Sales-Tax-Befreiungen wirken einfach, bis ein Kunde eine Bescheinigung schickt, ein Händler Ware zum Wiederverkauf einkauft oder eine gemeinnützige Organisation eine Sonderbehandlung erwartet. Befreiungen gliedern sich in mehrere Kategorien, funktionieren je nach Bundesstaat anders und schaffen Steuerrisiken, wenn Unterlagen fehlen oder ungültig sind.
Warum es Befreiungen gibt
Die Sales Tax soll in der Regel vom Endverbraucher getragen werden. Würde jede frühere Transaktion in der Lieferkette besteuert, würden dieselben Waren mehrfach besteuert, bevor sie bei der Person ankommen, die sie nutzt. Befreiungen verhindern dieses Ergebnis; sie gehören zum Aufbau des Systems und sind keine Schlupflöcher.
Drei Arten von Befreiungen
Produktbezogene Befreiungen
Sie gelten für das, was verkauft wird, unabhängig davon, wer es kauft oder wie es genutzt wird. Lebensmittel, verschreibungspflichtige Arzneimittel und bestimmte medizinische Geräte sind Beispiele, die in manchen Bundesstaaten befreit sein können.
Käuferbezogene Befreiungen
Sie gelten für die Person oder Organisation, die kauft. Behörden und qualifizierte Organisationen können befreit sein, aber die Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat erheblich. Der Status einer gemeinnützigen Organisation in einem Bundesstaat gilt nicht automatisch in einem anderen.
Verwendungsbezogene Befreiungen
Sie gelten dafür, wie ein Artikel verwendet wird. Gängige Beispiele sind Fertigungsanlagen, die unmittelbar in der Produktion eingesetzt werden, und landwirtschaftliche Betriebsmittel. Auch der Wiederverkauf ist verwendungsbezogen: Die Steuer wird aufgeschoben, bis die Ware an den Endkunden verkauft wird.
Befreiungen für den Wiederverkauf
Händler, die Ware zum Wiederverkauf einkaufen, sind keine Endverbraucher. Um die Befreiung in Anspruch zu nehmen, legt der Käufer dem Verkäufer in der Regel eine gültige Wiederverkaufsbescheinigung vor. Der Verkäufer bewahrt sie auf und zieht für diesen Einkauf keine Steuer ein.
Die Bescheinigung muss die Anforderungen des Bundesstaats erfüllen, in den die Ware geliefert wird. Die Anforderungen unterscheiden sich, und der Verkäufer muss nach bestem Wissen und Gewissen feststellen, dass das Dokument vollständig und echt ist. Ist eine Bescheinigung ungültig, kann der Verkäufer für die nicht eingezogene Steuer haften.
Häufige Fehler bei Befreiungen
Verkäufer geraten oft in Schwierigkeiten, wenn sie:
- Bescheinigungen annehmen, ohne sie zu prüfen;
- davon ausgehen, dass die Befreiung eines Käufers in jedem Bundesstaat gilt;
- keine erneuerten Bescheinigungen anfordern;
- eine Bescheinigung annehmen, deren Art nicht zum Käufer oder zur Verwendung passt; oder
- eine ausländische Unternehmensnummer wie eine US-Wiederverkaufsbescheinigung behandeln.
Ein Beispiel: Ein kanadisches Unternehmen, das bei einem US-Verkäufer kauft und an eine US-Adresse liefern lässt, muss möglicherweise trotzdem die Befreiungsvoraussetzungen des Bestimmungsstaats erfüllen.
Warum die manuelle Verwaltung von Befreiungen nicht mitwächst
Bescheinigungen kommen in unterschiedlichen Formaten, laufen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ab und können bundesstaatsspezifische Anforderungen haben. Wachsen der B2B-Kundenstamm und die Nexus-Präsenz, übersieht man mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Verläufen leicht eine Erneuerung oder wendet eine Befreiung auf die falsche Transaktion an.
Ein Workflow für Befreiungen sollte Bescheinigungen erfassen, prüfen, speichern und Kunden und Transaktionen zuordnen. Er sollte außerdem auf bevorstehende Abläufe hinweisen und einen prüfungsbereiten Nachweis bewahren.
Die Rolle der Automatisierung
Befreiungen gehören zum normalen Geschäft, verlangen aber dieselbe Sorgfalt wie Steuersätze und Einreichungen. Stufen Sie die Befreiung richtig ein, prüfen Sie die Unterlagen, die der Bestimmungsstaat verlangt, und kontrollieren Sie Bescheinigungen regelmäßig.
Kintsugi hilft Verkäufern, Befreiungsbescheinigungen in einem Compliance-Workflow zu erfassen, zu prüfen und zu verwalten. Kintsugi kann auf ablaufende Bescheinigungen hinweisen, gültige Befreiungen auf berechtigte Transaktionen anwenden und die zugehörigen Unterlagen für eine Prüfung geordnet halten.
