US-Unternehmen erhalten keine bundesweite Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), weil die Vereinigten Staaten kein bundesweites Umsatzsteuersystem (Value-Added Tax, VAT) betreiben. Stattdessen gibt es in den USA Bundessteuern wie die Einkommensteuer und Lohnsteuern sowie einzelstaatliche und kommunale Sales Taxes.
Das heißt nicht, dass ein US-Unternehmen die Umsatzsteuer ignorieren kann. Wer Waren oder digitale Dienstleistungen an Kunden in einem anderen Land verkauft, Lagerbestände im Ausland hält oder ein ausländisches Fulfillment-Center nutzt, kann dort zur Registrierung für Umsatzsteuer oder GST verpflichtet sein.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuerberatung. Das richtige Ergebnis hängt von den Produkten, Kunden, Vertriebskanälen und der betrieblichen Präsenz des Unternehmens ab.
Die allgemeine Definition von Umsatzsteuer- und GST-Kennungen, die Formate nach Land und die Prüfung erklärt Was ist eine USt-IdNr.?. Wie die Steuer selbst funktioniert, lesen Sie in Was ist Umsatzsteuer (VAT)?. Diese Seite konzentriert sich auf die Entscheidungen, vor denen ein US-Unternehmen steht, wenn es im Ausland verkauft oder tätig ist.
Hat das Unternehmen bereits ausländische Umsatzsteuer auf Reisen, Dienstleistungen oder andere Ausgaben gezahlt, ist die Rückforderung ein eigenes Verfahren; siehe Können US-Unternehmen ausländische Umsatzsteuer zurückfordern?.
Was verwendet ein US-Unternehmen stattdessen?
Ein US-Unternehmen kann mehrere Steuerkennungen haben, jede mit einem eigenen Zweck:
| Kennung | Was sie in der Regel kennzeichnet |
|---|---|
| EIN | Das Unternehmen für US-Bundessteuern und Arbeitgeberpflichten |
| Sales-Tax-Genehmigung (Permit) eines Bundesstaats | Die Erlaubnis, in einem bestimmten Bundesstaat Sales Tax zu erheben und abzuführen |
| Gewerbliche Registrierung in einem Bundesstaat | Die Registrierung des Unternehmens für die Geschäftstätigkeit in einem Bundesstaat |
| Ausländische USt-IdNr. oder GST-Nummer | Die Registrierung des Unternehmens im Verbrauchsteuersystem eines anderen Landes |
Eine EIN ist keine USt-IdNr. Eine Sales-Tax-Genehmigung eines Bundesstaats ist keine USt-IdNr. Keine der beiden kann auf einer ausländischen Umsatzsteuerrechnung als Ersatz für eine Registrierung angegeben werden, die die zuständige Steuerbehörde erteilt hat.
Wann braucht ein US-Unternehmen eine ausländische USt-IdNr.?
Eine einheitliche Regel für alle Länder gibt es nicht, typische Auslöser sind aber:
Verkauf von Waren an ausländische Kunden
Ein Unternehmen muss sich unter Umständen registrieren, wenn es Waren einführt, Bestände in einem anderen Land hält, über ein lokales Lager verkauft oder dort steuerpflichtige Inlandsumsätze tätigt. Zoll- und Einfuhrpflichten können schon gelten, bevor eine Umsatzsteuerregistrierung erteilt ist.
Verkauf digitaler Dienstleistungen
Für digitale Dienstleistungen, SaaS, Abonnements und Downloads können besondere Regeln zum Leistungsort gelten. Ein Verkauf an Verbraucher (B2C) kann nach dem Standort des Kunden besteuert werden, während bei einem Verkauf an Unternehmen (B2B) das Reverse-Charge-Verfahren greifen kann, wenn der Kunde eine gültige Steuernummer hat.
Das Ergebnis hängt vom Land, vom Status des Kunden, von den Nachweisen zum Standort und von der konkreten Dienstleistung ab. „Der Kunde hat mit einer ausländischen Karte gezahlt“ reicht nicht immer aus, um den Leistungsort festzustellen.
Überschreiten eines Registrierungsschwellenwerts
Manche Länder arbeiten mit Umsatzschwellenwerten. Andere wenden besondere Regeln auf ausländische Verkäufer, digitale Dienstleistungen, Marktplätze, Einfuhren oder Waren mit geringem Wert an. Der Schwellenwert eines Landes sollte nicht auf ein anderes übertragen werden.
Nutzung eines Marktplatzes oder Fulfillment-Anbieters
Ein Marktplatz berechnet oder erhebt die Steuer womöglich für bestimmte Transaktionen, das nimmt dem eigentlichen Verkäufer aber nicht automatisch jede Pflicht ab. Lagerbestände, Einfuhren, Retouren und Direktverkäufe können eigene Pflichten auslösen.
Unternehmen mit grenzüberschreitenden Umsätzen sollten ihre internationalen Steuerpflichten im E-Commerce prüfen, bevor sie annehmen, dass ihre Auslandsumsätze zu gering sind, um eine Rolle zu spielen.
Braucht ein US-Unternehmen eine USt-IdNr., um nach Europa zu verkaufen?
Nicht für jeden Verkauf. Ein US-Unternehmen kann an europäische Kunden verkaufen, ohne in jedem Fall eine USt-IdNr. zu haben, die europäischen Umsatzsteuerregeln können aber dennoch eine Registrierung, die Erhebung der Steuer, Meldungen oder die Nutzung eines vereinfachten Verfahrens verlangen.
Die Prüfung hängt oft von folgenden Fragen ab:
- Ist der Kunde ein Unternehmen oder ein Verbraucher?
- Handelt es sich um Waren, Software, SaaS oder eine andere Dienstleistung?
- Wo befinden sich die Waren zum Zeitpunkt des Verkaufs?
- Führt das Unternehmen Waren ein oder nutzt es Lagerbestände in Europa?
- Ist ein Marktplatz beteiligt?
- Steht ein One-Stop-Shop oder ein anderes vereinfachtes Meldeverfahren zur Verfügung?
Bei B2B-Geschäften kann die USt-IdNr. des Kunden darüber entscheiden, ob auf der Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Sie beweist aber nicht automatisch, dass der Lieferant keine Registrierungs- oder Meldepflichten hat.
Wie erhält ein US-Unternehmen eine USt-IdNr.?
Das Registrierungsverfahren unterscheidet sich je nach Land, in der Praxis läuft es aber meist so ab:
- Die Geschäftstätigkeit erfassen. Listen Sie Produkte, Kundentypen, belieferte Länder, Vertriebskanäle, Lagerstandorte und Fulfillment-Vereinbarungen auf.
- Die Grundlage der Registrierung bestimmen. Dokumentieren Sie die Regel zu Verkauf, Einfuhr, Lagerbestand, digitalen Dienstleistungen, Marktplätzen oder Schwellenwerten, die greifen kann.
- Die richtige Registrierung wählen. Manche Länder bieten Registrierungen für ausländische Unternehmen, vereinfachte Registrierungen oder einen One-Stop-Shop; andere verlangen einen lokalen Fiskalvertreter.
- Den Antrag vorbereiten. Übliche Unterlagen sind Gründungsunterlagen, die EIN oder steuerliche Angaben aus dem Heimatland, Bankdaten, Angaben zu den Eigentümern, Rechnungen, Verträge und eine Beschreibung des Geschäfts.
- Den Antrag über die Steuerbehörde oder einen bevollmächtigten Vertreter einreichen.
- Wirksamkeitsdatum und Kalender für die Steuererklärungen bestätigen. Genehmigungsdatum, Registrierungsdatum und der Tag, ab dem die Steuer erhoben werden muss, können voneinander abweichen.
Ein US-Unternehmen, das sich zum Beispiel in Deutschland für die Umsatzsteuer registriert, sollte das Verfahren getrennt von den Regeln eines anderen EU-Landes prüfen. Unterlagen, Zuständigkeit des Finanzamts und lokale Meldepflichten können sich unterscheiden, auch wenn der umsatzsteuerliche Rahmen verwandt ist. Die Anleitung zur Umsatzsteuer-Registrierung in Deutschland zeigt beispielhaft, welche Informationen eine Prüfung der Registrierung umfassen kann.
Wie sollte ein US-Unternehmen mit seiner USt-IdNr. umgehen?
Nach der Registrierung braucht das Unternehmen einen funktionierenden Prozess, nicht nur eine Nummer, die in einem Steuerordner liegt.
Die Nummer auf die richtigen Rechnungen setzen
Verwenden Sie die rechtliche Einheit und die USt-IdNr., die zur jeweiligen Transaktion gehören. Rechnungen können die USt-IdNr. des Kunden, einen Reverse-Charge-Hinweis, Angaben in der Landessprache oder einen bestimmten Steuersatz erfordern.
Die Nummern der Kunden prüfen
Für EU-Nummern kann das VIES-Tool der Europäischen Kommission eine Nummer prüfen, die ein EU-Mitgliedstaat oder Nordirland vergeben hat; der kostenlose EU-USt-IdNr.-Prüfer von Kintsugi führt dieselbe VIES-Prüfung durch. Speichern Sie das Ergebnis, wenn es eine steuerfreie Behandlung oder das Reverse-Charge-Verfahren stützt.
Das Wirksamkeitsdatum der Registrierung verfolgen
Hat sich ein Unternehmen erst nach Beginn seiner Pflicht registriert, muss es sich womöglich um frühere Transaktionen kümmern. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Genehmigungsdatum den Zeitraum vor der Registrierung ungeschehen macht.
Steuererklärungen mit den Transaktionsdaten abgleichen
Die Steuererklärung sollte sich auf Rechnungen, Gutschriften, Einfuhren, Steuerbefreiungen und Marktplatzberichte zurückführen lassen. Eine Berechnungs-Engine ist nur so zuverlässig wie die Produkt-, Kundenstandort- und Transaktionsdaten, die sie erhält.
Häufige Fehler von US-Unternehmen
- Eine EIN als USt-IdNr. bezeichnen.
- Annehmen, dass eine US-Sales-Tax-Registrierung ausländische Registrierungspflichten erfüllt.
- Alle ausländischen Kunden als Verbraucher oder alle als Unternehmen behandeln.
- Den Schwellenwert eines einzigen Landes auf alle Märkte anwenden.
- Annehmen, dass ein Marktplatz Registrierung, Steuererklärungen oder Haftung immer übernimmt.
- Die Umsatzsteuer auf Lagerbestände, Einfuhren, Retouren oder lokales Fulfillment übersehen.
- Die Steuernummer eines Kunden verwenden, ohne sie zu prüfen oder Nachweise aufzubewahren.
- Sich in einem Land registrieren, aber andere Länder nicht überwachen, wenn die Umsätze wachsen.
Kintsugi hilft Finanz- und Steuerteams, grenzüberschreitende Steuerrisiken zu überwachen, Transaktionsquellen anzubinden und Steuerprozesse für Sales Tax, Umsatzsteuer und GST zu organisieren. Unter Kintsugi-Software für die Umsatzsteuer finden Sie einen Ablauf, der die Überwachung internationaler Steuerrisiken mit Registrierung und Steuererklärungen verbindet. Das Ziel ist, die nächste Registrierungsentscheidung sichtbar zu machen, bevor die Steuerschuld zum Aufräumprojekt wird.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine EIN dasselbe wie eine USt-IdNr.?
Nein. Eine EIN kennzeichnet ein Unternehmen für Zwecke der US-Bundessteuern. Eine USt-IdNr. kennzeichnet ein Unternehmen, das im Umsatzsteuersystem eines anderen Landes registriert ist.
Kann sich ein US-Unternehmen freiwillig für die Umsatzsteuer registrieren?
Manche Länder erlauben eine freiwillige Registrierung, andere verlangen, dass ein Unternehmen zuerst eine bestimmte Voraussetzung erfüllt. Eine freiwillige Registrierung kann Pflichten zur Abgabe von Steuererklärungen und zur Aufbewahrung von Unterlagen auslösen, prüfen Sie die lokalen Folgen deshalb vor dem Antrag.
Berechnen US-Unternehmen bei jedem internationalen Verkauf Umsatzsteuer?
Nein. Die richtige Behandlung hängt vom Land, vom Produkt, vom Kunden, vom Leistungsort, vom Registrierungsstatus und von verfügbaren Steuerbefreiungen oder Reverse-Charge-Regeln ab.
Kann ein US-Unternehmen mehrere USt-IdNr. haben?
Ja. Ein Unternehmen kann getrennte Umsatzsteuerregistrierungen in mehreren Ländern haben oder getrennte Registrierungen innerhalb eines Landes, wo das Gesetz sie verlangt.
Wie weise ich nach, dass ein Kunde für die Umsatzsteuer registriert ist?
Nutzen Sie den zuständigen amtlichen Prüfdienst und bewahren Sie das Ergebnis mit der Rechnung und den Transaktionsnachweisen auf. Für EU-Nummern ist VIES der übliche Ausgangspunkt.
Kann eine US-Steuerbescheinigung eine ausländische USt-IdNr. ersetzen?
Nein. Der IRS kann das Formular 6166 ausstellen, nachdem ein Unternehmen das Formular 8802 eingereicht hat. Eine ausländische Behörde kann diese Bescheinigung für eine bestimmte Umsatzsteuerbefreiung oder ein Erstattungsverfahren akzeptieren, sie registriert das Unternehmen aber nicht für die Umsatzsteuer und ersetzt keine ausländische USt-IdNr.
