Wie Sie eine Steuernummer überprüfen, hängt davon ab, um welche Nummer es sich handelt und wem sie gehört. Die IRS bietet keine öffentliche Abfrage für die EIN eines anderen Unternehmens an, aber die meisten Bundesstaaten lassen Sie eine Sales-Tax-Genehmigung prüfen, einige auch eine Wiederverkaufsbescheinigung, und die EU und das Vereinigte Königreich betreiben offizielle Dienste für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuerberatung. Prüftools, Berechtigungsregeln und Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen unterscheiden sich je nach Behörde und Bundesstaat. Klären Sie daher das aktuelle Verfahren bei der Behörde, bevor Sie sich darauf verlassen.
Welche Steuernummer prüfen Sie?
Unternehmen führen mehrere Kennungen, und jede wird an einer anderen Stelle geprüft.
| Kennung | Wer sie prüfen kann | Wo |
|---|---|---|
| Ihre eigene EIN | Sie | IRS-Transcript, Schreiben der IRS oder Letter 147C |
| EIN eines anderen Unternehmens | Nur Zahler, die Informationserklärungen einreichen | IRS TIN Matching oder ein unterschriebenes Formular W-9 |
| Sales-Tax-Genehmigung eines Bundesstaats | Jeder, wo der Bundesstaat eine Abfrage anbietet | Die Steuerbehörde des Bundesstaats |
| Nummer einer Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung | Verkäufer, wo der Bundesstaat eine Abfrage anbietet | Die Steuerbehörde des Bundesstaats |
| USt-IdNr. | Jeder | VIES für die EU, HMRC für das Vereinigte Königreich |
Eine EIN ist keine Sales-Tax-Genehmigung, und beide sind keine USt-IdNr. Eine Übereinstimmung bei einer Nummer sagt nichts über die anderen aus.
Kann man die EIN einer anderen Person nachschlagen?
Nein, nicht über die IRS. Die EIN-Seite der IRS erklärt, wie Sie Ihre eigene Nummer überprüfen, und beschreibt keinen öffentlichen Weg, die EIN eines anderen Unternehmens abzufragen.
Nennt Ihnen ein Lieferant oder Kunde eine EIN, besteht der übliche Weg darin, ein ausgefülltes Formular W-9 einzuholen und abzulegen. Wenn Sie Informationserklärungen wie Formulare 1099 einreichen, gleicht das IRS-Programm TIN Matching Namen mit Steuer-Identifikationsnummern ab (siehe unten).
Wie überprüfen Sie Ihre eigene EIN?
Die IRS nennt drei Wege, eine EIN zu bestätigen, die Sie bereits besitzen:
- Fordern Sie über den Business-Tax-Transcript-Dienst der IRS einen Entity Transcript an.
- Laden Sie, sofern Sie berechtigt sind, aus Ihrem Business Tax Account ein digitales CP575 herunter, die EIN-Bestätigung (EIN Verification Notice).
- Rufen Sie die IRS-Hotline für Unternehmen und Spezialsteuern unter 800-829-4933 an und fordern Sie das Letter 147C an, das eine zuvor zugewiesene EIN bestätigt.
Damit bestätigen Sie Ihre Nummer sich selbst gegenüber. Sie eignen sich nicht dazu, einem Kunden ohne Ihre Mitwirkung eine Nummer zu bestätigen. Ein Lieferant, der einen Nachweis Ihrer EIN verlangt, akzeptiert in der Regel ein Letter 147C oder ein unterschriebenes W-9.
Was ist das IRS-Programm TIN Matching?
TIN Matching ist ein kostenloses Tool der IRS e-Services, das eine Kombination aus Name und Steuer-Identifikationsnummer prüft, bevor eine Informationserklärung eingereicht wird. Laut IRS ist es nur für Zahler und deren bevollmächtigte Vertreter gedacht, die Informationserklärungen einreichen, und ein Zahler muss in der IRS Payer Account File geführt sein. Zahler werden aufgenommen, wenn sie in den letzten zwei Jahren Formulare 1099 eingereicht haben.
Damit ist es nützlich für ein Unternehmen, das Auftragnehmer bezahlt und 1099er einreicht. Als allgemeines Tool zur Prüfung der Steuernummer eines Kunden taugt es nicht.
Wie überprüfen Sie eine Sales-Tax-Genehmigung?
Sales-Tax-Genehmigungen werden von jedem Bundesstaat selbst verwaltet. Die Abfrage befindet sich daher auf der Website des Bundesstaats, und was sie zurückgibt, ist unterschiedlich. Dies sind die Tools, die die Behörden beschreiben, für neun der größten Bundesstaaten:
| Bundesstaat | Was Sie prüfen können | Quelle |
|---|---|---|
| Kalifornien | Eine Verkäufergenehmigung (seller's permit), neben anderen CDTFA-Konten, über die Online-Prüfseite | CDTFA |
| Texas | Ob eine Genehmigung für Sales and Use Tax aktiv oder inaktiv ist, nach Steuerzahlernummer, EIN, Name, Ort oder Postleitzahl. Die Ergebnisse sind auf 200 Steuerzahler begrenzt | Comptroller |
| Florida | Wiederverkaufs- und Befreiungsbescheinigungen, online, telefonisch unter 877-357-3725 oder in der App FL Tax-Verify für registrierte Händler | Department of Revenue |
| Washington | Den Status einer Wiederverkäufergenehmigung (reseller permit) im Business Lookup nach Genehmigungsnummer oder Firmenname, dazu einen kostenlosen Dienst zum Einreichen einer Datei mit den Genehmigungen von Kunden | Department of Revenue |
| Illinois | Ob ein Unternehmen registriert ist und wie, mit „Verify a Registered Business“ in MyTax Illinois. Der Verkäufer ist dafür verantwortlich zu prüfen, ob die Wiederverkäufernummer eines Käufers gültig und aktiv ist | Department of Revenue |
| Pennsylvania | Ein offener Datensatz aktiver Sales-Tax-Lizenzen sowie Befreiungs- und Großhändlerbescheinigungen, monatlich aktualisiert | data.pa.gov |
| Georgia | Sales-Tax-Nummern von Georgia im Georgia Tax Center. Nicht geprüft werden Steuernummern des Bundesstaats, EINs, Nummern anderer Bundesstaaten oder Sozialversicherungsnummern | Department of Revenue |
| North Carolina | Verzeichnisse aktiver Kontonummern für Sales and Use Tax sowie der Nummern von Direct-Pay-Genehmigungen und Befreiungsbescheinigungen | Department of Revenue |
New York und New Jersey beschreiben auf den von uns geprüften Behördenseiten kein öffentliches Prüftool. Fragen Sie in diesen Bundesstaaten bei der Behörde nach, wie sich eine Nummer bestätigen lässt, und verlassen Sie sich auf eine vollständige, abgelegte Bescheinigung.
Tools ändern sich. Prüfen Sie daher, ob die Seite noch funktioniert, bevor Sie einen Prozess darauf aufbauen. Wenn Sie für einen anderen Bundesstaat keine Abfrage finden, suchen Sie auf der Website der Steuerbehörde nach einer Steuerzahlersuche oder einer Seite zur Prüfung von Bescheinigungen oder fragen Sie die Behörde direkt.
Wie überprüfen Sie die Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung eines Kunden?
Mit einer Wiederverkaufsbescheinigung kann ein Käufer ohne Sales Tax einkaufen. Der Verkäufer muss daher den Verkauf belegen können, falls er hinterfragt wird. Eine praxistaugliche Routine:
- Holen Sie eine vollständige Bescheinigung ein, bevor Sie den steuerfreien Verkauf tätigen. Fehlende Felder sind ein häufiger Grund, weshalb eine Bescheinigung später abgelehnt wird.
- Prüfen Sie die Genehmigungs- oder Kennnummer des Käufers mit der Abfrage des Bundesstaats, sofern es eine gibt.
- Speichern Sie die Bescheinigung und einen Nachweis der Prüfung samt Datum.
- Achten Sie auf den Ablauf. Einige Bundesstaaten verlangen, dass Bescheinigungen erneuert oder aktualisiert werden, und die Regel ist nicht überall gleich.
Wie lange eine Bescheinigung gültig bleibt und was als Annahme in gutem Glauben gilt, legt jeder Bundesstaat selbst fest. Die Leitfäden in unserer Bibliothek für Wiederverkaufsbescheinigungen enthalten die Formulare und Anforderungen der einzelnen Bundesstaaten.
Wie überprüfen Sie eine USt-IdNr.?
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden von jedem Land vergeben, daher hat jedes Land oder jede Region eine eigene Prüfung.
- EU-Nummern. Nutzen Sie VIES, den Validierungsdienst der Europäischen Kommission. Unsere kostenlose USt-IdNr.-Prüfung schlägt EU-Nummern für Sie in VIES nach.
- Nummern aus dem Vereinigten Königreich. HMRC betreibt den offiziellen Dienst zur Prüfung einer britischen USt-IdNr., und unsere Prüfung verweist britische Nummern dorthin.
- Überall sonst. Nutzen Sie die Steuerbehörde des Landes, das die Nummer vergeben hat.
Ein gültiges Ergebnis bestätigt, dass die Nummer registriert ist. Es bestätigt weder Name noch Adresse des Käufers, und es entscheidet nicht darüber, wie ein Geschäft besteuert wird. Zu den Nummernformaten nach Land siehe Was ist eine USt-IdNr.?. Wenn Sie ein US-Unternehmen sind und wissen möchten, ob Sie eine brauchen, siehe Haben US-Unternehmen eine USt-IdNr.?.
Was ist, wenn sich eine Steuernummer nicht bestätigen lässt?
Eine fehlgeschlagene Prüfung bedeutet nicht immer Betrug. Häufige Ursachen sind:
- Ein Tippfehler oder vertauschte Ziffern.
- Eine neue Registrierung, die im System der Behörde noch nicht erfasst ist.
- Eine Genehmigung, die geschlossen oder ausgesetzt wurde oder abgelaufen ist.
- Eine Abweichung zwischen rechtlichem Namen und Handelsnamen.
- Eine Nummer, die zu einer anderen Art von Konto gehört, etwa eine EIN, wo eine Sales-Tax-Genehmigungsnummer erwartet wird.
Bitten Sie den Kunden um eine korrigierte Nummer oder Bescheinigung, statt zu raten. Ist der Verkauf zeitkritisch, erheben Sie die Steuer, bis die Bescheinigung bestätigt ist, und erstatten Sie sie, sobald eine gültige Bescheinigung vorliegt, sofern Ihr Bundesstaat das erlaubt.
Was sollten Sie aufbewahren?
Bewahren Sie die Belege auf, die zeigen, was Sie wann geprüft haben:
- Die Bescheinigung, das Formular W-9 oder die angegebene Nummer, so wie Sie sie erhalten haben.
- Einen Screenshot oder ein gespeichertes Ergebnis der Abfrage samt Datum.
- Die zugehörige Rechnung oder Bestellung.
- Jeden Schriftverkehr zu einer Nummer, die nicht übereinstimmte.
Software, die Befreiungsbescheinigungen verwaltet, etwa Kintsugi, kann diese Unterlagen speichern und fehlende Bescheinigungen bei Kunden anfordern. Das ist einfacher, als sie in einer Tabelle nachzuhalten, sobald die Zahl der Kunden wächst.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es eine kostenlose EIN-Abfrage?
Nicht von der IRS für andere Unternehmen. Die IRS erklärt, wie Sie Ihre eigene EIN überprüfen, und TIN Matching ist auf Zahler beschränkt, die Informationserklärungen einreichen. Um die Nummer eines Lieferanten zu bestätigen, verlangen Sie ein unterschriebenes Formular W-9.
Wie bestätige ich meine eigene EIN?
Fordern Sie einen Entity Transcript an, laden Sie, sofern Sie berechtigt sind, ein CP575 aus Ihrem Business Tax Account herunter oder rufen Sie die IRS-Hotline für Unternehmen und Spezialsteuern unter 800-829-4933 an und bitten Sie um Letter 147C.
Kann ich die Sales-Tax-ID eines Kunden prüfen?
In vielen Bundesstaaten ja. Kalifornien, Texas und Florida veröffentlichen alle Tools zur Prüfung von Genehmigungen oder Bescheinigungen, und andere Bundesstaaten haben eigene. Wo ein Bundesstaat keine Abfrage anbietet, verlassen Sie sich auf eine vollständige Bescheinigung und legen Sie sie ab.
Ist eine EIN dasselbe wie eine Sales-Tax-ID?
Nein. Eine EIN kennzeichnet ein Unternehmen für Zwecke der Bundessteuer. Eine Sales-Tax-Genehmigung oder -ID wird von einem Bundesstaat ausgestellt und berechtigt ein Unternehmen, dort Sales Tax zu erheben.
Schützt mich die Prüfung einer Nummer bei einem Audit?
Sie hilft Ihnen zu dokumentieren, dass Sie geprüft haben, was als Beleg nützlich ist, falls ein Bundesstaat einen steuerfreien Verkauf hinterfragt. Ob das genügt, hängt von den Regeln des Bundesstaats zur Annahme von Bescheinigungen in gutem Glauben ab. Folgen Sie daher den Vorgaben des Bundesstaats.
