Die Vereinigten Staaten erheben keine bundesweite Umsatzsteuer (Value-Added Tax, VAT), daher gibt es für Käufe innerhalb des Landes keine allgemeine US-Umsatzsteuererstattung. In den USA gelten stattdessen einzelstaatliche und kommunale Sales Taxes, und für diese Steuern gelten andere Erstattungsregeln.
Dieser Leitfaden richtet sich an US-Unternehmen, die in einem anderen Land Umsatzsteuer zahlen. In diesem Fall wird die Erstattung in der Regel in dem Land beantragt, das die Umsatzsteuer berechnet hat, nach dessen Regeln zu Anspruchsberechtigung, Nachweisen, Gegenseitigkeit und Fristen. Wer eine Erstattung für einen Kauf in den USA sucht, sollte stattdessen die kurze Erklärung zur Sales Tax weiter unten lesen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuerberatung. Eine Umsatzsteuererstattung kann von der Ausgabe, der Geschäftstätigkeit des Antragstellers, dem lokalen Registrierungsstatus und dem aktuellen Verfahren des Landes abhängen.
Gibt es in den USA eine Umsatzsteuererstattung?
Nein. Die USA haben kein bundesweites Umsatzsteuersystem, daher kann ein Besucher keine übliche „US-Umsatzsteuererstattung“ am Flughafen oder über ein bundesweites Portal beantragen.
Hat ein Reisender auf einen Kauf in den USA Steuern gezahlt, geht es in der Regel um eine Frage der einzelstaatlichen oder kommunalen Sales Tax. Manche Bundesstaaten haben begrenzte Erstattungs- oder Befreiungsverfahren, ein landesweites Programm zur Steuererstattung für Touristen gibt es aber nicht. Ein Verkäufer kann eine berechnete Sales Tax womöglich korrigieren, oder ein Bundesstaat sieht eine bestimmte Befreiung vor, das ist aber nicht dasselbe wie die Rückforderung von Umsatzsteuer.
Der erste Schritt ist, die Steuer zu bestimmen, die auf dem Beleg steht:
- Umsatzsteuer (VAT) oder GST: wird in der Regel bei dem Land beantragt, das sie erhoben hat.
- Sales Tax eines US-Bundesstaats: richtet sich nach dem Bundesstaat und der Kommune, die sie berechnet haben.
- Zoll oder Einfuhrabgaben: werden über Zoll- oder Einfuhrverfahren behandelt.
- Ausländische Einkommen- oder Quellensteuer: eine andere steuerliche Prüfung, bei der eine Entlastung nach einem Doppelbesteuerungsabkommen oder eine Anrechnung ausländischer Steuern (Foreign Tax Credit) infrage kommen kann.
Kann ein US-Unternehmen im Ausland gezahlte Umsatzsteuer zurückfordern?
Möglicherweise. Ein US-Unternehmen kann berechtigt sein, die auf Geschäftsausgaben in einem anderen Land gezahlte Umsatzsteuer zurückzuholen, auch wenn es dort nicht ansässig ist. Die Erstattung erfolgt nicht automatisch, und das Unternehmen muss womöglich nachweisen, dass:
- es eine Geschäftstätigkeit ausübt.
- die Ausgabe für die Geschäftstätigkeit angefallen ist.
- die Umsatzsteuer korrekt berechnet wurde.
- es für die betreffenden Umsätze nicht verpflichtet ist, sich lokal zu registrieren.
- die Ausgabe nach den Erstattungsregeln des Landes erstattungsfähig ist.
- das Heimatland des Unternehmens, wo verlangt, Gegenseitigkeit gewährt.
- der Antrag innerhalb der lokalen Frist eingereicht wird.
Für Anträge in der EU erklärt der Leitfaden der Europäischen Kommission zur Umsatzsteuererstattung, dass Unternehmen außerhalb der EU unter bestimmten Umständen eine Erstattung (Vorsteuervergütung) bei dem EU-Mitgliedstaat beantragen können, in dem die Umsatzsteuer angefallen ist. Ein Mitgliedstaat kann die erstattungsfähigen Ausgaben einschränken, Gegenseitigkeit verlangen oder einen Steuervertreter vorschreiben.
Die Regeln sind von Land zu Land verschieden. Ein Unternehmen sollte nicht davon ausgehen, dass eine Hotelrechnung, Messekosten, eine Rechnung für den örtlichen Transport oder eine Rechnung für freiberufliche Leistungen überall erstattungsfähig ist.
So beantragt ein US-Unternehmen eine ausländische Umsatzsteuererstattung
1. Das Land bestimmen, das die Umsatzsteuer berechnet hat
Umsatzsteuer wird nicht von den Vereinigten Staaten zurückgefordert, nur weil das Unternehmen dort ansässig ist. Gehen Sie von dem Land aus, das auf der Rechnung steht, und ermitteln Sie, welche Behörde Erstattungen für ausländische Unternehmen bearbeitet.
2. Die Anspruchsberechtigung prüfen, bevor Sie Unterlagen sammeln
Prüfen Sie, ob das Unternehmen in diesem Land registriert oder ansässig ist oder dort steuerpflichtige Umsätze tätigt. Eine Umsatzsteuerregistrierung kann das Verfahren ändern: Das Unternehmen muss die Vorsteuer dann womöglich über eine lokale Umsatzsteuererklärung zurückholen statt über einen Vergütungsantrag für ausländische Unternehmen.
Prüfen Sie außerdem, ob das Land Kategorien wie Bewirtung, Personenkraftwagen, Verpflegung oder Ausgaben von Mitarbeitenden ausschließt.
3. Gültige Rechnungen aufbewahren
Eine Kartenabrechnung ersetzt in der Regel keine gültige Umsatzsteuerrechnung. Bewahren Sie Rechnungen auf, die Lieferanten, Datum, steuerpflichtigen Betrag, Umsatzsteuerbetrag, Währung und die von der lokalen Behörde verlangten Unternehmensangaben enthalten.
Enthält eine Rechnung die falsche rechtliche Einheit oder falsche umsatzsteuerliche Angaben, fordern Sie vor dem Antrag eine Korrektur an.
4. Fristen und Mindestbeträge im Blick behalten
Erstattungszeiträume, Mindestbeträge, Übermittlungswege und Fristen unterscheiden sich. Manche Länder akzeptieren elektronische Anträge, andere verlangen Formulare, Originalrechnungen, Unternehmerbescheinigungen oder einen lokalen Vertreter.
5. Einreichen und auf Rückfragen antworten
Die Steuerbehörde kann zusätzliche Rechnungen, Nachweise der Geschäftstätigkeit, eine Vollmacht oder Belege dafür anfordern, dass die Ausgabe geschäftlich genutzt wurde. Verfolgen Sie den Antrag und antworten Sie innerhalb der gesetzten Frist.
Was ist das Formular 6166?
Der IRS kann das Formular 6166 als Bescheinigung der US-Steueransässigkeit ausstellen, nachdem ein Unternehmen sie mit dem Formular 8802 beantragt hat. Manche Länder akzeptieren diese Bescheinigung, wenn ein US-Unternehmen eine Umsatzsteuerentlastung oder eine Umsatzsteuererstattung beantragt.
Das Formular 6166 bescheinigt nicht, dass das Unternehmen Anspruch auf eine ausländische Umsatzsteuererstattung hat. Es bestätigt nur die Sachverhalte, die der IRS bescheinigen darf. Ob Ausgaben, Geschäftstätigkeit, Gegenseitigkeit und andere Voraussetzungen erfüllt sind, entscheidet weiterhin die ausländische Steuerbehörde.
Britische Umsatzsteuererstattungen für US-Unternehmen
Das Vereinigte Königreich hat ein eigenes Verfahren zur Erstattung britischer Umsatzsteuer an Unternehmen, die außerhalb des Vereinigten Königreichs ansässig sind. Die VAT Notice 723A von HM Revenue & Customs erläutert Anspruchsberechtigung, Nachweise und Anforderungen an die Einreichung.
Ein US-Unternehmen muss womöglich einen Nachweis seines Unternehmerstatus vorlegen und die britischen Voraussetzungen für ausländische Unternehmen erfüllen. Prüfen Sie den aktuellen Antragszeitraum und die Frist, bevor Sie sich auf ein älteres Formular oder einen älteren Kalender verlassen.
Umsatzsteuererstattung oder Erstattung über die Umsatzsteuererklärung
Diese Begriffe hängen zusammen, sind aber nicht austauschbar:
Erstattung über die Umsatzsteuererklärung
Ein Unternehmen, das in einem Land für die Umsatzsteuer registriert ist, meldet in der Regel die erhobene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer in einer lokalen Umsatzsteuererklärung. Übersteigt die abziehbare Vorsteuer die Umsatzsteuer, kann das Unternehmen über diese Erklärung eine Gutschrift oder Erstattung beantragen.
Vorsteuervergütung für ausländische Unternehmen
Ein Unternehmen, das in dem Land weder ansässig noch registriert ist, kann für erstattungsfähige Geschäftsausgaben ein gesondertes Erstattungsverfahren nutzen. Der Antrag geht womöglich direkt an das Land, in dem die Umsatzsteuer angefallen ist, und kann zusätzliche Bescheinigungen oder einen Vertreter erfordern.
Anrechnung ausländischer Steuern (Foreign Tax Credit)
Der Foreign Tax Credit ist ein Begriff der US-Einkommensteuer. Er holt nicht automatisch Umsatzsteuer zurück, und Umsatzsteuer, die nach lokalem Recht erstattungsfähig ist, muss womöglich zuerst zurückgefordert werden, bevor das Unternehmen eine andere steuerliche Behandlung in Betracht zieht. Lassen Sie das Zusammenspiel von einer Steuerfachkraft prüfen, bevor Sie eine Anrechnung geltend machen.
Häufige Fehler bei der Umsatzsteuererstattung
- Nach einem bundesweiten US-Portal für Umsatzsteuererstattungen suchen.
- Die US-Sales-Tax behandeln, als wäre sie Umsatzsteuer.
- Warten, bis die ausländische Frist abgelaufen ist.
- Kartenbelege statt gültiger Umsatzsteuerrechnungen einreichen.
- Private oder vom Abzug ausgeschlossene Ausgaben als geschäftliche Umsatzsteuer geltend machen.
- Vergessen, dass eine lokale Umsatzsteuerregistrierung das Antragsverfahren ändern kann.
- Annehmen, dass das Formular 6166 die Genehmigung garantiert.
- Einen erstattungsfähigen Umsatzsteuerbetrag zusätzlich als Foreign Tax Credit geltend machen.
- Rechnungen mehrerer rechtlicher Einheiten in einem Antrag mischen.
Unternehmen mit regelmäßigen Auslandsausgaben sollten die Umsatzsteuer schon beim Kauf erfassen, statt Rechnungen zum Jahresende zu rekonstruieren. Umsatzsteuer- und GST-Identifikationsnummern und Umsatzsteuer (VAT) vs. Sales Tax liefern nützlichen Kontext, die Prüfung der Erstattung hängt aber weiterhin von jeder einzelnen Ausgabe und jedem Land ab.
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Häufig gestellte Fragen
Können Touristen in den USA eine Umsatzsteuererstattung erhalten?
Ein landesweites US-Programm zur Umsatzsteuererstattung gibt es nicht, weil die USA keine bundesweite Umsatzsteuer haben. Ein Reisender sollte beim Bundesstaat oder beim Verkäufer nach einer Befreiung von der Sales Tax oder einem Erstattungsverfahren fragen, das für den konkreten Kauf gilt.
Kann ein US-Unternehmen in Europa gezahlte Umsatzsteuer zurückbekommen?
Möglicherweise. Ein US-Unternehmen kann in dem Land, in dem die Umsatzsteuer gezahlt wurde, Anspruch auf eine Vorsteuervergütung für ausländische Unternehmen haben. Anspruchsberechtigung, Gegenseitigkeit, Ausgabenkategorien, Nachweise und Fristen unterscheiden sich aber.
Beantrage ich ausländische Umsatzsteuer beim IRS?
In der Regel nicht. Der Antrag wird in der Regel bei der Steuerbehörde des ausländischen Staates oder über dessen vorgesehenes Portal gestellt. Der IRS kann Ansässigkeitsnachweise wie das Formular 6166 ausstellen, wenn das ausländische Verfahren sie verlangt.
Ist eine Umsatzsteuererstattung dasselbe wie eine Steueranrechnung?
Nein. Eine Umsatzsteuererstattung ist die Rückholung erstattungsfähiger Umsatzsteuer nach den Umsatzsteuerregeln des Landes. Der Foreign Tax Credit ist ein eigener Mechanismus der Einkommensteuer mit anderen Voraussetzungen und Nachweispflichten.
Welche Unterlagen sollte ein Unternehmen aufbewahren?
Bewahren Sie Umsatzsteuerrechnungen, Zahlungsnachweise, den Zweck der Ausgabe, Angaben zur antragstellenden rechtlichen Einheit, Land, Steuerzeitraum, Erstattungsberechnungen, Ansässigkeitsbescheinigungen, eingereichte Formulare und den Schriftverkehr mit der Steuerbehörde auf.
