Die Sales-Tax-Compliance sorgt bei Mandanten von Buchhaltungs- und Steuerkanzleien immer wieder für Verwirrung. Sie taucht in Fragen zu Behördenschreiben der Bundesstaaten, zur Prüfungsvorbereitung und zu wachsenden E-Commerce-Unternehmen auf, die feststellen, dass sie in den falschen Bundesstaaten Steuererklärungen eingereicht haben.
Hier sind die strukturellen Gründe, warum Mandanten damit Probleme haben, und die Schritte, mit denen Kanzleien helfen können.
Mit zersplitterten Regeln umgehen
Die Sales Tax hat keine einheitliche bundesweite Behörde. Mandanten müssen Folgendes bewältigen:
- 50 verschiedene Regelwerke der Bundesstaaten.
- Hunderte lokale Steuergebiete.
- Eine Steuerpflicht der Produkte, die sich nach Produkt, Standort des Käufers und Liefermethode ändert.
- Regeln, die dasselbe Produkt in verschiedenen Bundesstaaten unterschiedlich behandeln können.
Ein Software-Abonnement kann in einem Bundesstaat steuerpflichtig und in einem anderen befreit sein. Lebensmittel, Kleidung, digitale Güter und SaaS-Produkte können jeweils anders behandelt werden. Diese Zersplitterung ist ein strukturelles Merkmal der Sales Tax.
Wayfair hat alles verändert, und Mandanten haben noch nicht aufgeholt
Vor der Entscheidung South Dakota v. Wayfair von 2018 waren Sales-Tax-Pflichten weitgehend an die physische Präsenz geknüpft. Wirtschaftlicher Nexus bedeutet heute, dass das Überschreiten der Umsatz- oder Transaktionsschwelle eines Bundesstaats eine Compliance-Pflicht auslösen kann, auch ohne physische Präsenz.
Kanzleien sollten das Sales-Tax-Risiko in das Onboarding von Mandanten und in regelmäßige Überprüfungen aufnehmen, besonders bei Mandanten mit Umsätzen in mehreren Bundesstaaten oder im E-Commerce.
Marktplätze fügen eine weitere Ebene hinzu
Viele Mandanten verkaufen über mehrere Kanäle, etwa einen direkten Shopify-Shop, Amazon oder Faire. Die Marketplace-Facilitator-Gesetze (Gesetze für Marktplatzbetreiber) übertragen die Pflicht zur Erhebung und Abführung bei erfassten Verkäufen auf die Plattform, doch für verschiedene Kanäle gelten für Mandanten weiterhin unterschiedliche Pflichten.
Die Abstimmung erfordert in der Regel, zu verfolgen, was über jeden Kanal erhoben wurde, was je Steuergebiet geschuldet wird und was im Namen des Mandanten abgeführt wurde. Ohne gute Werkzeuge kann das viel Arbeitszeit des Personals binden.
Sales Tax automatisieren
Kanzleien, die ein Sales-Tax-Angebot aufbauen, trennen tendenziell regelbasierte Arbeit mit hohem Volumen von der Beratung.
Was automatisiert wird
- Überwachung des Nexus.
- Registrierung und Verlängerungen.
- Einreichung und Abführung.
- Abstimmung.
Worauf sich das Personal konzentriert
- Die Auslegung mehrdeutiger Sachverhalte.
- Beratung zur freiwilligen Offenlegung.
- Begleitung von Mandanten durch Prüfungen.
- Strategische Compliance-Planung.
Diese Arbeitsteilung kann die Sales-Tax-Beratung besser skalierbar machen, weil sie den manuellen Aufwand senkt, den jeder neue Mandant verursacht.
Ein praktischer Einstieg
Kanzleien, die noch kein Sales-Tax-Angebot formalisiert haben, können so beginnen:
- Nexus-Prüfungen für bestehende Mandanten mit Verkäufen in mehreren Bundesstaaten durchführen.
- Fragen zum Sales-Tax-Risiko in die Aufnahme neuer Mandanten einbauen.
- Eine Compliance-Plattform finden, die die operative Arbeit übernehmen kann.
Kanzleien, die diesen Service bereits anbieten, sollten fragen, ob ihr aktueller Ansatz mehr Mandanten bedienen kann, ohne die Mitarbeiterzahl proportional zu erhöhen.
In unserem Leitfaden für Buchhaltungskanzleien erfahren Sie, wie Sie skalierbare Compliance-Workflows aufbauen und mehr Mandanten effizient betreuen.
Die Sales Tax wird voraussichtlich nicht einfacher. Kanzleien, die eine wiederholbare Fähigkeit aufbauen, können ihren Mandanten einen klareren Weg bieten, Behördenschreiben, Registrierungen, Einreichungen und Wachstum über Steuergebiete hinweg zu steuern.
Kintsugi teilt praktische Hinweise zur Sales-Tax-Automatisierung und kann Kanzleien dabei helfen, Workflows für ihre Mandanten zu bewerten.
