Eine Resale Certificate (Wiederverkaufsbescheinigung) erlaubt es einem Unternehmen, Waren, die zum Wiederverkauf bestimmt sind, ohne Sales Tax beim Einkauf zu erwerben. Das Unternehmen erhebt und führt die Steuer erst ab, wenn es die Waren an den Endkunden verkauft.
Ohne gültige Resale Certificate kann der Warenbestand beim Einkauf und noch einmal beim Verkauf besteuert werden. Die Bescheinigung verschiebt die Steuer auf den Verkauf an den Verbraucher.
So erhalten Sie eine Resale Certificate
Am Anfang steht in der Regel die Registrierung für ein Sales Tax Permit bei der staatlichen Steuerbehörde. Nach Erhalt des Permits kann das Unternehmen das passende Formular für die Resale Certificate herunterladen oder anfordern.
Der typische Ablauf:
- Registrieren Sie sich für ein Sales Tax Permit;
- beschaffen Sie das vom Bundesstaat zugelassene Formular für die Resale Certificate;
- füllen Sie die Angaben zu Unternehmen, Permit und Lieferant korrekt aus; und
- übergeben Sie die Bescheinigung dem Lieferanten, bevor Sie Waren einkaufen.
Formulare, Erneuerungsfristen und Dokumentationspflichten unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Wie lange eine Bescheinigung jeweils gilt, lesen Sie unter Gültigkeitsdauer von Resale Certificates nach Bundesstaat. Händler, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, brauchen unter Umständen jeweils eigene Bescheinigungen oder bundesstaatsspezifische Verfahren.
Besonderheiten einzelner Bundesstaaten
Kalifornien
Verkäufer in Kalifornien brauchen in der Regel ein Seller’s Permit der California Department of Tax and Fee Administration, bevor sie die zugelassene Resale Certificate verwenden. Prüfen Sie, ob die Permit-Nummer aktiv und die Bescheinigung vollständig ist.
Florida
Florida stellt registrierten Unternehmen eine jährliche Resale Certificate aus. Behalten Sie die Erneuerung zum Kalenderjahr im Blick, damit die Bescheinigung gültig bleibt.
Texas
Verkäufer in Texas brauchen in der Regel ein Texas Sales and Use Tax Permit, bevor sie ihren Lieferanten die Resale Certificate des Bundesstaats vorlegen.
New York
Verkäufer in New York verwenden häufig das Formular ST-120 und brauchen ein Certificate of Authority, bevor sie Waren steuerfrei einkaufen.
Weitere Bundesstaaten
Illinois, New Jersey, Maine, Virginia, Wyoming und weitere Bundesstaaten haben eigene Registrierungs- und Formularvorgaben. Verwenden Sie immer das aktuelle Formular und die aktuellen Hinweise der zuständigen Steuerbehörde.
Häufige Fehler
Verpasste Erneuerungsfristen
Manche Bundesstaaten verlangen eine jährliche Erneuerung, andere behandeln Bescheinigungen als gültig, bis sich das Unternehmen ändert oder schließt. Verfolgen Sie Ablauf und Erneuerungspflichten je Bundesstaat.
Falsche Formulare oder Angaben
Eine unvollständige Bescheinigung oder eine falsche Permit-Nummer kann dazu führen, dass der Lieferant die Steuerbefreiung ablehnt, und später Fragen bei einer Prüfung aufwerfen.
Missbräuchliche Verwendung
Verwenden Sie eine Resale Certificate nur für Waren, die tatsächlich zum Wiederverkauf bestimmt sind. Private oder betriebliche Einkäufe qualifizieren sich nicht allein dadurch, dass der Käufer ein Permit besitzt.
Lückenhafte Dokumentation
Bewahren Sie Bescheinigungen, Permit-Angaben, Prüfnachweise und Einkaufsbelege zusammen auf. Geordnete Unterlagen stützen die Steuerbefreiung bei einer Prüfung.
Bescheinigungen prüfen und pflegen
Bietet ein Bundesstaat eine Online-Abfrage für Permits, prüfen Sie, ob das Permit aktiv ist und die Angaben zum Unternehmen übereinstimmen. Speichern Sie die Bestätigung zusammen mit der Bescheinigung.
Überprüfen Sie Bescheinigungen, wenn sich das Geschäft eines Kunden ändert, sich eine Vorgabe des Bundesstaats ändert oder eine Bescheinigung bald abläuft. Eine ausländische Unternehmensnummer ersetzt nicht automatisch eine gültige US-Resale-Certificate bei einer Lieferung in einen US-Bundesstaat.
Resale Certificate und Sales Tax Permit im Vergleich
Ein Sales Tax Permit berechtigt ein Unternehmen, Steuern bei Kunden einzuziehen und abzuführen. Eine Resale Certificate erlaubt es dem Unternehmen, qualifizierte Waren ohne Steuer im Voraus einzukaufen. Beide Dokumente hängen zusammen, sind aber verschieden.
Kintsugi unterstützt Multi-State-Händler dabei, Nexus-, Befreiungs- und Einreichungsabläufe zu organisieren, damit Bescheinigungen mit den Transaktionen verbunden bleiben, die sie belegen.
