deutsche Umsatzsteuer-Registrierung?
Vielleicht. Das hängt von Ihren Kunden, der Ausgestaltung Ihrer Verkäufe und dem Ort ab, an dem die Leistungen erbracht werden.
Kann Kintsugi bei der deutschen Umsatzsteuer-Compliance helfen?
Kintsugi kann Online- und SaaS-Unternehmen unterstützen, die an vielen Orten verkaufen. Es verfolgt, was Sie schulden, berechnet die Steuer und hält Ihre Berichte in Ordnung.
Die Umsatzsteuer-Registrierung ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie in Deutschland zu verkaufen beginnen. Auf Dauer konform zu bleiben, ist aber die größere Aufgabe. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu erfahren, wie Kintsugi Sie bei Ihren Umsatzsteuerpflichten unterstützen kann, während Sie wachsen.
