Ein physischer Nexus ist eine wesentliche physische Präsenz oder Verbindung eines Unternehmens in einem Bundesstaat. Er ist eine der wichtigsten Arten, eine Sales-Tax-Pflicht zu begründen, und reicht über ein Ladengeschäft oder Büro hinaus.
Was kann einen physischen Nexus begründen?
Ein Unternehmen kann einen physischen Nexus haben durch:
- Mitarbeiter, die im Bundesstaat aus dem Homeoffice arbeiten;
- Lagerbestände in einem Lager oder bei einem externen Fulfillment-Dienstleister;
- Vertriebsmitarbeiter oder Auftragnehmer, die dort tätig sind;
- Ausrüstung, Server oder anderes Firmeneigentum;
- die Teilnahme oder Ausstellung auf einer Messe; oder
- Dropshipping-Vereinbarungen, je nach den Regeln des Bundesstaats.
Die Einzelheiten sind je nach Bundesstaat verschieden. Eine kurze Geschäftsreise begründet möglicherweise nicht dieselbe Verbindung wie eine regelmäßige, dauerhafte Präsenz, und die Ausnahmen für zeitlich begrenzte Veranstaltungen unterscheiden sich je nach Jurisdiktion.
Warum der physische Nexus wichtig ist
Ein physischer Nexus kann ein Unternehmen verpflichten, sich für eine Sales-Tax-Genehmigung (Permit) zu registrieren, Steuer von Kunden zu erheben und Steuererklärungen einzureichen. Wird die Pflicht übersehen, drohen Prüfungen, Steuernachzahlungen, Strafen und Zinsen.
Den physischen Nexus gab es schon vor der Entscheidung South Dakota v. Wayfair von 2018, als die physische Präsenz der maßgebliche Maßstab für die Erhebungspflicht von Fernverkäufern war. Der wirtschaftliche Nexus (Economic Nexus) hat den Rahmen um Schwellenwerte für das Verkaufsvolumen erweitert, den physischen Nexus aber nicht ersetzt.
Wie viel Präsenz genügt?
Die Antwort hängt vom Bundesstaat ab, aber Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass eine große Betriebsstätte nötig ist. Ein einziger Mitarbeiter im Homeoffice, Lagerbestände in einem Fulfillment-Center oder eine wiederkehrende Tätigkeit vor Ort können ausreichen.
Einige Bundesstaaten sehen begrenzte Ausnahmen für Messen oder zeitlich begrenzte Veranstaltungen vor. Diese Ausnahmen sind nicht einheitlich, prüfen Sie die Regeln daher, bevor Sie sich darauf verlassen.
Um Ihren Fußabdruck zu prüfen, fragen Sie sich für jeden Bundesstaat:
- Haben Sie dort ein Geschäft, ein Büro, ein Lager oder einen anderen Betrieb?
- Werden dort Lagerbestände in einem Fulfillment-Center gehalten?
- Arbeiten dort Mitarbeiter oder Auftragnehmer, auch im Homeoffice?
- Sind dort regelmäßig Vertriebsmitarbeiter tätig?
Ein E-Commerce-Unternehmen mit Sitz in Kalifornien, das Lagerbestände in Nevada hält und Vertriebsmitarbeiter in Idaho beschäftigt, muss beispielsweise den Nexus in allen drei Bundesstaaten prüfen.
Physischer versus wirtschaftlicher Nexus
Der physische Nexus entsteht durch eine greifbare Verbindung wie einen Mitarbeiter, ein Büro, Lagerbestände oder Eigentum. Der wirtschaftliche Nexus entsteht, wenn ein Unternehmen den Umsatz- oder Transaktionsschwellenwert eines Bundesstaats überschreitet.
Ein Unternehmen kann in einem Bundesstaat einen physischen Nexus, einen wirtschaftlichen Nexus, beides oder keines von beiden haben. Ein physischer Nexus in einem Bundesstaat entbindet nicht davon, die wirtschaftliche Aktivität in anderen Bundesstaaten zu überwachen.
Was zu tun ist, wenn Sie einen physischen Nexus haben
- Listen Sie jeden Bundesstaat auf, in dem das Unternehmen Mitarbeiter, Büros, Lagerbestände, Eigentum oder eine andere physische Verbindung hat.
- Registrieren Sie sich in jedem Bundesstaat, in dem dies erforderlich ist, für eine Sales-Tax-Genehmigung.
- Stellen Sie fest, welche Produkte und Dienstleistungen dort steuerpflichtig sind.
- Richten Sie die Erhebung ein, beginnen Sie mit der Abführung und reichen Sie Steuererklärungen nach dem zugewiesenen Zeitplan ein.
- Bei bestehendem Steuerrisiko aus der Vergangenheit sollten Sie mit einem qualifizierten Steuerberater eine freiwillige Offenlegung oder einen anderen Lösungsweg prüfen.
Komplikationen durch Homeoffice und Fulfillment
Homeoffice kann den physischen Fußabdruck eines Unternehmens erweitern, wenn Mitarbeiter umziehen oder in neuen Bundesstaaten eingestellt werden. Externes Fulfillment kann dasselbe bewirken, wenn Lagerbestände auf mehrere Lager verteilt sind.
Prüfen Sie die Sales-Tax-Folgen, wenn Sie in einem neuen Bundesstaat einstellen, den Fulfillment-Anbieter wechseln, ein Büro eröffnen oder Firmeneigentum außerhalb des Heimatstaats lagern.
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