Was ist eine USt-IdNr.? Formate der Umsatzsteuer-ID nach Land

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., englisch VAT number, VAT ID oder VAT registration number) ist die Kennung, die eine Steuerbehörde einem Unternehmen erteilt, das für die Berechnung und Einreichung der Umsatzsteuer (Value-Added Tax, VAT) registriert ist. Sie steht auf Rechnungen und Steuererklärungen und ermöglicht es Kunden und Steuerbehörden zu prüfen, ob das Unternehmen in dem jeweiligen Land registriert ist.

Eine einheitliche weltweite USt-IdNr. gibt es nicht. Jedes Land vergibt seine eigene, und ein Unternehmen, das in mehrere Länder verkauft, kann mehrere besitzen. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuerberatung. Registrierungsregeln, Schwellenwerte und Formate ändern sich, bitte bestätigen Sie die aktuellen Anforderungen deshalb bei der zuständigen Steuerbehörde.

Was ist eine USt-IdNr.?

„VAT number“, „VAT ID“, „VAT identification number“ und „VAT registration number“ bezeichnen auf Englisch alle dasselbe, im Deutschen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Andere Länder verwenden eigene Bezeichnungen für die entsprechende Kennung:

• VAT ID oder VAT number: die Europäische Union, das Vereinigte Königreich und viele weitere Länder.
• GST number: Länder, die ihre Umsatzsteuer als Waren- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) bezeichnen, etwa Australien, Neuseeland und Kanada.
• GSTIN: die 15-stellige Goods and Services Tax Identification Number in Indien.

Die Kennung wird auf Steuerrechnungen, in Umsatzsteuererklärungen, in Registrierungsunterlagen und bei Geschäften zwischen Unternehmen verwendet. Zur Steuer selbst siehe Was ist Umsatzsteuer (VAT)?.

Wenn Sie wissen möchten, ob ein US-Unternehmen eine benötigt, lesen Sie Haben US-Unternehmen eine USt-IdNr.?.

Wie eine USt-IdNr. funktioniert

Nach der Registrierung verwendet ein Unternehmen seine USt-IdNr. an vier Stellen:

1. Rechnungen. Eine Umsatzsteuerrechnung enthält in der Regel die USt-IdNr. des Lieferanten und bei vielen B2B-Verkäufen auch die des Kunden.
2. Steuererklärungen. Unter dieser Nummer meldet das Unternehmen die berechnete Umsatzsteuer und die Vorsteuer, die es zurückholen kann.
3. Grenzüberschreitende B2B-Verkäufe. Eine gültige USt-IdNr. des Kunden ist in der Regel das, was es dem Lieferanten erlaubt, einen Verkauf als B2B zu behandeln. Dadurch kann die Pflicht, die Umsatzsteuer abzuführen, auf den Kunden übergehen (siehe Reverse-Charge-Verfahren unten).
4. Prüfung. Kunden und Behörden gleichen die Nummer mit amtlichen Datenbanken ab, bevor sie sich darauf verlassen.

Formate der USt-IdNr. in der EU nach Land

Die Europäische Kommission beschreibt den Aufbau für die EU so: „Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beginnt mit dem Code des betreffenden Landes, gefolgt von einer Reihe von Ziffern oder Zeichen.“ Jeder Mitgliedstaat legt sein eigenes Format fest. Die Tabelle folgt dem Aufbau, den die Kommission in ihren VIES-FAQ veröffentlicht. Dabei steht 9 für eine Ziffer, andere Buchstaben stehen für Zeichen.

Zwei Präfixe sorgen häufig für Fehler. Griechenland verwendet EL, nicht seinen ISO-Ländercode GR. Unternehmen in Nordirland, die mit der EU Waren handeln, verwenden das Präfix XI, weil für Nordirland bei Waren weiterhin die EU-Umsatzsteuerregeln gelten.

Eine Nummer im richtigen Format ist kein Beweis für ihre Gültigkeit. Sie kann korrekt aufgebaut, aber nie vergeben, wieder gelöscht oder nicht für grenzüberschreitende Geschäfte freigeschaltet sein. Prüfen Sie sie in der amtlichen Datenbank, bevor Sie sich darauf verlassen.

Britische USt-IdNr. (UK VAT numbers)

Britische Umsatzsteuernummern verwenden das Präfix GB. Laut derselben VIES-Tabelle hat eine Standardnummer 9 Ziffern (GB999 9999 99), eine Registrierung für eine Niederlassung fügt einen Block mit 3 Ziffern hinzu (insgesamt 12 Ziffern), und Regierungsstellen sowie Gesundheitsbehörden verwenden 5-stellige Nummern, die mit GD oder HA beginnen.

Seit dem Brexit prüft das EU-System VIES keine GB-Nummern mehr. Nutzen Sie stattdessen den HMRC-Dienst Check a UK VAT number, der den Namen und die Anschrift zurückgibt, auf die die Nummer registriert ist.

Grundlagen des Reverse-Charge-Verfahrens

Beim Reverse-Charge-Verfahren geht die Pflicht, die Umsatzsteuer abzuführen, vom Lieferanten auf den Geschäftskunden über. Bezieht ein EU-Unternehmen die meisten Dienstleistungen von einem Lieferanten in einem anderen Land, erklärt der Kunde die Umsatzsteuer in seiner eigenen Steuererklärung, statt sie auf der Rechnung zu zahlen. Der EU-Leitfaden Ihr Europa sagt es deutlich: Wenn Sie Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufen, müssen Sie „in der Regel keine“ Umsatzsteuer berechnen, und der Kunde erklärt sie über das Reverse-Charge-Verfahren.

Deshalb ist die USt-IdNr. des Kunden wichtig. Sie ist in der Regel der Nachweis, dass der Kunde ein Unternehmen ist. Prüfen Sie sie, bewahren Sie das Ergebnis mit der Rechnung auf und fügen Sie den Reverse-Charge-Hinweis hinzu, den das jeweilige Land verlangt. Mehr dazu im Glossareintrag Reverse Charge.

Grundlagen von OSS und IOSS

Seit dem 1. Juli 2021 können Unternehmen über den One-Stop-Shop der EU die Umsatzsteuer auf Verkäufe an Verbraucher in der gesamten EU über eine einzige Registrierung melden, statt sich in jedem Mitgliedstaat zu registrieren. Es gibt drei Verfahren:

Die EU-Regelung läuft unter der bestehenden USt-IdNr. eines Unternehmens, während Registrierungen für die Nicht-EU-Regelung und den IOSS eine eigene Identifikationsnummer des Mitgliedstaats erhalten, in dem Sie sich registrieren. Ein Unternehmen außerhalb der EU, das den IOSS nutzt, muss in der Regel einen Vertreter in der EU bestellen. Der OSS gilt nur für Verkäufe an Verbraucher; B2B-Verkäufe bleiben beim Reverse-Charge-Verfahren oder bei lokalen Registrierungen. Siehe die Glossareinträge zu OSS und IOSS.

Wann braucht ein ausländischer Verkäufer eine USt-IdNr.?

Das hängt davon ab, was Sie verkaufen, an wen und wo sich Ihre Waren befinden. Typische Auslöser für ein Unternehmen mit Sitz außerhalb des Landes:

• Digitale Dienstleistungen an EU-Verbraucher. Der grenzüberschreitende EU-Schwellenwert von 10.000 € gilt nur für in der EU ansässige Unternehmen. Ein US-Verkäufer von SaaS oder Downloads an EU-Verbraucher schuldet die Umsatzsteuer deshalb in der Regel ab dem ersten Verkauf. Über die Nicht-EU-Regelung des OSS kann er diese Umsatzsteuer über eine einzige Registrierung melden.
• Waren mit geringem Wert, die in die EU versandt werden. Sendungen von höchstens 150 €, die an EU-Verbraucher verkauft werden, können über den IOSS gemeldet werden, andernfalls wird die Umsatzsteuer bei der Einfuhr erhoben.
• In einem Land gelagerte Waren. Wer Bestände in einem EU-Lager oder einem britischen Fulfillment-Center hält, braucht in der Regel eine lokale Umsatzsteuerregistrierung in diesem Land.
• Jede steuerpflichtige Leistung im Vereinigten Königreich. Laut HMRC müssen Sie sich registrieren, wenn Sie Ihren Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs haben und dort Waren oder Dienstleistungen liefern oder dies in den nächsten 30 Tagen erwarten. Der Schwellenwert von 90.000 £ für britische Unternehmen gilt dann nicht. Siehe Register for VAT.
• Waren bis 135 £, die direkt an britische Verbraucher verkauft werden. HMRC verlangt, dass der Verkäufer die britische Umsatzsteuer beim Verkauf berechnet, es sei denn, der Verkauf läuft über einen Online-Marktplatz, der diese Verantwortung übernimmt.

Wer nur an Unternehmen verkauft, braucht oft gar keine Registrierung, weil der Kunde die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren erklärt. Das hängt vom Land und von der Leistung ab, prüfen Sie es also, bevor Sie davon ausgehen.

So erhalten Sie eine USt-IdNr.

Das Verfahren unterscheidet sich von Land zu Land, die Schritte sind aber ähnlich:

1. Den Registrierungsauslöser bestätigen. Dokumentieren Sie die Regel zu Verkauf, Einfuhr, Lagerbestand oder digitalen Dienstleistungen, die greift.
2. Die richtige Registrierung wählen. Entscheiden Sie zwischen einer lokalen Umsatzsteuerregistrierung, einer Registrierung im One-Stop-Shop oder beidem. Manche Länder verlangen, dass ausländische Unternehmen einen lokalen Fiskalvertreter bestellen.
3. Unterlagen zusammenstellen. Behörden verlangen in der Regel Gründungsunterlagen, Ihre Steuernummer im Heimatland (bei US-Unternehmen eine EIN), Angaben zu den Eigentümern, Bankdaten, erwartete Umsätze und eine Beschreibung des Geschäfts.
4. Bei der Steuerbehörde beantragen. Stellen Sie den Antrag bei der nationalen Steuerbehörde, über das OSS-Portal des gewählten Mitgliedstaats oder für das Vereinigte Königreich über den VAT registration service von HMRC.
5. Das Wirksamkeitsdatum festhalten. Die Pflicht kann früher begonnen haben, als die Nummer erteilt wird, und für die Lücke können Steuererklärungen fällig sein.
6. Die Rechnungsstellung anpassen. Setzen Sie die Nummer auf Rechnungen, wenden Sie die richtigen Steuersätze an und richten Sie den Kalender für die Steuererklärungen ein.

Ein Beispiel auf Länderebene finden Sie in der Anleitung zur Umsatzsteuer-Registrierung in Deutschland. Unsere Länderleitfäden für die Europäische Union, das Vereinigte Königreich, Frankreich und mehr als 100 weitere Länder behandeln lokale Schwellenwerte, Steuersätze und Regeln für die Steuererklärung.

So prüfen Sie eine USt-IdNr.

Nutzen Sie nach Möglichkeit den Prüfdienst der Regierung, die die Nummer vergeben hat.

• Nummern aus der EU und Nordirland (XI): das Tool VIES VAT number validation der Europäischen Kommission oder der kostenlose EU-USt-IdNr.-Prüfer von Kintsugi, der VIES direkt abfragt.
• Britische Nummern (GB): der HMRC-Dienst Check a UK VAT number.
• GST-Nummern: die Steuerbehörde, die sie vergeben hat. Das indische GST-Portal bietet zum Beispiel eine Steuerpflichtigensuche.

Ein Ergebnis „ungültig“ in VIES kann bedeuten, dass die Nummer nicht existiert, nicht für innergemeinschaftliche Geschäfte freigeschaltet ist oder die Registrierung in der nationalen Datenbank noch nicht abgeschlossen ist. Bewahren Sie das Prüfergebnis bei Ihren Unterlagen auf, wenn die Nummer beeinflusst, wie Sie einen Verkauf besteuern.

Ist eine USt-IdNr. dasselbe wie eine Steuernummer?

Nein. Eine USt-IdNr. gilt speziell für die Umsatzsteuer. Sie ist nicht dasselbe wie:

• Eine Kennung für die Bundeseinkommensteuer, etwa eine US-amerikanische Employer Identification Number (EIN).
• Eine Sales-Tax-Genehmigung (Permit) eines US-Bundesstaats.
• Eine Handelsregisternummer.
• Eine Zoll- oder Importeursnummer, etwa eine EU-EORI-Nummer.

Manche Länder verknüpfen Kennungen in ihren Systemen, gehen Sie aber nicht davon aus, dass eine Nummer eine andere ersetzen kann. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite Umsatzsteuer, daher erhalten US-Unternehmen keine US-amerikanische USt-IdNr.

Häufige Fehler bei der USt-IdNr.

• Eine EIN oder eine Sales-Tax-Genehmigung als ausländische Umsatzsteuerregistrierung behandeln.
• GR statt EL für Griechenland verwenden oder eine GB-Nummer für Waren aus Nordirland.
• Die Nummer eines Kunden einmal prüfen und danach nie wieder.
• Einen Verkauf steuerfrei stellen oder dem Reverse-Charge-Verfahren unterwerfen, ohne das Prüfergebnis aufzubewahren.
• Sich erst nach Beginn der Pflicht registrieren und die früheren Zeiträume übersehen.
• Davon ausgehen, dass eine OSS-Registrierung auch Lagerbestände in einem EU-Land abdeckt.

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Häufig gestellte Fragen

Wofür wird eine USt-IdNr. verwendet?

Eine USt-IdNr. kennzeichnet ein Unternehmen, das in einem Land für die Umsatzsteuer registriert ist. Sie steht auf Rechnungen und Steuererklärungen, und eine gültige USt-IdNr. des Kunden ist in der Regel das, was eine B2B-Behandlung wie das Reverse-Charge-Verfahren bei einem grenzüberschreitenden Verkauf stützt.

Ist eine VAT ID dasselbe wie eine VAT number?

Ja. VAT ID, VAT number, VAT identification number und VAT registration number bedeuten alle dasselbe, auf Deutsch die USt-IdNr. GST-Nummern und die indische GSTIN erfüllen denselben Zweck in Ländern, die die Steuer GST nennen.

Wie sieht eine EU-USt-IdNr. aus?

Sie beginnt mit einem zweistelligen Länderpräfix, gefolgt von 2 bis 12 Ziffern oder Zeichen, je nach Land. Deutschland verwendet DE und 9 Ziffern, Frankreich FR, 2 Zeichen und 9 Ziffern, und Griechenland EL statt GR.

Kann ich eine USt-IdNr. in jedem EU-Land verwenden?

Nein. Jeder Mitgliedstaat vergibt seine eigene USt-IdNr. Über den One-Stop-Shop können Sie Verkäufe an Verbraucher in der gesamten EU über eine Registrierung melden, er ersetzt aber keine lokale Registrierung, wo eine vorgeschrieben ist, etwa bei gelagerten Beständen.

Braucht ein US-Unternehmen eine USt-IdNr., um nach Europa zu verkaufen?

Nicht immer. Ein US-Unternehmen, das digitale Dienstleistungen an EU-Verbraucher verkauft, schuldet die Umsatzsteuer in der Regel ab dem ersten Verkauf und kann sie über die Nicht-EU-Regelung des OSS melden. Verkäufe ausschließlich an EU-Unternehmen werden oft vom Kunden im Reverse-Charge-Verfahren erklärt. Siehe Haben US-Unternehmen eine USt-IdNr.?

Wie prüfe ich, ob eine USt-IdNr. gültig ist?

Nutzen Sie VIES für Nummern aus der EU und Nordirland oder den EU-USt-IdNr.-Prüfer von Kintsugi, der VIES abfragt. Für GB-Nummern nutzen Sie den HMRC-Dienst Check a UK VAT number. Bewahren Sie das Ergebnis mit der Rechnung auf.

Offizielle Quellen

• Europäische Kommission: Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (Englisch)
• Europäische Kommission: VIES-Prüfung von USt-IdNr. und Formattabelle
• Europäische Kommission: One-Stop-Shop für die Umsatzsteuer
• Ihr Europa: Grenzüberschreitende Umsatzsteuer (Englisch)
• HMRC: When to register for VAT (Englisch)
• HMRC: Check a UK VAT number (Englisch)
• Indien: Regeln zur GST-Registrierung (Englisch)